Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH như:
- Bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 – LĐ - TL ∑lương nghỉ phép
CNSX trong năm kế hoạch
∑lương phải trả cho công
- Bảng thanh toán BHXH mẫu số 04 – LĐ - TL - Bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 05 – LĐ - TL
- Các phiếu chi, chứng từ các tìa liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể làm căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi sổ kế toán.
Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ sử dụng các tìa khoản chủ yếu: TK334, TK338.
Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên
Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV về tiền lương, tiền thưởng, BHXH các khoản thuộc về thu nhập của CNV.
Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác.
TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản:
- 3381 : Tài sản thừa chờ giải quyết - 3382 : Kinh phí công đoàn
- 3383 : Bảo hiểm xã hội - 3384 : Bảo hiểm y tế
- 3387 : Doanh thu nhận trước - 3388 : Phải nộp khác
Ngoài ra các tài khoản 334, 338, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải sử dụng đến các tài khoản như:
TK622 : Chi phí nhân công trực tiếp. TK627 : Chi phí sản xuất chung
TK641 : Chi phí bán hàng
TK642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp,....
Sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Căn cứ vào từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp hiện đang áp dụng, kế toán tiền lương mở những sổ sách kế toán cho thích hợp.
Trong hình thức kế toán chưngs từ ghi sổ mà Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đang sử dụng, kế toán tiền lương sử dụng các sổ: Sổ cái tài khoản 334, tài khoản 338 (mở theo chi tiết).
Để phân bổ chi phí hoặc hạch toán các khoản trích trước, kế toán có thể sử dụng bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.