II. Phõn tớch chi tiết
1. Cỏc chức năng của hệ thống
Hệ thống tớnh lương gồm cỏc chức năng chớnh:
Cập nhật dữ liệu
Việc cập nhật dữ liệu cú thể chia thành hai nhúm:
Nhúm thụng tin cập nhật khụng thường xuyờn (chỉ cập nhật thỏng đầu tiờn ỏp dụng kế toỏn mỏy, cỏc thỏng tiếp theo chỉ cần điều chỉnh, thờm bớt nếu cú sự biến động nhõn sự trong Xớ nghiệp), bao gồm: danh mục nhúm nhõn viờn, danh mục nhõn viờn, danh mục tuyến xe, cỏc tham số tiền lương.
Nhúm thụng tin cập nhật thường xuyờn hàng thỏng: Bảng chấm cụng thường nhật, chấm cụng ngoài giờ, tạm ứng lương, cụng tỏc phớ, trợ cấp BHXH, bồi thường tai nạn, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trỏch nhiệm, cỏc khoản khấu trừ lương thường xuyờn hoặc khụng thường xuyờn.
Tớnh tạm ứng, lương, thưởng
Việc tớnh tạm ứng, lương, thưởng dựa vào dữ liệu đó cập nhật ở trờn.
Bỏo cỏo
Bỏo cỏo theo cỏc mẫu biểu được quy định như: bỏo cỏo tạm ứng, bỏo cỏo thanh toỏn lương…
Ngoài ra, việc sao lưu và phục hồi dữ liệu phải được chỳ ý thực hiện hàng thỏng. Đõy là cụng việc cần thiết của một hệ thống tớnh lương chuyờn nghiệp, nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu.
Cỏc chức năng của hệ thống được biểu diến bằng sơ đồ chức năng.
Sơ đồ chức năng diễn tả sự phõn ró dần dần cỏc chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nỳt trong biểu đồ là một chức năng. Quan hệ duy nhất giữa cỏc
chức năng được diễn tả bởi cỏc cung nối liền cỏc nỳt, là quan hệ bao hàm. Như vậy, sơ đồ chức năng tạo thành một cấu trỳc cõy, với “Kế toỏn lương” là nỳt cha, “Cập nhật dữ liệu”, “Tớnh lương”, “Bỏo cỏo” là cỏc nỳt con. Từ cỏc nỳt con lại bao gồm cỏc nỳt chỏu: Cập nhật danh mục nhúm nhõn viờn, Cập nhật bảng chấm cụng, Tớnh lương, Tớnh lương trả cụng nhõn viờn theo bộ phận, Bỏo cỏo thanh toỏn lương, Bỏo cỏo thưởng cỏc ngày lễ…
Sơ đồ chức năng của hệ thống tớnh lương tại Xớ nghiệp Xe buýt Hà Nội cho một cỏch nhỡn khỏi quỏt, dễ hiểu cỏc chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện của hệ thống. Sơ đồ này chỉ cho thấy cỏc chức năng mà khụng cho thấy trỡnh tự xử lý. Khụng giống với sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ chức năng thiếu vắng sự trao đổi thụng tin giữa cỏc chức năng.
Phõn ró chức năng Cập nhật dữ liệu để thấy thấy được cỏc nhiệm vụ cụ thể hơn:
Tương tự, phõn ró chức năng Tớnh lương:
Như vậy, việc phõn ró sơ đồ chức năng đó cho thấy từng chức năng cụ thể của hệ thống tớnh lương. Để thấy được toàn cảnh hệ thống tớnh lương dưới gúc độ chức năng, cỏc sơ đồ đó phõn ró sẽ được tập hợp lại thành sơ đồ chức năng toàn Xi nghiệp như sau: