Đối với một công ty kiểm toán thì quy trình một cuộc kiểm toán rất quan trọng bởi nó là nhân tố quyết định để đánh giá chất lượng. Tại chi nhánh Hà Nội, Phương pháp tiếp cận kiểm toán là theo khoản mục. Kiểm toán viên sẽ phân chia từng khoản mục hoặc nhóm các khoản mục thành các phần hành kiểm toán. Để hiểu rõ xin lấy ví dụ quy trình kiểm toán do chi nhánh Hà Nội thực hiện trong cuộc kiểm toán đối với công ty xăng dầu ABC là khách hàng cũ của A&C
* Bước 1: Tìm hiểu về khách hàng:
Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng ABC, công ty sẽ cử chị H - trưởng phòng nghiệp vụ 4 đến gặp trực tiếp khách hàng ABC để tìm hiểu sơ bộ về khách hàng như: Ngành nghề kinh doanh, doanh thu các năm, kết quả kiểm toán các năm trước. Đối với những khách hàng cũ ngoài việc xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước còn phải tìm hiểu những thông tin, những thay đổi mới trong quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng. Vì vậy, công việc này có thể được giảm nhẹ hơn rất nhiều. Quy trình thu thập thông tin ban đầu sẽ được tiến hành một cách nhanh chóng và cán bộ được cử đi sẽ phải lập báo cáo khảo sát để báo cáo lại cho người phụ trách. Cũng trên cơ sở báo cáo khảo sát đã lập, người đi khảo sát cũng phải tính toán và đề xuất mức phí để trình lên Giám đốc duyệt. Việc để người khảo sát lập các báo cáo, đề xuất và tính toán mức phí sẽ tiết kiệm được công sức và tính toán sát thực hơn bởi người đi khảo sát chính là người hiểu hơn cả về tình hình tổng quan của khách hàng
Mức phí và báo cáo tổng quan được trình lên Giám đốc, nếu Giám đốc thấy mức phí là hợp lý và quá trình tìm hiểu tổng quan là tương đối phù hợp, chính xác thì sẽ phê duyệt quyết định đồng ý thực hiện kiểm toán và chuyển qua phòng quản trị tổng hợp. Phòng quản trị tổng hợp sẽ tiếp nhận và lập thư báo phí gửi khách hàng. Sau khi được sự chấp thuận của khách hàng với mức phí đưa ra phòng quản trị tổng hợp sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng và thực hiện ký kết hợp đồng với khách hàng ABC
Sau đó Giám đốc phân sẽ phân công về các phòng nghiệp vụ. Các Trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ phân công cho các kiểm toán viên thực hiện. Đối với khách hàng kiểm toán ABC do phòng nghiệp vụ 4 sẽ thực hiện. Chị H – trưởng phòng sẽ có nhiệm vụ phân công cho các kiểm toan viên thực hiện từng công việc cụ thể
* Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán
Các kiểm toán viên sau khi được phân công sẽ liên hệ với khách hàng để tìm hiểu kỹ hơn về đặc điểm, hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đồng thời các kiểm toán viên sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ kiểm toán bao gồm hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán năm, lựa chọn đội ngũ trợ lý, thực hiện các thủ tục phân tích, đánh giá trọng yếu rủi ro, thẩm tra và đánh giá hệ thông KSNB… Từ đó triển khai kế hoạch cũng như chương trình kiểm toán cụ thể cho khách hàng.
Kế hoạch kiểm toán đã được lên xong, kiểm toán viên sẽ liên hệ với khách hàng về thời gian kiểm kê, thời gian thực hiện kiểm toán đồng thời cũng phải gửi trước cho khách hàng về tài liệu cần cung cấp để cho khách hàng chuẩn bị trước nhằm giảm thiểu thời gian kiểm toán từ đó giảm thiểu chi phí kiểm toán
* Bước 3: Chứng kiến kiểm kê (nếu có).
