MEKONG AUTO
3.1.1 Những ưu điểm trong công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto
- Chi nhánh áp dụng hình thức sổ là hình thức “ Nhật ký chung”. Hình thức này rất phù hợp với đặc điểm của chi nhánh.
- Về đội ngũ nhân lực phòng tài vụ: Chi nhánh đã tuyển chọn được đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kế toán cao, có khả năng tiếp thu và sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, thường xuyên được học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, có kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán.
- Về hệ thống chứng từ, tài khoản: Chi nhánh đã tổ chức được một hệ thống chứng từ và vận dung tài khoản kê toán tương đối phù hợp với độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của chi nhánh phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp và phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của chi nhánh tương đối phù hợp với tình hình sản xuất của công ty đáp ứng được yêu cầu trong quản lý.
- Hệ thống máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kế toán như máy tính, máy in… tương đối đầy đủ, đảm bảo chất lượng đáp ứng được đòi hỏi của công việc. Hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ đảm bảo được yêu cầu công việc.
- Về hạch toán NVL.
+ Công tác hạch toán NVL nói chung đã phản ánh đúng thực trạng hoạt động của chi nhánh, phù hợp với yêu cầu quản lý, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Kế toán vật tư
đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ, sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê vật tư đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu, đảm bảo độ chính xác các thông tin về tình hình biến đông NVL. Nhân viên thống kê phân xưởng thực hiện việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưởng sản xuất, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời.
+ Phương pháp tình giá xuất NVL theo giá hạch toán rất phù hợp với tình hình biến động thường xuyên NVL của chi nhánh và phù hợp với hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư.
+ Hệ thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng như từng chi tiết của sản phẩm tương đối chính xác, khoa học. Thông qua hệ thống định mức này giúp cho quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL hợp lý và có hiệu quả cao.
+ Việc tổ chức kiểm tra chất lương vật liệu, thành phẩm khi nhập kho được thực hiện tương đối tốt, đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, các thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách và hướng tới các mục tiêu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao thu nhập cho người lao động.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác kế toán ở chi nhánh còn tồn tại những hạn chế cần tìm tòi ra các giải pháp hữu hiệu để nâng cao công tác kế toán.
3.1.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto
- Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý. Số lượng kế toán viên ít ( phòng tài vụ chỉ có 4 nhân viên), phải chịu một khối lượng công việc lớn. Có sự kiêm nhiệm các phần hành không hợp lý. Việc phân công kế toán vật tư kiêm thủ quỹ sẽ ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng do khối lượng công việc kế toán phần hành NVL tương đối nhiều.
- Thứ hai là phương tiện nghiệp vụ. Các máy móc, thiết bị ứng dụng ( máy tính, máy in,…) cũng như hệ thống điều hòa, đèn điện; hệ thống tủ lưu trữ tài liệu
hạn chế gây ra những khó khăn trong công việc cũng như vấn đề lưu chứng từ, tài liệu.
- Thứ ba là về phần hành hạch toán NVL.
+ Chi nhánh tuy lập bảng theo dõi chi tiết vật tư tại các xưởng nhưng vẫn chưa theo dõi cụ thể việc nhập, xuất vật tư cho từng giai đoạn.
+ Thiếu phiếu giao nhận chứng từ. NVL ở chi nhánh khá lớn, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều. Nếu không lập phiếu giao nhận chứng từ sẽ gây tình trạng có nhiều phiếu nhập, xuất bị quên không ghi sổ; đồng thời khi vào bảng lũy kế nhập-xuất-tồn khó khăn, không đầy đủ.
+ Chi nhánh không lập dự phòng giảm giá NVL nên không chủ động được trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường trong khi số lượng NVl ở chi nhánh rất đa dạng về chủng loại, số lượng.
3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY MEKONG AUTO
Sau quá trình kiến tập tại chi nhánh, nghiên cứu tình hình thực tế công tác kế toán tại chi nhánh cùng với những hiểu biết của mình em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để có thể góp phần nâng cao, hoàn thiện công tác kế toán tại chi nhánh công ty Mekong Auto nói chung và phần hành kế toán vật tư nói riêng.
- Về bộ máy kế toán của chi nhánh. Mặc dù, bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung thuận lợi cho thực hiện công việc cũng như trao đổi nhưng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là chưa hợp lý.
Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất nhập
vật tư rất nhiều với khoảng 700 loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập-xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sử dụng,
phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở chi nhánh luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em chi nhánh nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như: phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chính xác chi phí kinh doanh trong kỳ.
