Mặc dù Access cung cấp nhiều công cụ khác nhau (như Wizards) nhưng bạn không cần sử dụng những công cụ này để tạo một cơ sở dữ liệu. Thay vào đó, bạn có thể tạo bằng tay và cải tạo bảng để làm việc tốt hơn. Khi làm việc với Access theo cách này, bạn sẽ có
62 nhiều kiến thức hơn về các tính năng của nó và cách sử dụng chúng.
Trong chương này, bạn đã khai thác bằng tay và cải tiến một cơ sở dữ liệu. Trước khi chuyển sang chương 5, phải chắc chắn bạn hiểu được các nội dung sau:
• Thiết kế một bảng phụ thuộc vào kế hoạch của bạn. Cần làm như vậy để xem xét dữ liệu nào mà bạn quản lý, cũng như các đặc điểm của dữ liệu.
• Sử dụng thiết kế bảng theo mẫu để thiết kế bảng dễ hơn.
• Khi tạo bảng bằng tay, sử dụng cửa sổ Design view để chỉ rõ cách sắp xếp bảng.
• Khi nhập các trường vào cửa sổ Design view, bạn cần thay đổi kiểu dữ liệu và thuộc tính mà Access định vị trước.
• Quá trình cải tiến việc sắp xếp bảng là sự lặp đi lặp lại theo tự nhiên. Nó đòi hỏi làm việc luân phiên ở cả chế độ Datasheet và Design view, lặp đi lặp lại việc chuyển đổi từ một cửa sổ tới cửa sổ khác cho đến khi việc thiết kế hoàn thành.
• Khi làm việc trong chế độ Datasheet, bạn nên tìm nhiều cách để hoàn thiện việc sắp xếp bảng. Chuyển đổi tới cửa sổ Design view để thực hiện thay đổi và trở lại chế độ Datasheet để kiểm tra những thay đổi đó.
Để bạn nhanh chóng áp dụng thông tin trong bảng và hiển thị nó theo cách có tổ chức hơn, Access cung cấp hai công cụ đặc biệt: sắp xếp và lọc. Sử dụng những công cụ này, bạn có thể làm việc với thông tin trong mọi cách. Chương này sẽ giải thích cách thực hiện sắp xếp và lọc, cũng như cách sử dụng những công cụ này để làm việc với dữ liệu.
Kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu các nội dung sau:
• Sắp xếp là gì?
• Làm thế nào để thực hiện một sắp xếp đơn giản
• Thế nào là một sắp xếp đơn giản?
• Cách để xây dựng một sắp xếp phức tạp.
• Cách loại bỏ các hiệu ứng của một sắp xếp.
• Một bộ lọc là gì?
• Làm cách nào để lọc dữ liệu.
• Cách lưu một bộ lọc. Bài 18: Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp là quá trình đặt dữ liệu theo đúng thứ tự logic. Chúng ta từng sắp xếp mọi việc hàng ngày. Ví dụ, bạn sắp xếp những hóa đơn riêng lẻ theo ngày tháng do đó có thể quản lý những việc quan trọng trước tiên. Bạn sắp xếp những cuộn băng video theo thứ tự chữ cái hoặc tập hợp các bài hát theo tên nghệ sĩ.
Với Access, bạn có thể thực hiện sắp xếp theo cách đơn giản và phức tạp mà hai phần tiếp theo sẽ đi vào chi tiết các cách sắp xếp đó.
Sắp xếp đơn giản
Trong Access, bạn sẽ sắp xếp các bản ghi trong một bảng dựa vào một hoặc nhiều trường. Ví dụ, bạn phải sắp xếp các bản ghi theo tên họ hoặc tên riêng sao cho tất cả những người bạn của
63 bạn có tên họ là Smith đã được sắp xếp theo tên riêng.
