III. Cơ cấu tổ chức của cụng ty
2.3.3 Quy trỡnh 3: Quy trỡnh thiết kế
a) Mục đớch: Xõy dựng đặc tả yờu cầu phần mềm, thiết kế kiến trỳc hệ thống và thiết kế kỹ thuật.
b) Cỏc dấu hiệu đặc trưng
Quy trỡnh thiết kế được đặc trưng bởi cỏc dấu hiệu sau: - Thiết kế kiến trỳc hệ thống.
- Thiết kế kỹ thuật: Thiết kế dữ liệu. Thiết kế chương trỡnh. Thiết kế giao diện.
Thiết kế cỏc cụng cụ cài đặt.
Để thiết kế cơ sở dữ liệu người ta thường dựng một trong hai phương phỏp phổ biến: phương phỏp từ cỏc đầu ra và phương phỏp mụ hỡnh húa.
c) Thiết kế cơ sở dữ liệu
oThiết kế cơ sở dữ liệu lụ gic từ cỏc thụng tin đầu ra
Bước 1. Xỏc định cỏc đầu ra
- Liệt kờ toàn bộ cỏc thụng tin đầu ra.
- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chỳng.
Bước 2. Xỏc định cỏc tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
- Đầu tiờn liệt kờ toàn bộ cỏc thuộc tớnh thành một danh sỏch
- Đỏnh dấu cỏc thuộc tớnh lặp – là những thuộc tớnh cú thể nhận nhiều giỏ trị dữ liệu.
- Đỏnh dấu cỏc thuộc tớnh thứ sinh – là những thuộc tớnh được tớnh toỏn ra hoặc được suy ra từ cỏc thuộc tớnh khỏc
Thực hiện chuẩn hoỏ mức 1 (1.NF):
- Chuẩn hoỏ mức một quy định rằng, trong mỗi danh sỏch khụng được chứa cỏc thuộc tớnh lặp. Nếu cú cỏc thuộc tớnh lặp thỡ phải tỏch cỏc thuộc tớnh lặp đú thành cỏc danh sỏch con, cú ý nghĩa dưới gúc độ quản lý.
- Gắn thờm cho nú một tờn, tỡm cho nú một thuộc tớnh định danh riờng.
Thực hiện chuẩn hoỏ mức 2 (2.NF):
- Chuẩn hoỏ mức hai quy định rằng, trong một danh sỏch mỗi thuộc tớnh phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoỏ chức khụng chỉ phụ thuộc vào một phần của khoỏ. Nếu cú sự phụ thuộc như vậy thỡ phải tỏch những những thuộc tớnh phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoỏ thành một danh sỏch con mới.
- Lấy bộ phận khúa đú làm khúa cho danh sỏch mới. Đặt cho danh sỏch mới này một tờn riờng thớch hợp.
Thực hiện chuẩn hoỏ mức 3 (3.NF):
- Chuẩn hoỏ mức 3 quy định rằng, trong một danh sỏch khụng được phộp cú sự phụ thuộc bắc cầu giữa cỏc thuộc tớnh. Nếu thuộc tớnh này phụ thuộc hàm vào thuộc tớnh kia thỡ phải tỏch chỳng ta thành cỏc thuộc tớnh khỏc nhau cú quan hệ với nhau.
- Xỏc định khúa và tờn cho mỗi danh sỏch mới.
Bước 3. Tớch hợp cỏc tệp để chỉ tạo ra một CSDL
Sau khi thực hiện bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sỏch, mỗi danh sỏch liờn quan tới một đối tượng quản lý. Những danh sỏch nào cựng mụ tả về một thực thể thỡ phải tớch hợp lại, nghĩa là tạo một danh sỏch chung, bằng cỏch tập hợp tất cả cỏc thuộc tớnh chung và riờng của những danh sỏch đú.
Bước 4. Xỏc định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
- Xỏc định số lượng cỏc bản ghi cho từng tệp.
- Xỏc định độ dài cho một thuộc tớnh, tớnh độ dài cho bản ghi.