Kiểm kê là công việc được thực hiện trước khi chính thức kiểm toán. Công việc này được thực hiện khi kiểm toán viên nhận thấy cần phải tiến hành kiểm kê đối với một số phần hành cần thiết để bổ sung cho bằng chứng kiểm toán. Quá trình kiểm kê được thực hiện qua nhiều bước nhằm đảm bảo việc kiểm kê là đáng tin cậy và khách quan nhất. Có 3 bước thực hiện cơ bản đối với mọi cuộc kiểm kê:
- Chuẩn bị kiểm kê: Chị Hiền sau khi lập kế hoạch kiểm toán sẽ phân công cho anh Q lập kế hoạch chứng kiến kiểm kê đối với khách hàng ABC, kế hoạch kiểm kê sau khi được giám đốc duyệt, chị H sẽ chuyển bản kế hoạch đó cho bộ phận KSCL theo dõi. - Kiểm toán viên phải thu thập về kế hoạch kiểm kê, phương thức kiểm kê của khách hàng, yêu cầu khách hàng chuẩn bị các tài liệu cần thiết như sổ cái tài khoản liên quan, danh mục hàng hoá, tài sản (đối với kiểm kê hàng tồn kho và TSCĐHH) và chuẩn bị chứng từ khi cần thiết.
- Sau khi hoàn thành chương trình kiểm kê theo quy định, KTV đi kiểm kê sẽ tổng hợp lại hồ sơ kiểm kê và lập báo cáo kiểm kê. Sau khi được chị H soát xét lại hồ sơ này. Bộ hồ sơ này sẽ được chuyển cho bộ phận KSCL soát xét, quản lý là lưu trữ.
Khi chuẩn bị tài liệu đi kiểm toán khách hàng nhóm kiểm toán sẽ nhận lại bộ hồ sơ này.
- Chứng kiến kiểm kê: Để chứng kiến kiểm kê đảm bảo khách quan, kiểm toán viên phải để khách hàng kiểm kê, KTV đóng vai trò là người quan sát quá trình kiểm kê có chính xác không, đặc biệt là trong kiểm kê tiền. Đối với kiểm kê hàng tồn kho KTV có thể chọn mẫu để khách hàng kiểm kê.
- Kết thúc và lập báo cáo kiểm kê: KTV phải lập báo cáo kiểm kê về cuộc kiểm kê của khách hàng. Xem kết quả kiểm kê có đáng tin cậy hay không. Nêu ý kiến của mình về cuộc kiểm kê, thu thập các tài liệu liên quan để lưu hồ sơ kiểm toán.
* Bước 4: Thực hiện kiểm toán tại khách hàng
- Họp triển khai: trước khi thực hiện kiểm toán, Nhóm kiểm toán và Ban giám đốc, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng tiến hành họp để thông qua mục tiêu và nội dung kiểm toán, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến cuộc kiểm toán. Cuộc họp này giúp cho Ban giám đốc nắm được tình hình một cách sát sao hơn. - Thực hiện kiểm toán: Việc thực hiện kiểm toán ở A&C được chia theo từng phần hành. Theo đó, nhóm trưởng sẽ phân công công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán là quá trình KTV áp dụng phương pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ để thu thập bằng chứng đáng tin cậy nhằm đưa ra kết luận về Báo cáo tài chính của khách hàng. Mỗi thành viên theo phân công sẽ thực hiện kiểm toán phần hành mà mình thực hiện. Bên cạnh đó cũng sẽ liên hệ với các thành viên khác cùng đối chiếu, kiểm tra các phần hành có liên quan với nhau.
Một số công việc cơ bản mà KTV tiến hành:
+ Tổng hợp số liệu trên sổ cái, báo cáo tài chính của đơn vị + Thu thập các tài liệu liên quan: Sổ sách, chứng từ, hợp đồng…
+ Kiểm tra chi tiết, đối chiếu số liệu, phát hiện những chênh lệch, sai sót
+ Kiểm tra chứng từ gốc nhằm xác minh lại tính phát sinh, có thật của nghiệp vụ được ghi nhận
+ Phỏng vấn khách hàng
+ Thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết khác như: gửi thư xác nhận, quan sát, bút toán điều chỉnh…
Mỗi KTV sau khi thực hiện xong phần hành của mình đều phải chuyển lại cho nhóm trưởng kiểm tra, soát xét và nếu cần sẽ phải thực hiện thêm các thủ tục cần thiết để hoàn thiện theo yêu cầu của nhóm trưởng.
Vào ngày cuối của đợt kiểm toán, KTV điều hành (nếu cần thiết) sẽ xuống làm việc cùng nhóm kiểm toán để tổng hợp các nội dung còn tồn tại, các bút toán điều chỉnh, đồng thời soát xét lại toàn bộ kết quả kiểm toán trước khi báo cáo kết quả kiểm toán với khách hàng.
