TMCP Gia Định trong thời gian qua.
2.2.1 Quy trỡnh thanh toỏn quốc tế theo phương thức tớn dụng chứng từ tại Ngõn hàng TMCP Gia Định Ngõn hàng TMCP Gia Định
Hiện nay, trong thương mại quốc tế, để dung hoà quyền lợi và trỏch nhiệm của hai bờn xuất khẩu và nhập khẩu, để đạt tới sự ưu việt nhất trong
thanh toỏn xuất nhập khẩu, người ta thường sử dụng phương thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ. Khi sử dụng phương thức thanh toỏn này, tựy từng trường hợp cụ thể mà sẽ cú sự tham gia của nhiều hay ớt Ngõn hàng và vai trũ của cỏc Ngõn hàng cũng khỏc nhau và từ đú dẫn đến quy trỡnh thanh toỏn cũng khỏc nhau. Hiện nay, hệ thống Ngõn hàng ở Việt nam núi chung và Ngõn hàng TMCP Gia Định núi riờng thường tham gia vào quỏ trỡnh thanh toỏn tớn dụng chứng từ với tư cỏch là Ngõn hàng mở thư tớn dụng hoặc thụng bỏo thư tớn dụng với tư cỏch là Ngõn hàng thụng bỏo. Trong đú, Ngõn hàng thụng bỏo sẽ khụng cú trỏch nhiệm trả tiền, chỉ cú trỏch nhiệm thụng bỏo về việc mở thư tớn dụng, gửi bộ chứng từ đi đũi tiền hoặc chiết khấu bộ chứng từ. Sau đõy sẽ là quy trỡnh thanh toỏn tớn dụng chứng từ mà Ngõn hàng TMCP Gia Định thường sử dụng khi tham gia vào quỏ trỡnh thanh toỏn hàng hoỏ xuất nhập khẩu.
* Trường hợp Ngõn hàng TMCP Gia Định tham gia vào quỏ trỡnh thanh toỏn với tư cỏch là Ngõn hàng mở thư tớn dụng.
Yờu cầu:
Khỏch hàng cú nhu cầu mở thư tớn dụng phải cú đủ cỏc hồ sơ sau: Đơn xin mở thư tớn dụng.
Hợp đồng nhập khẩu.
Giấy phộp nhập khẩu chuyến hoặc ý kiến xỏc nhận của cơ quan quản lý chuyờn ngành đối với cỏc trường hợp hàng hoỏ nhập khẩu thuộc mặt hàng phải cú giấy phộp nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc của cơ quan quản lý chuyờn ngành.
Hợp đồng nhập khẩu uỷ thỏc (nếu cú).
Cỏc căn cứ chứng minh khả năng thanh toỏn cho thư tớn dụng. Tiền trờn tài khoản ký quỹ (và/ hoặc)
Cỏc căn cứ khỏc chứng minh khả năng thanh toỏn khi đến hạn thanh toỏn theo dự tớnh.
Xỏc định mức ký quỹ mở thư tớn dụng.
Đối với khỏch hàng nhập khẩu thanh toỏn bằng vốn tự cú, mức ký quỹ quy định chung là 100%. Nếu khỏch hàng cú yờu cầu ký quỹ dưới 100% phải làm đơn đề nghị với Ngõn hàng. Căn cứ vào mức độ tin cậy, tỡnh hỡnh tài chớnh và khả năng thanh toỏn của khỏch hàng, Phũng kinh doanh và cỏc Phũng giao dịch sẽ trỡnh Tổng giỏm đốc, Chủ tịch hội đồng quản trị duyệt ký mức ký quỹ cụ thể.
Đối với khỏch hàng cú nhu cầu vay vốn Ngõn hàng để thanh toỏn thư tớn dụng nhập khẩu, mức kỳ quỹ tối thiểu là 5%. Số tiền này khỏch hàng phải ký quỹ bằng vốn tự cú. Khỏch hàng phải được duyệt vay, ký hợp đồng tớn dụng trước khi mở thư tớn dụng. Thời điểm phỏt tiền vay quy định trong thư tớn dụng phải phự hợp với thời điểm thanh toỏn thư tớn dụng dự kiến.