Sắp xếp các bản ghi theo thứ tự dựa vào nội dung của một hoặc nhiều trường liền nhau. Khi thực hiện một sắp xếp đơn giản, bạn phải định rõ thứ tự muốn Access sắp xếp cho bản ghi: • Sắp xếp theo thứ tự tăng dần: Có nghĩa là Access sẽ sắp đặt các bản ghi theo thứ tự từ thấp đến cao. Theo cách đó, Acess sắp đặt các ký tự chữ từ A đến Z và sắp xếp các thông tin theo thứ tự tăng dần của số.
• Sắp xếp theo thứ tự giảm dần: Cách này đối lập với sắp xếp theo thứ tự tăng dần, và nó còn được gọi là đảo ngược thứ tự. Access sắp xếp thứ tự từ cao xuống thấp: thông tin theo chữ cái từ Z tới A, theo số từ cao nhất tới thấp nhất.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng về các băng đĩa yêu thích. Nếu muốn thứ tự các bản ghi dựa theo tiêu đề các băng, bạn yêu cầu Access thực hiện một sắp xếp đơn giản. Thực hiện một sắp xếp đơn giản căn cứ vào một trường đơn lẻ, lựa chọn một trường (ô) trong cột mà bạn muốn sắp xếp. Tiếp theo, sử dụng các hành động sau, dựa vào cách bạn muốn sắp xếp như thế nào: • Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích chuột vào công cụ Sort Ascending (A-Z) như hình 1. Bạn có thể chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn Sort Ascending.
• Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, kích chuột vào công cụ Sort Descending (Z-A) như hình 1. Bạn có thể chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn Descending Sort.
Hình 1: Công cụ sắp xếp
Khi thực hiện sắp xếp, Access sẽ tổ chức lại bảng sao cho các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự mà bạn muốn.
Chú ý: Dựa vào số bản ghi có trong bảng, có thể thực hiện sắp xếp theo dữ liệu. Độ dài cần thiết cũng dựa vào tốc độ của máy tính và phần cứng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bạn có thể sử dụng tính năng sắp xếp đơn giản để sắp xếp nhiều hơn một trường đơn lẻ. Tuy nhiên, những cột đó phải cạnh nhau, và mỗi trường phải được sắp xếp theo cùng mức (tăng dần hoặc giảm dần). Trong trường hợp khác, bạn không thể sắp xếp một cột theo thứ tự tăng dần và cột khác theo thứ tự giảm dần.
Nếu muốn sắp xếp một cột theo một thứ tự và cột khác theo thứ tự khác, bạn cần sử dụng sắp xếp phức tạp, được đề cập sau chương này. Cũng như nếu cột không sát nhau, bạn phải sử dụng sắp xếp phức tạp.
Như ví dụ sử dụng đặc tính sắp xếp đơn giản với các cột liền nhau, giả sử bạn đã gán các số cho mọi băng đĩa trong tập hợp các video và mỗi bản ghi tương ứng với một hiển thị đơn. (Nhớ rằng, Access có thể sử dụng cùng số băng đĩa đó nhiều hơn một bản ghi. Việc này xảy ra khi một băng video chứa nhiều hơn một bản ghi hiển thị). Bạn muốn sắp xếp bảng theo số băng đĩa và sau đó hiển thị tên như thế nào? Nếu các cột chứa hai trường liền nhau, bạn nên thực hiện các bước sau:
64 trong những cột mà bạn muốn sắp xếp. Khi làm việc này, con trỏ thay đổi thành mũi tên trỏ xuống.
1. Kích chuột trái để đánh dấu cột.
2. Giữ phím SHIFT và lặp lại bước 1, 2 với các cột khác. Access sẽ hiển thị tất cả các cột giữa cột đầu tiên và cột thứ hai mà bạn đã chọn.
3. Sử dụng một trong những cách sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần) được miêu tả trong ví dụ trước.