Bộ phận viết phiếu xuất vật tư : Như phần thủ tục chứng từ nhập vật tư đã
nêu, bộ phận viết phiếu xuất vật tư do một kế toán phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật tư đó đã có nhưng khi xuống kho có thể không còn hoặc không đủ cung cấp cho các phân xưởng. Hơn thế, phiếu xuất vật tư được lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy, mặc dù phòng vật tư thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhưng lại không nắm rõ số lượng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự không liên hệ chặt chẽ giữa ba phòng kế toán, vật tư, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy, theo em chi nhánh nên để phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư. Bởi vì, phòng vật tư với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phòng vật tư sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ được lĩnh đầy đủ các loại vật tư do vật tư đã xác đúng số lượng còn lại của từng NVL. Hơn nữa thông thường nếu NVL nào đó tồn quá ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phòng vật tư đề nghị thủ trưởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Phiếu xuất kho nên được lập thành 3 liên. Một liên lưu ở phòng vật tư để ghi sổ và được cộng dồn hàng ngày cho những NVL nào thường xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đưa lên phòng kế toán để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho người lĩnh vật tư để theo dõi về việc sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, xí nghiệp. Có như vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động.
- Về lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) NVL.
Tại chi nhánh, số lượng chứng từ nhập - xuất NVL rất nhiều, diễn ra thường xuyên. Cứ định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán sau khi xuống kho lấy phiếu xuất, nhập và đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lượng thì ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toánvật tư và thủ kho. Đây là điều còn thiếu và gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lượng nhập- xuất-tồn. Vì thế nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính khách quan của số liệu. Vì vậy, theo em chi nhánh nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo từng kho.Vì khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính theo từng chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu. Cứ 5 đến 7 ngày từ số liệu trên cột số tiền ở mỗi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất cả số lượng và giá trị trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn, đồng thời còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho.
Biểu 2.15: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Kho 1 Tháng 7 năm .... Số danh điểm Ngày tháng ghi Tên VL
Phiếu nhập (xuất) Giá hạch toán Số liệu Số lượng Đơn
giá Số tiền Xác nhận của người giao 152T3 8 - 7 Tôn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T1 Tôn 10 ly ... ... ... ... Cộng 15 - 7 ... ... ... Cộng …
- Về việc lập dự phòng giảm giá NVL. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập, hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoãn một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính.
Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL.
+ Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán).
+Lập dự phòng giảm giá NVL được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê NVL và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của NVL đó.
+ Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL không được vựơt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước.
+ Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu.
Công thức trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:
Mức dự
phòng cần lập cho vật liệu A
= Số lượng vật liệu A x
Mức chênh lệch trên sổ kế toán (giá hạch toán) với giá thị trường vật liệu A
Biểu 2.16:
Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Kho 1: Năm … Nhóm Danh điểm Tên VL Đ.vị tính Đơn giá hạch toán (Giá trên sổ KT) Đơn giá TT Mức CL giá HT-giá TT Số lượng Mức dự phòng Cộng …
KẾT LUẬN
Chi nhánh Mekong Auto là chi nhánh Hà Nội của công ty Mekong Auto, là doanh nghiệp liên doanh, kinh doanh ngành nghề: Lắp ráp và sản xuất các loại xe ôtô tiêu thụ trong nước và xuất khẩu; mua xe ôtô do Công ty lắp ráp và đang sử dụng tại thị trường Việt Nam để sửa chữa tân trang và bán tại thị trường Việt Nam.
Trên cơ sở nhận thức về tầm quan trọng của đợt kiến tập này và những thông tin tìm hiểu được về đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh, em đã cố gắng đi sâu, tìm hiểu và nắm bắt cách thức tổ chức kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán từng phần hành nói riêng ở chi nhánh. Từ đó, phân tích, đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh cũng như công tác kế toán của chi nhánh và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán của chi nhánh nói chung và kế toán NVL nói riêng. Bởi, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm và dự trữ NVL phù hợp có ýnghĩa quan trọng để thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận. Mục tiêu này luôn là vấn đề cơ bản giúp DN tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường.
Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Ngọc Quang cùng với sự giúp đỡ, tạo điều kiện làm việc của ban lãnh đạo chi nhánh và toàn thể các cô, các chị trong phòng Tài vụ chi nhánh Mekong Auto. Song, do thời gian hạn chế và trình độ có hạn của bản thân nên báo cáo kiến tập tổng hợp của em không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến bổ sung của thầy cô, bạn bè để kiến thức của em được hoàn thiện hơn.