Khỏch hàng cú nhu cầu mở thư tớn dụng trả chậm, ngoài trường hợp ký quỹ 100% trị giỏ thư tớn dụng đều phải được Ngõn hàng bảo lónh cho số tiền cũn thiếu so với trị giỏ thư tớn dụng trả chậm. Giấy bảo lónh mở thư tớn dụng trả chậm phải được Tổng giỏm đốc ký duyệt theo quy định về bảo lónh mở thư tớn dụng trả chậm.
Trường hợp khỏch hàng cú yờu cầu mở thư tớn dụng cú xỏc nhận, ngoài cỏc quy định về mức ký quỹ của Ngõn hàng TMCP Gia Định, mức ký quỹ này cũn phụ thuộc vào yờu cầu của Ngõn hàng xỏc nhận. Nếu Ngõn hàng xỏc nhận yờu cầu Ngõn hàng TMCP Gia Định ký quỹ thỡ khỏch hàng phải ký quỹ đủ số tiền được yờu cầu.
Cỏc yờu cầu đối với phũng thanh toỏn quốc tế.
Nội dung của thư tớn dụng mở cho khỏch hàng phải ngắn gọn, rừ ràng, chớnh xỏc, khớp đỳng với nội dung ghi trong đơn xin mở thư tớn dụng của
khỏch hàng. Trong trường đơn xin mở thư tớn dụng của khỏch hàng cú những điểm khụng rừ ràng hoặc bất lợi, thiếu chớnh xỏc.. thanh toỏn viờn cần hướng dẫn cho khỏch hàng bổ sung, sửa đổi nội dung đơn xin mở thư tớn dụng. Những sửa đổi trong thư tớn dụng phải được thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền ký xỏc nhận.
Nếu như trong đơn xin mở thư tớn dụng của khỏch hàng khụng chỉ định Ngõn hàng thụng bỏo, thanh toỏn viờn tự chọn ngõn hàng đại lý thuận tiện và cú quan hệ tốt, cú tớn nhiệm làm Ngõn hàng thụng bỏo thư tớn dụng.
Khi cú yờu cầu điều chỉnh thư tớn dụng, khỏch hàng cần phải gửi đến Ngõn hàng đơn điều chỉnh thư tớn dụng đó được thủ trưởng đơn vị ký và cỏc chứng từ yờu cầu điều chỉnh cú liờn quan của bờn bỏn như Fax, thư yờu cầu điều chỉnh (nếu cú), phụ lục hợp đồng ngoại... Sau khi thanh toỏn viờn gửi điện sửa chữa đến Ngõn hàng thụng bỏo, nếu nhận được thụng tin chấp nhận hay từ chối từ phớa Ngõn hàng của người thụ hưởng thỡ phải thụng bỏo ngay cho khỏch hàng.
Khi thư tớn dụng hết hạn hiệu lực trong vũng một thỏng mà chưa nhận được ý kiến từ phớa Ngõn hàng thụng bỏo, thanh toỏn viờn phải thụng bỏo cho khỏch hàng mở thư tớn dụng để cú ý kiến xử lý hồ sơ.
Thanh toỏn viờn khi nhận được điện đũi tiền của Ngõn hàng nước ngoài, nhất thiết phải kiểm tra tớnh xỏc thực của điện (chuyển bộ phận mó khoỏ xỏc định Testkey). Sau đú, thanh toỏn viờn soạn điện trả tiền cho Ngõn hàng nước ngoài theo ngày hiệu lực của điện đũi tiền. Nếu trong điện đũi tiền khụng ghi ngày hiệu lực thỡ việc kiểm tra, soạn điện, chuyển điện thanh toỏn và hạch toỏn khụng vượt quỏ 03 ngày làm việc.