Bước 5. Xỏc định liờn hệ lụ gic giữa cỏc tệp và thiết lập sơ đồ cấu trỳc dữ liệu
Xỏc định mối liờn hệ giữa cỏc tệp, biểu diễn chỳng bằng cỏc mũi tờn hai chiều.
oThiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương phỏp mụ hỡnh húa
Cỏc thành phần của mụ hỡnh dữ liệu bao gồm :
- Thuộc tớnh : là đặc trưng của thực thể. Thuộc tớnh liờn quan đến cỏc kiểu thực thể, cũn giỏ trị thuộc tớnh riờng biệt thỡ thuộc về riờng từng thực thể. Cú 3 loại thuộc tớnh như :
+ Thuộc tớnh định danh ( thuộc tớnh khoỏ): là một hay nhiều thuộc tớnh cho phộp xỏc định duy nhất một thực thể.
+ Thuộc tớnh mụ tả: hầu hết cỏc thuộc tớnh trong một kiểu thực thể đều là thuộc tớnh mụ tả. Mỗi thuộc tớnh chỉ xuất hiện trong một bảng
Vớ dụ:
Với thực thể DmKhachHang ( MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai ) thỡ:
* Thuộc tớnh MaKH là khoỏ.
* Thuộc tớnh TenKH, DiaChi, DienThoai là thuộc tớnh mụ tả.
+ Thuộc tớnh kết nối: là thuộc tớnh được dựng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khỏc.
- Thực thể: được hiểu là tập hợp cỏc đối tượng cựng loại dưới gúc độ quan tõm của nhà quản lý.
Cú hai loại thực thể:
- Thực thể tài nguyờn: Chỉ mụ tả mà khụng giao dịch. VD: DmKhachHang ( MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai )
- Bảng giao dịch (Nhúm thực thể giao dịch): Thể hiện cỏc giao dịch. Vớ dụ: HopDong (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, MaNhanVien)
- Kiểu thực thể: là một nhúm tự nhiờn một số thực thể lại, mụ tả một loại thụng tin chứ khụng phải bản thõn thụng tin.
- Cỏc kiểu liờn kết : 1@1 Liờn kết Một - Một
Một lần xuất hiện của thực thể A được liờn kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại.
1@N Liờn kết Một - Nhiều
Loại liờn kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể A liờn kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liờn kết với một lần xuất hiện của A.
Vớ dụ như quan hệ giữa khỏch hàng và húa đơn bỏn hàng, một khỏch hàng cú thể cú nhiều húa đơn bỏn hàng, cũn một húa đơn bỏn hàng chỉ thuộc về một khỏch hàng nào đú.
N@M Liờn kết Nhiều - Nhiều
Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B.
d) Thiết kế giao diện
oNhững nguyờn tắc cơ bản khi trỡnh bầy thụng tin trờn màn hỡnh
Theo Dumas và Galitz thỡ cú những nguyờn tắc cơ bản cho việc trỡnh bầy thụng tin trờn màn hỡnh sau:
Đặt mọi thụng tin gắn liền với một nhiệm vụ trờn cựng một màn hỡnh. Người sử dụng khụng phải nhớ thụng tin từ màn hỡnh này sang màn hỡnh khỏc.
Chỉ dẫn rừ cỏch thoỏt khỏi màn hỡnh. Đặt giữa cỏc tiờu đề và xếp đặt thụng tin theo trục trung tõm.
Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hỡnh thỡ mỗi trang phải được đỏnh số thứ tự.
Viết văn bản theo quy ước chung bằng cỏch sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chõn ... và ngắt cõu hợp lý.
Đặt tờn đầu cột cho mỗi cột.
Tổ chức cỏc phần tử của danh sỏch theo trật tự quen thuộc trong quản lý.
Cõn trỏi cỏc cột văn bản và cõn phải cỏc cột số, vị trớ dấu thập phõn thẳng hàng.
