IV. SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO HIỆU LỰC VÀ HIỆU QUẢ HTQLCL TẠ
1.2 Mục tiêu chất lượng
thể hoá mục tiêu chính sách chất lượng và mục tiêu này phải được đo lương làm cơ sở cho việc xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu lực và hiệu quả HTQLCL.
Trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý chất lượng nói riêng, lập kế hoạch chất lượng là chức năng đầu tiên quan trợng nhất và không thể thiếu mà vấn đề cốt yếu là xác định mục tiêu chất lượng và các phương thưc để thực hiện thành công mục tiêu chất lượng đó. HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 mô tả các mục tiêu chất lượng như yếu tố quan trợng của chất lượng chẳng hạn như sự phù hợp sử dụng, sự an toàn hoạt động, sự hoạt động an toàn và tin cậy, nó cũng đề cập đến việc tính và đánh giá các chi phí cho mọi mục tiêu chất lượng. Tiếp đó là các mục tiêu chất lượng riêng phải được chứngm inh bằng các tài liệu và ăn khớp chính sách chất lượng cũng như các mục tiêu khác của tổ chức. Do đó, những hướng dẫn trong bộ ISO 9004 chỉ ra rằng các mục tiêu chất lượng không nhăm nêu lên trong phát biểu về chính sách chất lượng. Việc giám sát các bất phù hợp, tiếp cận nhiều hơn phản hồi từ phía khách hàng, Giảm chi phí chất lượng, chương trình đúng hạn đều là mục tiêu chất lượng. Chúng đều nhằm tới nâng cao khả năng tthoả mãn các nhu cầu của khách hàng. Như vậy, các hoạt động nhằm
nâng cao hiệu quả và hiệu lực HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 đều cần xác định mục tiêu chất lượng là một trong số các yêu cầu quan trợng nhất.
Không có mục tiêu chất lượng thì không có gì để nhằm tới, không có định hướng hệ thống sẽ dậm chân tại chổ, không có sự cải tiến và không có dấu hiệu nhận biết vệic thực hiện ra sao. Trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL của Tổng công ty đang từng bước đi vào ổn định. Tuy nhiên, việc thực hiện HTQLCL trong thời gian qua chưa tập trung được sự nỗ lực, phấn đấu ở tất cả các phòng ban, các xí nghiệp, các phân xưởng cũng như sự kết hợp qua các bộ phận đó với nhau để nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm phục vụ tốt nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Sở dĩ đang tồn tại những vấn đề này là do trong thời gian qua mục tiêu chất lượng chưa được xác định và thiết lập tại các bộ phận, cán phòng ban trong Tổng công ty một cách rõ ràng và phù hợp.
Để sớm giải quyết vấn đề này là huy động được mọi nỗ lực của các bộ phận chức năng, đơn vị để thực hiện thành công chính sách chất lượng cho từng giai đoạn, cơ sở cho việc duy trì và cải tiến HTQLCL theo vòng tròn PDCA.
Plan Do Action Check Plan Do Action Check Mức tăng hoạt động Cải tiến
Duy trì Xem xét lại mục tiêu chất lượng
Cải tiến đã thực hiện, xác đinh mục tiêu mới.
Duy trì: Xem xét lại mục tiêu
chất lượng đang thực hiện và
xây dựng các mục tiêu chất lượng mới.
Vòng tròn Deming(PDCA): "không chỉ giải quyết các trục trặc mà luôn cải tiến". Kế hoạch (Plan): Xác định mục tiêu chất lượng cần đạt tới và cụ thể hoá thành VB. Thực hiện (Do): Thực hiện những gì đã lập thành văn bản, viết lại nhữn gì đã làm. Kiểm tra (Check): kiểm tra chất lượng và hoạt động theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá các trục tẹăc khuyết tật của quá trình, sản phẩm được tién hành trong mọi khâu xuyên suốt đời sống sản phẩm.
Hành động (Action): Hành động điều chỉnh cần thiết, sửa chửa và cải tiến liên tục. Xác định mục tiêu chất lượng cụ thể hoá chính sách chất lượng cho từng giai đoạn là giải pháp là việc làm thường xuyên, không ngừng, khi mục tiêu này đạt được thì mục tiêu khác được thiết lập cho tới khi chính sách chất lượng của TCT được thay đổi.