Đối với thư tớn dụng cho phộp đũi tiền bằng điện. Trường hợp trong thời gian đũi tiền cho phộp, Ngõn hàng nhận được bộ chứng từ cú sai sút phải điện
bỏo ngay cho Ngõn hàng đũi tiền đồng thời phải bỏo ngay cho người mở thư tớn dụng biết để họ cho ý kiến, tối đa khụng quỏ 03 ngày làm việc.
Đối với thư tớn dụng cho phộp đũi tiền bằng chứng từ, khi chứng từ được gửi tới Ngõn hàng, thanh toỏn viờn phải kiểm tra xem cú phự hợp với cỏc điều khoản của thư tớn dụng hay khụng, sau đú thụng bỏo ngay kết quả đến khỏch hàng và phũng kinh doanh.
Trong trường hợp chứng từ hoàn hảo, phự hợp với cỏc điều khoản của thư tớn dụng: phũng thanh toỏn quốc tế thụng bỏo cho khỏch hàng và phũng kinh doanh làm thủ tục. Trong vũng 05 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ, khỏch hàng phải chuyển đủ số tiền cũn lại vào tài khoản ký quỹ thanh toỏn thư tớn dụng hoặc ký khế ước nhận nợ nếu thư tớn dụng thanh toỏn bằng vốn vay (ỏp dụng cho thư tớn dụng trả ngay). Trong vũng 03 ngày kể từ ngày thụng bỏo, yờu cầu khỏch hàng phải ký chấp nhận thanh toỏn hối phiếu (ỏp dụng với thư tớn dụng trả chậm). Sau đú, Ngõn hàng phải ký hậu, trả chứng từ cho khỏch hàng và lập điện thanh toỏn tiền cho Ngõn hàng gửi chứng từ.
Trong trường hợp chứng từ khụng hoàn hảo, khụng phự hợp với cỏc điều khoản của thư tớn dụng: phũng thanh toỏn quốc tế liệt kờ cỏc sai sút gửi đến khỏch hàng và yờu cầu khỏch hàng trả lời chớnh thức trong vũng 02 ngày kể từ ngày thụng bỏo, đồng thời gửi điện thụng bỏo lỗi gửi đến Ngõn hàng gửi chứng từ. Trong trường hợp khỏch hàng chấp nhận thụng bỏo trờn, khỏch hàng phải gửi lại Ngõn hàng ý kiến chấp nhận cú chữ ký của thủ trưởng đơn vị, sau đú làm cỏc thủ tục ký quỹ phần cũn lại giống như trường hợp chứng từ hoàn hảo. Sau đú Ngõn hàng ký hậu, trả chứng từ cho khỏch hàng và lập điện thanh toỏn tiền cho Ngõn hàng gửi chứng từ.
Trong trường hợp khỏch hàng xin bảo lónh nhận hàng hoặc xin ký hậu Vận đơn trước khi bộ chứng từ về đến Ngõn hàng, khỏch hàng cần phải gửi tới Ngõn hàng: thụng bỏo nhận hàng của Hải quan và giấy yờu cầu ký hậu
Vận đơn hoặc bảo lónh nhận hàng, trong đú chỉ rừ khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn khụng điều kiện trong trường hợp bộ chứng từ cú sai sút.
* Trường hợp Ngõn hàng TMCP Gia Định tham gia vào quỏ trỡnh thanh toỏn với tư cỏch là Ngõn hàng thụng bỏo.
Quỏ trỡnh nhận và gửi bộ chứng từ đi đũi tiền được tiến hành qua cỏc bước sau:
- Bước 1:
Khỏch hàng xuất trỡnh bộ chứng từ. - Bước 2:
Phũng thanh toỏn quốc tế nhận, kiểm tra bộ chứng từ, gúp ý cho khỏch hàng hoàn thiện bộ chứng từ.
Lập thư đũi tiền (hoặc lập và chuyển điện đũi tiền nếu thư tớn dụng cho phộp đũi tiền bằng điện).