Chỉ đặt màu cho những thụng tin quan trọng.
o Cỏc quy tắc hữu ớch cho việc thiết kế màn hỡnh nhập liệu
Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuụn dạng màn hỡnh nhập liệu phải giống như tài liệu gốc.
Nờn nhúm cỏc trường trờn màn hỡnh theo một trật tự cú ý nghĩa, theo trật tự tự nhiờn, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.
Người dựng khụng phải nhập cỏc thụng tin mà chương trỡnh cú thể tỡm được từ CSDL hoặc tớnh toỏn được.
Đặt tờn cỏc trường ở trờn hoặc trước trường nhập.
Đặt cỏc giỏ trị ngầm định cho phự hợp.
e) Lưu đồ của quy trỡnh 3
Hỡnh 2. 6 Lưu đồ quy trỡnh 3: Quy trỡnh thiết kế 2.3.4 Quy trỡnh 4: Quy trỡnh lập trỡnh
a) Mục đớch
Quy trỡnh lập trỡnh cú cỏc mục đớch sau đõy:
Mở đầu Kết thỳc Lập kế hoạch thiết kế Xỏc định yờu cầu phần mềm Thiết kế kiến trỳc hệ thụng Xem xột kiến trỳc hệ thống Thiết kế kỹ thuật
Bỏo cỏo tổng hợp kết quả thiết kế Đạt
Chưa đạt
- Lập kế hoạch lập trỡnh. - Lập trỡnh cỏc module.
- Tớch hợp và mụ tả hệ thống.
b) Cỏc dấu hiệu
Quy trỡnh lập trỡnh được đặc trưng bởi cỏc dấu hiệu: - Lập trỡnh cỏc module.
- Tớch hợp cỏc module.
- Mụ tả cơ chế hoạt động của chương trỡnh.
c) Lưu đồ của quy trỡnh 4
Mở đầu
Kết thỳc
Lập kế hoạch lập trỡnh Kiểm tra cụng cụ lập trỡnh Lập trỡnh cỏc thư viện chung Lập trỡnh cỏc module chức năng Tớch hợp phần mềm Lỗi khi tớch hợp Tập hợp bàn giao kết quả Khụng cú lỗi Cú lỗi
Hỡnh 2. 7 Lưu đồ quy trỡnh 4: Quy trỡnh lập trỡnh
a) Mục đớch
Quy trỡnh test cú mục đớch test hệ thống, test theo cỏc tiờu chuẩn nghiệm thu và test theo yờu cầu của khỏch hàng.
b) Cỏc dấu hiệu
- Lập kịch bản test.
- Tiến hành test chương trỡnh phần mềm. - Viờt hồ sơ test chương trỡnh.
c) Lưu đồ của quy trỡnh 5
Mở đầu
Kết thỳc Lập kế hoạch test
Lập kịch bản test
Thực hiện test
Bàn giao kết quả test Duyệt kế hoạch test
Duyệt kịch bản test
Ghi nhõn kết quả test
Duyệt Duyệt Khụng duyệt Khụng duyệt 48
2.3.6 Quy trỡnh 6: Quy trỡnh triển khaia) Mục đớch a) Mục đớch
Quỏ trỡnh triển khai cú mục đớch
- Cài đặt phần mềm cho khỏch hàng tại cỏc điểm triển khai - Đào tạo sử dụng cho khỏch hàng
- Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
b) Cỏc dấu hiệu
Quy trỡnh triển khai được đặc trưng bởi cỏc dấu hiệu: - Cài đặt mỏy chủ, mỏy trạm.
- Cài đặt cỏc phần mềm ứng dụng. - Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng.
c) Cỏc phương phỏp cài đặt hệ thống
Cú bốn kiểu cài đặt cơ bản: Trực tiếp, song song, cục bộ từng phần và phõn giai đoạn. Việc lựa chọn phương phỏp cài đặt là tựy thuộc vào quy mụ và độ phức tạp của những thay đổi liờn quan đến hệ thống mới.
