Thực chất, giai đoạn trước cuộc kiểm toán là giai đoạn thực hiện những công việc chuẩn bị cho cuộc kiểm toán từ khi tìm hiểu khách hàng, kí hợp đồng kiểm toán và xây dựng kế hoạch kiểm toán. Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, quyết định lớn đến thành công của cuộc kiểm toán. Qúa trình kiểm soát trước cuộc kiểm toán sẽ giúp
Trợ lý tổng hợp Trưởng nhóm KTV điều hành Bộ phận KSCL BGĐ Ghi chép giấy tờ làm việc Soát xét giấy tờ làm việc
cho quá trình chuẩn bị đi đúng hướng, tạo tiền đề thuận lợi cho thực hiện kiểm toán. Công việc của giai đoạn này chủ yếu bao gồm:
Kiểm soát khách hàng tức xem xét khả năng tiếp tục, duy trì, chấp nhận kiểm toán khách hàng
Việc kiểm soát khách hàng có vai trò rất quan trọng nhằm KSCLKT. Kiểm soát tốt khách hàng sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro và bất lợi nghiêm trọng, phương hại đến niềm tin của công chúng dành cho các dịch vụ do công ty cung cấp. Kiểm soát khách hàng là quá trình thu thập thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ pháp lí của khách hàng nhằm xem xét có thể tiếp tục thực hiện kiểm toán với khách hàng hoặc chấp nhận kiểm toán với khách hàng mới. Những thông tin thu thập được cùng những nhận xét của người khảo sát sẽ được trình bày trong “Báo cáo khảo sát tình hình doanh nghiệp”. Đối với công ty ABC, việc khảo sát khách hàng do chị Cao Thu H - trưởng phòng nghiệp vụ 4 thực hiện, bao gồm các thông tin chủ yếu như trình bày trong biểu số 2.
Biểu số 2Báo cáo khảo sát tình hình doanh nghiệp(công ty xăng dầu ABC)
Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C
BÁO CÁO KHẢO SÁT TÌNH HÌNH DOANH NGHIỆP A. Tóm lược tình hình khách hàng:
1. Tên doanh nghiệp: Công ty xăng dầu ABC
2. Loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp nhà nước.
3. Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh: kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa
dầu, khí gas hóa lỏng và các dịch vụ khác.
B. HTKSNB và tổ chức công tác kế toán
I. HTKSNB
- Có quy chế hoạt động chung toàn công ty
- Có ban kiểm soát.
- KTV tiền nhiệm: công ty kiểm toán XYZ
II. Tổ chức công tác kế toán 1. Bộ máy kế toán
- Hình thức kế toán: tập chung - Tổ chức nhân sự:
+ Kế toán trưởng: 10 năm công tác
+ Số lượng nhân viên: 6 người, trong đó 4 người tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế toán, 2 người tốt nghiệp trung cấp.
2. Sổ sách kế toán:
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Đầy đủ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
3. Chứng từ kế toán:
- Đầy đủ, hình thức tốt
- Chứng từ thu, chi bình quân tháng: 152; hóa đơn bán hàng bình quân: 65
4. Hệ thống báo cáo: Đã được lập đầy đủ, trừ không lập báo cáo lưu chuyển tiền
tệ …………
IV. Một số thông tin về báo cáo tài chính: 1. Tổng tài sản: 87.938.542.162
Trong đó: - Tài sản lưu động
+ Khoản phải thu: 24.633.203.999 + Hàng tồn kho: 26.761.483.416
- Tài sản cố định: 11.999.226.948 2. Tổng nguồn vốn: 87.938.542.162
Trong đó: - Vay ngắn hạn: 51.237.794.940 - Vay dài hạn: 2.403.640.000
3. Kết quả hoạt động kinh doanh: - Doanh thu: 1.050.139.877.822 - Gía vốn hàng bán: 1.011.767.826.651 - Chi phí bán hàng và quản lí: 32.975.096.805 - Thu nhập tài chính:187.611.318 - Thu nhập bất thường: 221.187.885 - Tổng lãi/ lỗ: 5.805.753.569
……....
C. Kết luận và đề xuất của người khảo sát:
1. Nhận xét chung: quy mô công ty lớn, công việc không quá phức tạp, có khả
năng kiểm toán.