Mục đích của việc xác định mục tiêu chất lượng cho từng giai đoạn:
- Định hướng hoạt động quản lý chất lượng phù hợp với điều kiện thực tế của TCT trong từng thời kỳ.
- Tập trung nguồn lực cần thiết và sự nỗ lực trong toàn TCT để thực hiện mục tiêu.
- Xác định mục tiêu chất lượng làm cơ sở cho việc thực hiện duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Để đạt được điều đó thì việc xác định mục tiêu chất lượng cho từng giai đoạn phải tuân thủ theo các trình tự sau:
Khẳng định chính sách
chất lượng đã được công khả năng thực hiện của Nghiên cứu, dự báo về
Nghiên cứu và dự báo nhu cầu khách hàng.
Xác định mục tiêu chất lượng Xây dựng các P/á có thể của mục tiêu
1. Khẳng định chính sách chất lượng đã công bố: để đảm bảo tính thống nhất, tính nhất quán của mục tiêu chất lượng được thiết lập, phải ăn khớp với cácmục tiêu khác của Tổng công ty. Khẳng định lại chính sách chất lượng thể hiện chính sách chất lượng luôn đảm bảo chính sách đó được thực hiện trong Tổng công ty.
2. Nghiên cứu và dự báo nhu cầu của thị trường đối với chất lượng sản phẩm của Tổng công ty.
Khi cuộc cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, phần thắng sẽ thuộc về người xác định đúng đắn nhu cầu, mong muốn và lợi ích của thị trường mục tiêu trên cơ sở đảm bảo thoả mãn nhu cầu và mong muốn đó một cách hiệu quả và khách quan hơn các đối thủ cạnh tranh. Do đó, vấn đề nghiên cứu và dự báo nhu cầu và mong muốn của thị trường ngày càng quan trợng và trở thành hoạt động không thể thiếu được trong hoạt động khai thác, chế biến khoáng sản nhất là trong việc xây dựng mục tiêu kinh doanh cũng nhu mục tiêu chất lượng. Khi nghiên cứu và dự báo nhu cầu TCT nên tập trung vào các thông tin sau:
- Thông tin phản hồi trực tiếp từ khách hàng qua các kếnh phân phối, các đơn đặt hàng mà đặc biệt là các khiếu nạy của các đơn hàng để nứm bắt và phân tích chíh xác nhu cầu và mong muốn của khách hàng hiện có.
- Nhu cầu, mong muốn và lợi ích của thị trường trong quá khứ, hiện tại và tương lai để có định hướng chính xác cho hoạt động khai thác, chế biến khoáng sản.
Kết quả của việc nghiên cứu và dự báo nhu vầu và mong muốn của Thị trường là trả lời cho hệ thống các câu hỏi về mong muốn của thị trường đối với TCT trong từng giai đoạn.
3. Nghiên cứu và dự báo nhu cầu và mong muốn thị trường của Tổng công ty.
Kết quả của việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu, mong muốn của thị trường là để xác định sự cần thiết phải có mức chất lượng sản phẩm của TCT theo yêu cầu từ phía khách hàng, thì việc nghiên cứu và dự báo khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường có thể thực hiện được. Để xác định được kết quả chính xác TCT tập trung phân tích các yếu tố nội bộ sau:
Lựa chọn mục tiêu ưu tiên Quyết định mục tiêu và cụ thể hoá
- Kết cấu hạ tầng của Tổng công ty, các đơn vị phục vụ cho khai thác, chế biến khoáng sản.
- Nguồn nhân lực có thể huy động cả về số lượng lẫn trình độ và năng lực. - Khả năng đổi mới và phân tích công nghệ.
- Khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng vế chất lượng, số lượng, chủng loại.
- Đảm bảo đầu vào cho quá trình sản xuất về số lượng, chất lượng. - Năng lực sản xuất của Tổng công ty.
- Hệ thống phân phối sản phẩm và khả năng marketing của Tổng công ty.