Cài đặt trực tiếp
Theo phương phỏp này người ta thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn, toàn bộ cỏc cụng việc được thưc hiện đồng thời.
Ưu điểm: Thực hiện trong thời gian ngắn, tổng kinh phớ ớt, do thời gian thực hiện ngắn nờn việc chống đối khú cú điều kiện thực hiện.
Hệ thống cũ
Nhược điểm: Tớnh rủi ro cao, đũi hỏi chi phớ cấp tập, đũi hỏi nhõn lực cụng nghệ thụng tin, việc quản lý căng thẳng.
Áp dụng: phương phỏp này phự hợp với cỏc hệ thống thụng tin (HTTT) nhỏ, ớt rủi ro, người quản lý cú kinh nghiệm chuyển đổi.
Cài đặt song song
Theo phương phỏp này HTTT mới sẽ hoạt động song hành với HTTT cũ trong thời gian khỏ dài. Khi HTTT mới chỳng tỏ được ưu việt của mỡnh thỡ người ta ngừng hoạt động của HTTT cũ.
Ưu điểm: phương phỏp này cực kỡ an toàn, cú thể chứng tỏ được tớnh ưu việt của hệ thống mới, cú điều kiện so sỏnh kết quả của hai hệ thống, cú thể chỉnh sửa được hệ thống mới, phỏt hiện được những vụ lý của hệ thống cũ.
Nhược điểm: phương phỏp này thường tốn kộm, quản lý khú khăn, đũi hỏi nhõn lực lớn, kộo dài nờn cú sự chống đối của cỏi cũ.
Áp dụng phương phỏp này được sử dụng trong cỏc hệ thống mà đũi hỏi sự an toàn một cỏch sống cũn. Chỉ nờn ỏp dụng trong cỏc hệ thống vừa và nhỏ, cỏc hệ thống mà người sử dụng tương đối cú kinh nghiệm.
Cài đặt thớ điểm cục bộ
Người ta sẽ chọn một bộ phận tiờu biểu và tiến hành chuyển đổi cho bộ phận này sau đú rỳt kinh nghiệm và triển khai đại trà cho tất cả cỏc bộ phận khỏc. Hệ thống mới Hệ thống cũ Hệ thống mới Hệ thống cũ Hệ thống mới 50
Ưu điểm: phương phỏp này khỏ an toàn, tổng chi phớ vừa phải, hiệu quả ưu việt của HTTT khỏ đảm bảo, thời gian chuyển đổi khỏ ngắn.
Nhược điểm: Việc chọn bộ phận làm thớ điểm cú một ớt khú khăn, khú khăn vỡ cả hệ thống mới và hệ thống cũ cựng hoạt động.
Áp dụng: phương phỏp này phự hợp với những hệ thống cú nhiều bộ phận nhỏ chức năng tương đương nhau, hay cỏc hệ thống trờn địa bàn rộng lớn, phức tạp.
Chuyển đổi dần từng bộ phận
Theo phương phỏp này sẽ tiến hành cài đặt từng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt.
Ưu điểm: phương phỏp này an toàn, qua quỏ trỡnh cài đặt rỳt ra điều kiện kinh nghiệm, phương phỏp này phự hợp với việc kinh phớ cấp dần theo thời gian.
Nhược điểm: khú quản lý, thời gian kộo dài nờn gõy tõm lý chống đối. Tổng kinh phớ cho việc chuyển đổi lớn. Do thời gian kộo dài nờn cú thể bị lạc hậu về kỹ thuật.