+ Họp kết thúc: Cuối mỗi cuộc kiểm toán, nhóm kiểm toán và cả KTV điều hành (nếu có) sẽ họp công bố kết quả kiểm toán với khách hàng. Cuộc họp phải có mặt Ban giám đốc, bộ phận kế toán và đại diện các phòng ban của khách hàng.
Cuộc họp nhằm mục đích báo cáo kết quả kiểm toán, nêu lên những vấn đề tồn tại, đề xuất các xử lý, các điều chỉnh cũng như các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB… của khách hàng. KTV phải thống nhât với khách hàng về các bút toán điều chỉnh.
* Bước 5: Tổng hợp, lập báo cáo kiểm toán
Bước cuối cùng này được thực hiện hoàn toàn tại văn phòng của công ty kiểm toán A&C. Đối với khách hàng ABC, Trợ lý tổng hợp - anh Đ trong nhóm kiểm toán sau khi tổng hợp hồ sơ sẽ lập dự thảo BCKT chuyển nhóm trưởng nhóm kiểm toán. Chị H sau khi soát xét dự thảo BCKT nếu cần sữa chữa thì chuyển lại cho trợ lý tổng hợp. Nếu không thì chuyển cho Kiểm toán viên điều hành cùng hồ sơ kiểm toán để soát xét.
Hồ sơ kiểm toán và báo cáo kiểm toán sau khi được KTV điều hành soát xét lại. Nếu phát hiện thấy vấn đề còn tồn tại. KTV điều hành sẽ chuyển trả lại cho nhóm trưởng nhóm kiểm toán để trả lời và hoàn thiện, nếu không thì chuyển sang cho bộ phận kiểm soát chất lượng.
Nếu bộ phận kiểm soát chất lượng xét thấy hố sơ kiểm toán chưa hoàn thiện, còn vấn đề tồn tại thì tiếp tục gửi trả lại cho nhóm trưởng nhóm kiểm toán hoàn thiện. Nếu không có vấn đề, tiếp tục gửi lên Ban giám đốc xét duyệt lần cuối trước khi gửi cho khách hàng.
Sau khi nhận được sự đồng ý của Ban giám đốc, nhóm trưởng sẽ lập phiếu lấy ý kiến của khách hàng và gửi cho khách hàng kèm theo báo cáo đã phê duyệt.
Khi nhận được phản hồi từ khách hàng. Nếu khách hàng không đồng ý với ý của báo cáo kiểm toán, nhóm trưởng sẽ phải đệ trình lên KTV điều hành và Ban giám đốc xem xét cho ý kiến. Còn trường hợp khách hàng đồng ý phát hành báo cáo. Nhóm trưởng phải lập phiếu yêu cầu phát hành trình giám đốc ký duyệt và sau đó chuyển sang cho phòng quản trị tổng hợp để phát hành báo cáo
Từ quy trình kiểm toán của A&C trên tại công ty ABC ta thấy quy trình kiểm toán của công ty A&C thường được chia thành năm giai đoạn. Các công việc được cụ thể hoá trong từng giai đoạn và từng đối tượng khách hàng. Quy trình được áp dụng trong mọi cuộc kiêm toán. So sánh với quy trình kiểm toán chung thì quy trình kiểm toán chia thành 3 giai đoạn: chuẩn bị kiểm toán, thực hành kiểm toán, kết thúc kiểm toán. Ta thấy công ty A&C đã nắm bắt được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kiểm toán nên đã tách ra thành một giai đoạn riêng biệt. Đồng thời các công việc của giai đoạn 1, 2 đã tạo được cở sở pháp lý, kế hoạch kiểm toán cụ thể và các điều kiện vật chất cho cuộc kiểm toán có chất lượng tốt.
Đối với những khách hàng là văn phòng khách sạn thì căn cứ vào tình hình cụ thể như số lượng TSCĐ, dụng cụ văn phòng nhiều hay ít, giá trị như thế nào. KTV sẽ quyết định có tiến hành thực hiện bước kiểm kê hay không. Tuy nhiên đa số trong các cuộc kiểm toán thì hầu hết đều thực hiện bước kiểm kê nhằm mục đích bổ sung bằng chứng kiểm toán
Sơ đồ 3: Qui trình kiểm toán tại A&C
Khảo sát và chấp nhận khách hàng
Lập kế hoạch kiểm toán
Chứng kiến kiểm kê (nếu có)
Thực hiện kiểm toán tại khách hàng