4. Xây dựng các phương án có thể có của mục tiêu chất lượng.
Trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu và mong muốn của thị trường, khả năng thực tế của Tổng công ty, đơn vị xác định sự cần thiết phải có sự thay đổi về chất lượng sản phẩm của Tổng công ty, đơn vị, khả năng thay đổi đó là đảm bảo chính sách chất lượng được thực hiện. Tổng công ty, đơn vị phải xác định tất cả các mục tiêu có thể có và có thể thực hiện để thoả mãn nhu cầu và mong muốn của thị trường hiệu quả hơn đối thủ cạnh tranh trên cơ sở cân đối các nguồn lực hiện có của Tổng công ty.
5.Dự báo các kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng đã được thiết lập ở trên.
Tổng công ty, đơn vị phải tiến hành dự báo kết quả thực hiện các mục tiêu. Tuy nhiên, việc dự báo đồi hỏi nhiều công sức và chi phí và kết quả có thể không chính xác nhưng nó làm tiền đề quan trợng cho việc lựa chọn mục tiêu chất lượng tối ưu cho từng giai đoạn.
6. Lựa chọn mục tiêu tối ưu cho từng giai đoạn.
Căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch chung của TCT và giai đoạn phân tích của Tổng công ty, đơn vị tiến hành lựa chọn mục tiêu từng giai đọan cho phù hợp với điều kiện thực tế của Tổng công ty, từng đơn vị cơ sở và dự báo kết quả mục tiêu chất lượng được chọn của bước trước mong muốn tập trung nỗ lực của toàn TCT để thực hiện. Giai đoạn này TCT phải tập trung đội ngũ chuyên gia của TCT để đánh giá xem xét lựa chọn phương án khả thi nhất cho mục tiêu ưu tiên.
7. Quyết định mục tiêu chất lượng và cụ thể hoá bằng văn bản.
Sau khi được các chuyên gia nghiên cứu, lập phương án khả thi trình giám đốc TCT phê duyệt thành văn bản và phổ biến đến mọi trành viên trong TCT để thực hiện.
Quá trình xác định mục tiêu của TCT không nhất thiết phải trãi qua 7 bước trên nhưng không thể bỏ qua 3 giai đoạn đầu và cần phải tập trung nguồn lực cần thiết để xác đinh mục tiêu chất lượng khả thi.
Để thực hiện biện pháp này TCT cần có các điều kiện sau:
- Sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo TCT mà đặc biết là người đại diện của lãnh đạo về chất lượng, coi hoạt động xây dựng mục tiêu chất lượng là hoạt động thường xuyên và trách nhiệm thuộc về lãnh đạo Tổng công ty, đơn vị.
- TCT phải đảm bảo được đội ngũ cán bộ xây dựng mục tiêu chất lượng có đủ trình độ năng lực và kinh nghiệm trong quá trình xây dựng mục tiêu và đánh giá đúng khả năng hiện có của Tổng công ty, đơn vị đặc biệt là việc nghiên cứu, dự báo nhu cầu, mong muốn của khách hàng và thị trường.
- TCT phải dảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động xây dựng mục tiêu chất lượng một cách thoả đáng. Kinh phí có thể trích từ lợi nhuận hoặc trích từ quỹ của Tổng công ty, chỉ có khi đủ kinh phí thì giải pháp này mới thực sự mang lại hiệu quả tối đa.
Không ngừng xây dựng các mục tiêu chất lượng cụ thể hoá chính sách chất lượng của TCT là biện pháp tạo cơ sở và góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu lực của HTQLCl theo tiêu chuẩn ISO 9001 mà TCTđã xây dựng và áp dụng.
1.3 Sự tham gia củaCBCNV: Sự nhiệt tình của mọi người trong Tổng công ty,
chủ động và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình với ý thức tập thể, đặt lợi ích của mình trong lợi ích tập thể và toàn Tổng công ty, đơn vị và tất cả đều hướng vào mục tiêu thoả mãn nhu cầu và mong muốn của khách hàng và thị trường.