2. Đánh gía rủi ro trong kiểm soát: Bình thường. Chú ý đến doanh thu và
hàng tồn kho
3. Đề xuất kế hoạch kiểm toán
- Thời gian: làm việc tại doanh nghiệp: 06 ngày; tổng hợp báo cáo: 03
ngày
- Nhân sự: 5 người
Kiểm soát việc lập kế hoạch kiểm toán
Trước khi thực hiện hợp đồng kiểm toán, công ty xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể chỉ rõ nội dung, mục tiêu, phạm vi của cuộc kiểm toán và những bố trí về con người, phương tiện thực hiện kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán là cơ sở để kiểm soát cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán cũng được gửi cho khách hàng nhằm phối hợp cùng công ty kiểm soát cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán tổng thể đối với công ty ABC như trình bày ở biểu số 3.
Biểu số 3 Kế hoạch kiểm toán tổng thể
Công ty kiểm toán và tư vấn A&C
KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN TỔNG THỂ
Phòng nghiệp vụ: 4
Khách hàng: Công ty xăng dầu ABC Năm tài chính: 2007
I. Thời gian:
Thời gian kiểm tra tại
doanh nghiệp (ngày) Thời gian tổng hợp tại công ty (ngày) Thời gian phát hành báo cáo chính thức
1/4/2008 đến 6/4/2008 7/4/2008 đến 9/4/2008 20/4/2008
II. Nhận sự:
Thành phần Họ và tên Giám đốc/ Phó giám đốc chỉ đạo Nguyễn Thị Hồng Thanh
Kiểm toán viên điều hành Nguyễn Lan P
Trưởng nhóm kiểm toán Cao thu H
Kiểm toán viên Nguyễn Mạnh Đ
Nguyễn Đức H
Trợ lý kiểm toán Trịnh Khánh N
Bùi Huy Q I
II. Phạm vi cuộc kiểm toán
- Thực hiện kiểm toán cho năm tài chính 2007 - Phát hành BCKT và thư quản lý (nếu có) IV. Trang thiết bị: tự chuẩn bị
V. Phương tiện đi lại: khách hàng đưa đón
Người duyệt Người lập (kí tên) (kí tên)
Khi kế hoạch kiểm toán đã được Giám đốc phê duyệt, phòng kiểm toán BCTC – phòng nghiệp vụ 4 cần chuyển một bản kế hoạch cho Bộ phận KSCL để theo dõi. Căn cứ vào kế hoạch đó, Bộ phận KSCL mở sổ theo dõi công tác kiểm toán (tên khách hàng, tên KTV tổng hợp, thời gian thực hiện tại khách hàng…).
Kiểm soát nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán công ty khách hàng
Sau khi hợp đồng kiểm toán giữa công ty và khách hàng được kí kết, A&C sẽ tiến hành lựa chọn nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán. Công việc này cũng được kiểm soát rất chặt chẽ bởi chính nhóm kiểm toán là người trực tiếp thực hiện kiểm toán, trực tiếp quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán. Nhóm kiểm toán phải đảm bảo có ít nhất một KTV có chứng chỉ CPA, đủ khả năng hướng dẫn, giám sát các trợ lý
kiểm toán. Nhóm kiểm toán thực hiện công ciệc của mình dưới sự giám sát, hướng dẫn chặt chẽ bởi một KTV điều hành. Tính độc lập, khách quan của nhóm kiểm toán cũng được kiểm soát rất chặt chẽ. Các KTV được phân công thực hiện kiểm toán phải trả lời các câu hỏi liên quan đến tính độc lập của mình với khách hàng
Bảng số 4Câu hỏi đánh giá tính độc lập của kiểm toán viên
Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C
CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ TÍNH ĐỘC LẬP CỦA KIỂM TOÁN VIÊN Họ tên KTV: Cao thu H Phòng nghiệp vụ: 4
Khách hàng: Công ty xăng dầu ABC
Stt Câu hỏi Có Không
1 Kiểm toán viên có góp vốn cổ phần trong công ty khách hàng không?
x
2 Kiểm toán viên có vay vốn khách hàng không? x
3 Kiểm toán viên có là cổ đông chi phối của công ty khách hàng không?
x
4 Kiểm toán viên có cho khách hàng vay vốn không? x
5 Kiểm toán viên có cung cấp nguyên vật liệu hay dịch vụ cho khách hàng không?
x 6 Kiểm toán viên có ký kết hợp đồng gia công chế tạo sản phẩm với
công ty khách hàng không?
