2.2.1.1 Định nghĩa nhà giao nhận hàng không
Nhà giao nhận hàng không [18] là một cá nhân hay một công ty thực hiện gởi hàng bằng máy bay và đặt giữ chỗ hoặc thu xếp chỗ cho các lô hàng này. Các nhà giao nhận hàng không thu xếp việc vận chuyển hàng đến một đích đến quốc tế. Họ có chuyên môn cho phép để chuẩn bị chứng từ và thực hiện các hoạt động có liên quan đến các lô hàng quốc tế. Một số các thông tin điển hình mà một nhà giao nhận hàng không phải xem xét đến là hóa đơn thương mại, tờ khai xuất hàng của người gởi hàng và các chứng từ khác mà nhà vận chuyển hay nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hay nước chuyển tải yêu cầu. Phần lớn các thông tin này thì hiện nay được xử lý trong một môi trường không có giấy tờ.
2.2.1.2 Chức năng của nhà giao nhận hàng không
Các nhà giao nhận hàng không cung cấp dịch vụ cho người gởi hàng liên quan đến việc xuất khẩu hàng và hỗ trợ người nhận phía bên nhập khẩu hàng. Các công việc thường xuyên của một đại lý của IATA như sau [18]:
- Hỗ trợ khách hàng các thông tin liên quan đến các yêu cầu của nước nhập khẩu hàng, không chỉ khi hợp đồng mua bán xuất khẩu đã được ký kết mà ngay cả khi đang thương lượng hợp đồng.
- Cung cấp các phương tiện để tiếp nhận các lô hàng xuất từ người gởi hàng.
- Thu xếp lấy hàng từ nơi của người gởi hàng vận chuyển ra sân bay. - Chuẩn bị các chứng từ như vận đơn hàng không…, đảm bảo các hóa đơn và chứng từ thương mại thỏa mãn các nhu cầu của vận chuyển hàng không và thông quan.
- Kiểm tra giấy phép xuất/ nhập hàng có phù hợp với quy định của các nước.
- Đảm bảo việc đóng gói phù hợp và cung cấp các tờ khai hay giấy chứng nhận đối với các lô hàng nguy hiểm hay động vật sống…do người gởi hàng cung cấp phù hợp với quy định của chính phủ và IATA.
- Mua bảo hiểm theo yêu cầu của khách hàng
- Thu xếp việc vận chuyển hàng, đặt giữ chổ với hãng hàng không và lên kế hoạch giao nhận hàng ở sân bay.
- Theo dõi lịch trình đi của hàng và can thiệp với hãng hàng không khi cần thiết.