Hướng dẫn của HTQLCl theo tiêu chuẩn ISO, xây dựng chính sách thưởng phạt hợp lý để thúc đẩy mọi người cùng góp sức duy trì và cải tiến HTQLCL và giải quyết tót mối quan hệ giữa phòng ban chức năng, đơn vị trong Tổng công ty. HTQLCl theo tiêu chuẩn ISO mà TCT đang áp dụng đã xây dựng các thủ tục, tiêu chuẩn, quy định trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban, các đơn vị cũng như các cá nhân có chức danh trong Tổng công ty. Để nâng cao hiệu lực và hiệu quả HTQLCL đó, những đồng thời cũng bảo đảm cho các vấn đề áy được thực hiện một cách đầy đủ và phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 thì không thể thiếu công tác kiểm tra, giám sát, công tác này đảm bảo cho các phòng, đơn vị, cá nhân thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn đã được quy địn cũng như
theo dõi và đôn đốc mọi hoạt động của HTQLCL., duy trì sự vận hành thường xuyên tìm cơ hội cải tiến HTQLCL.
Ngày nay cơ chế cởi mở thông thoáng, chúng ta luôn hô hào tự giác, phát huy quyền làm chủ của người lao động, nhưng có lẽ đây thuộc về bản chất của con người, đặc biệt là người Việt Nam nói chung và TCT Khoáng sản và Thương mại nói riêng vốn bị ảnh hưởng bới cơ chế quan liêu bao cấp và lề lối làm việc theo phương pháp cũ. Trong công việc, nhất là công việc tập thể nếu không có công tác kiểm tra giám sát thì hoạt động không thể đạt kết quả cao và tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi có hậu quả sãy ra, tạo nên một môi trường làm việc căng thẳng ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất đây là một hạn chế mà TCT cần phải khắc phục kịp thời để nâng cao hiệu lực và hiệu quả của HTQLCL ISO 9001.
Công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện theo các thủ tục yêu cầu, phát hiện và uốn nắn kịp thời được thực hiện bởi ban lãnh đạo và Ban chuyên trách ISO. Việc này được thực hiện thông qua:
- Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn đựoc quy định trong sổ tay chất lượng và các thủ thủ tục chất lượng trở thành tiêu chuẩn để xem xét thi đua và khen thưởng.
- Hội nghị xem xét của lãnh đạo được thực hiện thường nhật theo đúng lịch trình. Tại các hội nghị này, mỗi phòng ban, đơn vị phải báo cáo tình hình thực hiện HTQLCL ISO 9001 về những khó khăn, đề xuất ý kiến hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến.
- Ban lãnh đạo ISO phải thường xuyên thực hiện công tác giám sát, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục từ đó rà soát thủ tục, các hướng dẫn công việc và các mẫu biễu đã được xây dựng và áp dụng nhằm liên tục hoàn thiện và cải tiến hệ thống văn bản của HTQLCL.
Để công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các thủ tục, các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu đã được xây dựng, những hoạt động của HTQLCL đạt được hiệu quả TCT phải xây dựng và cung cấp các công cụ có hiệu lực để xử lý và xử phạt kịp thời nhũng bộ phận, đơn vị, cá nhân thực hiện tốt HTQLCL đã xây dựng và áp dụng. Khi phát hiện những hành động vi phạm thủ tục, hướng dẫn đã xây dựng, cán bộ kiểm tra, giám sát lập biên bản, so sánh mức độ vi phạm với các quy định về xử phạt để đề xuất các cách thức xử phạt hợp lý. Có
chính sách khen thưởng với các phòng ban, xí nghiệp và các cá nhân thực hiện theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 để kịp thời khuyến khích mọi người nỗ lực thực hiện HTQLCL.
Chính sách khen thưởng, xử phạt của TCT đã được xây dụng, nhưng chính sách này chỉ nhấn vào công tác tăng cường kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục, các hướng mạnh đến việc khen thưởng và xử phạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh gắn lợi ích kinh tế của CBCNV với kết quản làm việc của họ.
Điều này có mặt tích cực là thúc đẩy CBCNV tăng ý thức, lòng quyết tâm để đạt được kết quả cao nhưng lại không đặt ra vấn đề tuân thủ các yêu cầu và tinh thần hợp tác trong khai thác, chế biến Khoáng sản giữa các đơn vị nên vẫn còn nhiều trường hợp vi phạm, sai xót
Bên cạnh đó kể từ khi xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001, TCT Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh chưa có một chính sách cụ thể nào về xử phạt và khen thưởng kịp thời đối với những cá nhân, phòng ban, đơn