x
7 KTV có làm đại lý bán hàng cho công ty khách hàng không? x
8 KTV có qan hệ họ hàng thân thuộc với những người trong bộ máy quản lý của công ty khách hàng không?
x 9 KTV có làm dịch vụ trực tiếp ghi sổ kế toán, giữ sổ kế toán và lập
báo cáo tài chính cho công ty khách hàng không?
x 10 Kết luận: KTV sẽ tham gia kiểm toán đã đảm bảo tuân thủ các
nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp về tính độc lập?
x
Sau khi nhận thấy không có bất cứ tình huống nào dẫn đến vi phạm tính độc lập, các KTV sẽ làm bản cam kết về tính độc lập.
Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn A&C
BẢN CAM KẾT VỀ TÍNH ĐỘC LẬP
Kính gửi: Tổng Giám đốc
Từ nhóm kiểm toán cho khách hàng: Công ty xăng dầu ABC Phòng: Nghiệp vụ 4
V/v: Bản cam kết về tính độc lập của kiểm toán viên
Chúng tôi đã đọc và hiểu rõ quy chế độc lập của kiểm toán viên nêu trong bản quy chế nhân viên của Công ty TNHH kiểm toán và tư vấn
Trên cơ sở đó, chúng tôi xin cam đoan, với sự trung thực tuyệt đối của mình là: (a) đã thực hiện đúng quy chế và
(b) không thấy có dấu hiệu nào được xem là vi phạm quy chế về tính độc lập của kiểm toán viên.
Thành viên nhóm kiểm toán Vị trí trong nhóm Chữ ký Ngày 1. Cao Thị H 2. Nguyễn Mạnh Đ 3. Nguyễn Đức H 4. Trịnh Khánh N 5. Bùi Huy Q
Kiểm toán viên- Nhóm trưởng Kiểm toán viên
Kiểm toán viên Trợ lý kiểm toán Trợ lý Kiểm toán 28/03/2008 28/03/2008 28/03/2008 28/03/2008 28/03/2008
Kiểm soát trong thiết kế chương trình kiểm toán
Thông thường, chương trình kiểm toán cho từng phần hành đã được công ty thiết kế sẵn, chuẩn mực nhằm hướng dẫn cho các KTV và các trợ lý kiểm toán thực hiện tốt kiểm toán phần hành được giao; ví dụ như chương trình kiểm toán TK 141- Tạm ứng như sau:
Biểu số 6:Chương trình kiểm toán TK 141- Tạm ứng
1. Tìm hiểu quy trình, đặc điểm, nội dung tài khoản và chính sách kế toán 2. Tìm hiểu HTKSNB và quy trình tạm ứng
3. Tổng hợp số liệu đối chiếu với sổ cái, báo cáo kiểm toán năm trước
4. Thu thập chi tiết các khoản tạm ứng theo đối tượng đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ tạm ứng
5. Kiểm tra danh sách dư nợ tạm ứng xem có đối tượng dư nợ lâu ngày hoặc không phải nhân viên của đơn vị
Tuy nhiên, đối với một số phần hành, chương trình kiểm toán sẽ được thiết kế cụ thể theo đặc điểm của khách hàng. Thông thường, đó là những phần hành được đánh giá có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính của khách hàng và có khả năng tồn tại rủi ro cao. Những phần hành này đã được người thực hiện khảo sát về khách hàng lưu ý trong “Báo cáo khảo sát tình hình doanh nghiệp”. Công việc này được thực hiện bởi KTV điều hành và nhóm trưởng nhóm kiểm toán trên cơ sở chương trình kiểm toán chuẩn của công ty và đặc điểm thực tế của khách hàng.
