Phân tích bài toán nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể xác lập cơ sở dữ liệu để đưa máy tính vào phục vụ trong lĩnh vực quản lý. Phân tích là một công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy tính, không thể đưa máy tính vào áp dụng mà không qua giai đoạn phân tích. Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác định yêu cầu của người sử dụng, sơ đồ dòng dữ liệu đưa ra mô hình về hệ thống. Điều quan trọng là phải có sẵn thông tin vào và phải đưa ra các thông tin gì trước khi thực hiện một quá trình.
Có thể bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access giống như tạo một bảng tính để giải quyết một bài toán đơn giản trong một ứng dụng bảng tính Microsoft Excel, chỉ cần bắt đầu từ công việc tổ chức các
dữ liệu thành các hàng và các cột, thêm vào các công thức tính toán ở những vị trí cần thiết. Nhưng đã làm nhiều với các hệ cơ sở dữ liệu hay ứng dụng bảng tính, thì chúng ta hiểu rằng kiểu làm việc không có kế hoạch như vậy chỉ có tác dụng trong những tình huống đơn giản nhất. Việc giải quyết một vấn đề thực tế đòi hỏi phải lập kế hoạch và phải sửa đi sửa lại nhiều lần ứng dụng trước khi hoàn thành. Một trong những điểm đặc biệt của một hệ cơ sở dữ liệu như Microsoft Access là việc sửa lỗi trong quá trình này dễ dàng hơn rất nhiều, tuy nhiên xét về lâu dài thì rất nên dành thời gian ban đầu cho việc thiết kế các nhiệm vụ phải thực hiện các cấu trúc dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các nhiệm vụ đó và tiến trình thực hiện các nhiệm vụ của một ứng dụng cơ sở dữ liệu.
Để bắt đầu thiết kế một ứng dụng cơ sở dữ liệu ta phải làm theo những giai đoạn cơ bản sau:
• Giai đoạn 1:
Trước khi bắt tay vào xây dựng một ứng dụng, chắc chắn ta phải tìm hiểu những công việc mà hệ thống sẽ thực hiện. Nên dành một ít thời gian để lập danh sách tất cả các nhiệm vụ chính cần thực hiện trong ứng dụng như:
- Xác lập dự án. - Khảo sát sơ bộ.
- Đề xuất giải pháp ở mức thô. - Lập luận chứng và kế hoạch dự án.
• Giai đoạn 2:
- Phân tích hệ thống.
- Phân tích quản lý hệ thống hiện nay. - Xây dựng sơ đồ chức năng.
- Xác định ngôn ngữ Microsoft Access để xây dựng một ứng dụng.
• Giai đoạn 3:
- Xây dựng mô hình quản lý dữ liệu. - Xây dựng quan hệ giữa các phần xử lý.
• Giai đoạn 4:
- Thiết kế chi tiết.
- Thiết kế các bảng dữ liệu. - Thiết kế các mẫu biểu. - Thiết kế các báo cáo.
• Giai đoạn 5:
- Hoàn thiện chương trình. - Nạp dữ liệu chạy thử. - Huấn luyện.
• Giai đoạn 6:
- Khai thác, sửa đổi và nâng cấp chương trình. - Phát triển chương trình nếu có thể.