Trỡnh Tổng giỏm đốc ký hậu hối phiếu. Gửi bộ chứng từ đi nước ngoài đũi tiền. Khỏch hàng hoàn thiện bộ chứng từ. - Bước 3:
Phũng thanh toỏn quốc tế: thụng bỏo cho phũng kế toỏn biết việc Ngõn hàng đó gửi bộ chứng từ đi đũi tiền, mức phớ cho việc đũi tiền.
Khỏch hàng: nộp phớ.
Bộ phận kế toỏn: thu phớ của khỏch hàng.
Khi Ngõn hàng TMCP Gia Định nhận chiết khấu và gửi bộ chứng từ đi đũi tiền thỡ trỡnh tự tiến hành như sau:
- Bước 1: Khỏch hàng xuất trỡnh bộ chứng từ và đơn xin vay chiết khấu tại Ngõn hàng.
- Bước 2: Phũng thanh toỏn quốc tế nhận, kiểm tra chứng từ và thụng bỏo cho phũng tớn dụng kết quả kiểm tra chứng từ, ý kiến về việc cho vay
chiết khấu xột từ kết quả kiểm tra chứng từ. Chỉ cho vay đối với bộ chứng từ hoàn hảo.
- Bước 3: Phũng tớn dụng:
Làm tờ trỡnh về số tiền vay, lói suất, ngày phỏt hành tiền vay. Làm thủ tục cho khỏch hàng vay.
Thụng bỏo cho bộ phận kế toỏn biết Ngõn hàng đó cho vay chiết khấu bộ chứng từ với cỏc chi tiết: số tiền vay, lói suất, ngày phỏt tiền, số khế ước.
Bộ phận kế toỏn: phỏt tiền vay cho khỏch hàng. - Bước 4:
Phũng thanh toỏn quốc tế:
Lập thư đũi tiền (hoặc lập và chuyển điện đũi tiền nếu thư tớn dụng cho phộp đũi tiền bằng điện).
Trỡnh Tổng giỏm đốc ký hậu hối phiếu. Gửi bộ chứng từ đi đũi tiền.
- Bước 5:
Phũng thanh toỏn quốc tế :
Lập thụng bỏo, tớnh phớ và gửi cho phũng kế toỏn.
Thụng bỏo cho phũng tớn dụng và bộ phận kế toỏn biết đó gửi chứng từ đi đũi tiền.
Khỏch hàng: nộp phớ.
Bộ phận kế toỏn: thu phớ của khỏch hàng. Cỏc giao dịch khi nhận được giấy bỏo cú:
- Bước 1: Ngõn hàng nhận được giấy bỏo cú cho bộ chứng từ gửi đi đũi tiền.
- Bước 2: Căn cứ vào giấy bỏo cú, phũng thanh toỏn quốc tế kiểm tra việc trả tiền của Ngõn hàng nước ngoài cú đỳng hay khụng và giao dịch lại với Ngõn hàng nước ngoài nếu cú điểm khụng hợp lý.
- Bước 3: Bộ phận kế toỏn thu phớ, thu nợ, thu lói (nếu cho vay chiết khấu bộ chứng từ) và ghi số cũn lại cho khỏch hàng.
- Bước 4: Bộ phận kế toỏn thụng bỏo cho phũng kinh doanh biết.
Kể từ khi được phộp thực hiện nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế đến nay, Ngõn hàng chưa một lần nào bị khỏch hàng phàn nàn hay khiếu nại về chất lượng của dịch vụ thanh toỏn tớn dụng chứng từ và sự chậm chễ trong thanh toỏn cho người thụ hưởng nhưng tỉ lệ giữa thư tớn dụng cú xỏc nhận và khụng cú xỏc nhận tại Ngõn hàng TMCP Gia Định là cao. Thư tớn dụng xỏc nhận rất cú lợi cho người hưởng lợi xong lại phỏt sinh thờm nhiều chi phớ và chứng tỏ uy tớn của Ngõn hàng là chưa cao. Chớnh vỡ vậy, trong nhiều trường hợp cỏn bộ nghiệp vụ nờn cố gắng thuyết phục khỏch hàng bỏ điều khoản xỏc nhận.