Ví dụ, về chương trình kiểm toán hàng tồn kho, khoản mục được đánh giá có khả năng rủi ro cao, của công ty xăng dầu ABC như sau:
Biểu số 7 : Chương trình kiểm toán hàng tồn kho
Kiểm soát chứng kiến kiểm kê
1. Tìm hiểu đặc điểm tài khoản và HTKSNB 2. Tổng hợp số liệu HTK từ cân đối phát sinh
3. Tổng hợp số liệu chi tiết nguyên vật liệu từ sổ cái, đối chiếu cân đối tài khoản 4. Tổng hợp phát sinh
5. Tổng hợp đối ứng
6. Kiểm tra nhập kho nguyên vật liệu
7. Thu thập báo cáo nhập- xuất- tồn NVL đối chiếu số liệu với sổ cái 8. Kiểm tra phát sinh CP SXKD
9. Tổng hợp đối ứng CP SXKD từ sổ cái 10. Tổng hợp phát sinh hàng hóa
11. Tổng hợp đối ứng xăng dầu
12. Kiểm tra nhập kho xăng dầu (tháng 12) 13. Tổng hợp đối ứng dầu mỡ
14. Kiểm tra nhập kho dầu mỡ (tháng 12) 15. Tổng hợp đối ứng ga và phụ kiện
16. Kiểm tra nhập kho ga và phụ kiện (tháng 12) 17. Tổng hợp đối ứng hàng hóa khác
18. Kiểm tra giá xăng dầu, dầu mỡ, ga, phụ kiện
19. Thu thập báo cáo nhập- xuất- tồn hàng hóa đối chiếu với sổ cái
20. Tổng hợp kết quả kiểm kê xăng dầu và đối chiếu với tài khoản trên báo cáo nhập- xuất- tồn
21. Thu thập báo cáo nhập-xuất- tồn dầu mỡ (chi tiết theo mặt hàng) đối chiếu với nhập-xuất- tồn hàng hóa
22. Tổng hợp kết quả kiểm kê dầu mỡ (chọn mẫu theo mặt hàng) và đối chiếu với báo cáo nhập-xuất-tồn dầu mỡ
23. Thu thập báo cáo nhập-xuất-tồn ga và phụ kiện (chi tiết theo mặt hàng) và đối chiếu với báo cáo nhập-xuất tồn hàng hóa
24. Tổng hợp kết quả kiểm kê ga và phụ kiện (theo mặt hàng) và đối chiếu với thống kê trên báo cáo nhập-xuất-tồn
25. Đối chiếu biên bản kiểm kê tổng hợp với biên bản kiểm kê chi tiết tại từng cửa hàng 26. Kết luận
- Khi kế hoạch kiểm kê đã được Giám đốc phê duyệt, các phòng kiểm toán báo cáo tài chính cần chuyển bản kế hoạch cho bộ phận KSCL để theo dõi. Căn cứ vào kế hoạch đó, bộ phận KSCL mở sổ theo dõi công tác chứng kiến kiểm kê (tên khách hàng, tên nhân viên kiểm toán, thời gian…).
- Các nhân viên được phân công đi kiểm kê tại khách hàng sau khi hoàn thành công việc cần tổng hợp lại hồ sơ, lập ngay Báo cáo kiểm kê, hoàn tất chương trình kiểm kê theo quy định. Trưởng, phó phòng kiểm toán cần kiểm tra soát xét các hồ sơ này. Chậm nhất là 5 ngày sau khi thời gian kiểm kê tại khách hàng, bộ hồ sơ cần được chuyển cho Bộ phận KSCL để kiểm tra, quản lý lưu trữ. Các nhân viên cần lập danh mục tài liệu của từng hồ sơ kiểm kê và ký sổ giao nộp hồ sơ.
- Các nhân viên sẽ được thanh toán công tác phí kiểm kê khi bộ hồ sơ kiểm kê đã được bộ phận KSCL xác nhận đạt yêu cầu. Hồ sơ chưa đạt yêu cầu sẽ được trả lại để bổ sung, hoàn thiện. Hạn nộp hồ sơ trong vòng 3 ngày kể từ khi trả hồ sơ.
- Khi chuẩn bị tài liệu đi kiểm toán khách hàng, các phòng sẽ liên hệ với Bộ phận KSCL để nhận lại hồ sơ của khách hàng đó và ký nhận sổ giaoo nhận hồ sơ.