II. Phõn tớch chi tiết
9. Xõy dựng hệ thống mó húa trong xử lý cỏc nghiệp vụ tớnh lương
a. Khỏi niệm mó húa
Mó hiệu được xem như là một biểu diễn theo quy ước, thụng thường là ngắn gọn về mặt thuộc tớnh của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bờn cạnh những thuộc tớnh định danh theo ngụn ngữ tự nhiờn, người ta thường tạo ra những thuộc tớnh nhận diện mới gồm một dóy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cỏi chữ số, được gỏn cho một ý nghĩa mang tớnh ước lệ.
Mó húa được xem là việc xõy dựng một tập hợp những hàm thức mang tớnh quy ước và gỏn cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cỏch cho liờn hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.
Trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cú rất nhiều quan hệ phỏt sinh và nhu cầu trao đổi thụng tin với cỏc khỏch hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp cũng tăng lờn. Vấn đề là cần thực hiện việc mó húa cỏc thụng tin sao cho cú thể nhận diện một cỏch nhanh chúng, khụng nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp cỏc đối tượng cựng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý.
Thứ nhất, nhận diện khụng nhầm lẫn là nhu cầu rất cần thiết cho quỏ trỡnh xử lý cỏc phỏt sinh kinh tế, nhất là trong cỏc hệ thống xử lý thụng tin tự động. Để quản lý tốt dữ liệu về nhõn viờn, cần tiến hành gỏn cho mỗi nhõn viờn một mó nào đú mang tớnh duy nhất và nhõn viờn sẽ được nhận diện thụng qua mó của họ chứ khụng phải là tờn hay một thuộc tớnh nào khỏc, vỡ khả năng trựng tờn giữa cỏc nhõn viờn là rất lớn.
Thứ hai, sử dụng mó húa sẽ cho phộp sử dụng những ký hiệu ngắn hơn để mụ tả thụng tin, làm tăng độ chớnh xỏc, giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ nhớ.
Thứ ba, mó húa cho phộp nhận diện nhanh chúng một tập hợp cỏc đối tượng mang một số thuộc tớnh chung.
b. Mó húa cho hệ thống kế toỏn lương của Xớ nghiệp buýt Hà Nội
Khi thực hiện việc mó húa cho một danh mục cần lưu ý:
Mó phải là duy nhất trong danh mục.
Mó phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu.
Trong trường hợp danh điểm cú phỏt sinh theo thời gian thỡ khi xõy dựng hệ thống mó phải tớnh đến vấn đề mó húa cho cỏc danh điểm sẽ phỏt sinh.
Trong một số trường hợp, hệ thống mó húa phải được xõy dựng sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lờn cỏc bỏo cỏo.
Cỏch thức xõy dựng hệ thống mó húa của cỏc danh mục
Đối với danh mục tuyến xe, số lượng danh điểm khụng nhiều, do đú cú thể mó húa theo cỏch phương phỏp mó húa gợi nhớ. Phương phỏp này căn cứ vào cỏc đặc tớnh của đối tượng để xõy dựng. Chẳng hạn, “Tuyến tiờu chuẩn 01 (LB – HD)” được mó húa trở thành “T01”, “Tuyến tiờu chuẩn 12 (KM – VĐ)” được mó húa thành “T12”. Như vậy, mỗi danh điểm sẽ được bắt đầu bằng chữ “T” (tuyến), tiếp theo là số tuyến (01, 12,… ). Ưu điểm của phương phỏp này là gợi nhớ cao, cú thể nới rộng dễ dàng.
Đối với danh mục nhõn viờn, sử dụng kết hợp hai phương phỏp mó húa là phương phỏp đỏnh số liờn tiếp và phương phỏp gợi nhớ. Phương phỏp kết hợp này giỳp trỏnh nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, gợi nhớ cao và cú thể nới rộng. Chẳng hạn, nhõn viờn “Hoàng Kim Phượng” được mó húa bằng cỏch lấy tờn “PHUONG” ghộp với cỏc chữ cỏi đầu của họ và tờn đệm “HK” và thờm vào chữ số “00” để trỏnh nhầm lẫn với một nhõn viờn khỏc trựng tờn.
Vớ dụ: PHUONGHK00 (Hoàng Kim Phượng) ANHLT01 (Lờ Tuấn Anh)
HOANQ00 (Nguyễn Quỳnh Hoa)
Đối với danh mục nhúm nhõn viờn, phương phỏp mó húa sẽ phức tạp hơn. Một nhõn viờn cú thể thuộc nhiều nhúm nhõn viờn tựy theo cỏch thức quản lý.
Quản lý nhõn viờn theo phũng ban, bộ phận, sẽ cú ba nhúm:
• Gara 1 • Gara 2 • Văn phũng Quản lý theo chức vụ, sẽ cú: • Nhõn viờn bỏn vộ • Bảo vệ Gara • Lỏi xe • Thợ sửa chữa • Nhõn viờn văn phũng
• Vệ sinh phương tiện
Như vậy, để quản lý đối tượng nhõn viờn sẽ cú hai loại nhúm nhõn viờn, gọi “Loại 1” là quản lý theo phũng ban, bộ phận, “Loại 2” là quản lý theo chức vụ, hệ thống mó húa danh mục nhúm nhõn viờn sẽ là:
Loại nhúm Mó nhúm 1 GARA01 1 GARA02 1 VANPHONG 2 BANVE 2 BAOVE
2 LAIXE
2 SUACHUA
2 VANPHONG
2 VSPT
Ngoài ra, để dự phũng việc phỏt sinh nhu cầu quản lý nhõn viờn theo một kiểu nhúm nào đú, sẽ cú thờm một loại nhúm nữa, tạm gọi là “Loại 3”.