Khi bạn thực hiện một sắp xếp đơn giản sử dụng nhiều cột, Access làm việc từ trái sang phải thông qua bảng. Do vậy, Access sắp xếp cột ngoài cùng bên trái đầu tiên, chuyển dần về phía bên phải và sắp xếp cột tiếp theo,…
Di chuyển các cột
Trước khi thực hiện một sắp xếp đơn giản trên nhiều trường (cột), bạn cần di chuyển các cột sao cho chúng liền nhau. Khi làm việc ở chế độ Datasheet, bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển các cột trong bảng. Để làm như vậy, thực hiện các bước sau:
1. Lựa chọn cột bạn muốn di chuyển và để con trỏ chuột lên cột đó
2. Giữ chuột trái. Một hộp nhỏ sẽ xuất hiện xung quanh cuối con trỏ chuột.
3. Kéo cột tới vị trí mới trong bảng. Khi di chuyển chuột sang trái hoặc phải, Access hiển thị dòng giữa các cột để cho biết nơi mà cột đã di chuyển.
4. Khi con trỏ chuột ở phia trên vị trí mà bạn muốn, nhả chuột. Lần lượt như vậy, Access sẽ di chuyển cột tới vị trí mới.
Sắp xếp phức tạp
Ở phần trước, bạn đã học về sắp xếp đơn giản. Sắp xếp phức tạp là bước xa hơn. Bạn có thể sử dụng một sắp xếp phức tạp để sắp xếp nhiều cột, các cột không liền nhau theo thứ tự khác nhau (tăng dần và giảm dần). Ví dụ, nếu bạn có một bảng tên và địa chỉ, có thể sắp xếp bản ghi đầu tiên theo ZIP code (mã bưu điện) và theo tên họ (theo ZIP code). Nếu hai cột không liền nhau (cột Zip code phía bên trái của cột tên cuối cùng), bạn cần sử dụng sắp xếp phức tạp.
Để hoàn thành xong sắp xếp phức tạp, bạn sử dụng cửa sổ Filter. (Bộ lọc được miêu tả chi tiết sau chương này). Để hiển thị cửa sổ, lựa chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ kết quả của trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 2.
65 Hình 2: Cửa sổ Filter
Để thực hiện một sắp xếp phức tạp, cần chọn những trường mà bạn muốn để sắp xếp, sau đó chỉ định cách sắp xếp chúng. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với bảng Susiness Customers (được phát triển trong chương 4, “Tạo cơ sở dữ liệu khác”), và bạn muốn sắp xếp nó trước hết theo Zip Code và sau đó là tên công ty.
Để thực hiện điều này, bạn cần chỉ rõ những trường và thứ tự sắp xếp của chúng trong khung ở phía dưới cửa sổ Filter. Trong cột đầu tiên của cửa sổ Filter, kích chuột vào mũi tên phía bên phải hộp field và chọn trường Zip Code.
Tiếp đó, bạn cần cho biết trường Zip Code được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Để làm được, kích chuột vào dòng Sort ngay phía dưới nơi bạn đặt trường ZipCode, sau đó kích vào mũi tên phía bên phải của ô. Lần lượt như vậy, Access cung cấp một danh sách xổ xuống và bạn có thể chọn Ascending cho thứ tự sắp xếp.
Sau khi chọn thứ tự sắp xếp, cửa sổ Filter sẽ hiển thị như hình 3.
Hình 3: Cửa sổ Filter sau khi chỉ định trường đầu tiên để sắp xếp
Trong cột thứ hai, bạn có thể chỉ định trường thứ hai bạn muốn sắp xếp (Company Name) và cách bạn sắp xếp nó. Nếu sắp xếp bảng theo cách khác, bạn có thể tiếp tục lựa chọn các trường khác và chỉ rõ cách sắp xếp chúng. Khi đã làm xong, bạn cần áp dụng cách sắp xếp cho bảng. Để áp dụng, lựa chọn Apply Filter/Sort từ thực đơn Filter, hoặc kích chuột vào công cụ Apply Filter. Access sẽ hiển thị các bản ghi trong bảng theo thứ tự định sẵn.
66 với các phương thức bạn đã sử dụng (kích chuột vào thanh cuộn của danh sách trường). Ví dụ, nếu bạn kích đúp chuột vào một tên trường trong danh sách phía trên cửa sổ Filter, tên trường sẽ xuất hiện ở cột trống đầu tiên trong dòng Field. Hình 4, nếu bạn kích đúp chuột vào tên trường Main Phone, Access sẽ đặt tên trường vào cột chưa sử dụng.
Hình 4: Bạn có thể kích đúp chuột để lựa chọn trường
Bạn cũng có thể sử dụng chuột để kéo tên trường từ danh sách tới vùng dưới khung. Access cung cấp ba hoặc bốn cách khác để đưa trường bạn muốn sắp xếp. Nếu sau đó bạn muốn xóa một trường, đơn giản là sử dụng chuột để chọn cột chứa trường (trong vùng khung) và ấn phím DEL hoặc chọn Delete Culumn từ thực đơn Edit.
Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện sắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa sổ Filter để lọc dữ liệu. Một filter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị.
Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi Access hiển thị nó. Ví dụ, một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ở New York.
Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thực tế, khi tạo một tập hợp con dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệu đó như thể nó là một bảng: bạn có thể thêm, xóa các bản ghi và thực hiện các thay đổi như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗi sự thay đổi mà bạn đã thực hiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với một danh sách các khách hàng, và cần thay thế một trong số những người đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải cập nhật bảng khách hàng để có một người đại diện mới.
Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “Học Access trong 1 giờ”), nhưng thay vào đó bạn muốn tạo một filter để có thể xem lại các khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ. Trong trường hợp này, filter giới hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diện người bán hàng cũ. Trong hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làm việc với bảng nhỏ hơn là với toàn bộ bảng khách hàng.
67 Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùy chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1.
Hình 1: Cửa sổ Filter
Để tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêu chuẩn bạn muốn áp dụng cho trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác định cách sắp xếp cho trường. (Theo cách đó, bạn vừa sắp xếp và lọc dữ liệu cùng một lúc.)
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bảng Inventory) được hiển thị trong hình 1. Ở bảng này, một trong các trường được đặt tên là Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người cung cấp một mục đặc biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởi Allied Industries. Sử dụng filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Access hiển thị tới những bản ghi mà nhà cung cấp là Allied industries. Để tạo một filter, bạn thực hiện theo những bước sau:
1. Chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ. 2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier.
3. Trong ô Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries. Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằng Access tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp)
Hình 2: Tạo một filter đơn giản 4. Kích chuột vào Apply Tilter trên thanh công cụ.
68 Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thị những bản ghi về Allied Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng kiếm kê sẽ dễ dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng. Trong trường hợp này, filter của bạn chỉ dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và chỉ hiển thị các bản ghi về trường Supplier có chứa tên Allied Industries.
Chú ý: Các filter bạn tạo có thể trở nên đơn giản hoặc phức tạp. Bạn chỉ định tiêu chuẩn cho bộ lọc đang sử dụng giống như bạn sử dụng để tạo quy tắc hiệu lực cho các trường (Những Validation rules đã được đề cập ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”). Nếu cần trợ giúp để nhớ những biểu thức mà bạn có thể sử dụng, trở lại phần validation rules.
Loại bỏ một Filter
Thật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệu theo cách đặc biệt, và sau đó muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi. Access thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn thành thao tác này sử dụng một trong hai cách thức khác nhau.
Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filter được hoạt động, trên thanh công cụ có biểu tượng giống như hình cái phễu. Thực tế, có 3 công cụ chứa hình phễu, nhưng chỉ có một công cụ chứa hình phễu mà không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được chọn. Nếu bạn đưa con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là Remove