Áp dụng: phương phỏp này phự hợp với những hệ thống lớn, kinh phớ bao cấp, phự hợp với cỏc hệ thống mà sự ảnh hưởng của cụng nghệ là vừa phải.
d) Lưu đồ của quy trỡnh 6
Hỡnh 2. 9 Lưu đồ quy trỡnh 6: Quy trỡnh triển khai
Mở đầu
Kết thỳc
Lập kế hoạch triển khai Xõy dựng giải phỏp Cài đặt chương trỡnh Đưa hệ thống vận hành Kiểm tra Hướng dẫn sử dụng Thụng qua Khụng thụng qua Tổng hợp bàn giao kết quả 52
CHƯƠNG III
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN Lí HỢP ĐỒNG TẠI CễNG TY CỔ PHẦN MỀM PHẦN MỀM QUẢN Lí DOANH NGHIỆP
CYBERSOFT
3.1 Khảo sỏt hệ thống quản lý khỏch hàng tại cụng ty CYBERSOFT
Quỏ trỡnh thu thập thụng tin cho việc phõn tớch thiết kế hệ thống quản lý khỏch hàng tại cụng ty CyberSoft được thực hiện bởi hai phương phỏp chủ yếu là phỏng vấn trực tiếp và nghiờn cứu tài liệu.
Phương phỏp phỏng vấn tập trung đi sõu tỡm hiểu cỏc vấn đề liờn quan đến nghiệp vụ, kinh nghiệm cũng như cỏc vấn đề phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động của hệ thống. Với đối tượng phỏng vấn đến từ nhiều bộ phận khỏc nhau của cụng ty, lượng thụng tin thu thập được khỏ đầy đủ và chi tiết.
Phương phỏp nghiờn cứu tài liệu thu thập cỏc thụng tin về lịch sử hoạt động của cụng ty, chức năng của mỗi phũng ban trong cụng ty, quỏ trỡnh kớ kết, gia hạn hợp đồng với khỏch hàng cũng như cỏc loại hồ sơ liờn quan đến khỏch hàng như: hợp đồng mua phần mềm, hợp đồng bảo trỡ sản phẩm, phiếu hỗ trợ bảo hành,…
3.1.1 Cỏc hoạt động chủ yếu của hệ thống quản lý khỏch hàng
- Tiếp nhận cỏc yờu cầu của khỏch hàng về nhu cầu phần mềm, nhu cầu ký hợp đồng bảo trỡ.
- Cập nhật thụng tin về khỏch hàng.
- Cập nhật thụng tin về cỏc hợp đồng. -Cập nhật thụng tin về yờu cầu bảo hành -Cập nhật thụng tin về ý kiến khỏch hàng
- Lập phiếu đề nghị triển khai thực hiện hợp đồng.
- Lập cỏc bỏo cỏo theo định kỳ hoặc khi cú yờu cầu như bản kờ khỏch hàng, bỏo cỏo kết quả kinh doanh, bỏo cỏo tỡnh hỡnh ký kết,bảng kờ ý kiến của khỏch hàng, danh sỏch khỏch hàng cú yờu cầu bảo hành trong thỏng…
3.1.2 Cỏc mẫu biểu thường gặp
- Hợp đồng cung cấp phần mềm và phụ lục hợp đồng (nếu cú). - Hợp đồng bảo trỡ.
- Phiếu đề nghị triển khai.
- Phiếu theo dừi thụng tin hợp đồng. - Bản kờ danh sỏch khỏch hàng.
- Bỏo cỏo tỡnh hỡnh ký kết, bỏo cỏo kết quả kinh doanh.
3.1.3 Quy trỡnh của bài toỏn quản lý khỏch hàng
Quỏ trỡnh quản lý khỏch hàng tại cụng ty CYBERSOFT sẽ diễn ra như sau:
Khi một khỏch hàng gửi nhu cầu muốn được sử dụng phần mềm tới cụng ty thỡ phũng kinh doanh sẽ xem xột yờu cầu của khỏch hàng đú.
Nếu sản phẩm phần mềm của cụng ty đỏp ứng được yờu cầu của khỏch hàng thỡ sẽ tiến hành ký hợp đồng cung cấp phần mềm.
Nếu phần mềm chưa đỏp ứng ngay điều kiện yờu cầu của khỏch hàng thỡ phũng kinh doanh sẽ tiến hành khảo sỏt, sau đú gửi bỏo cỏo đến phũng lập trỡnh để phũng lập trỡnh sửa đổi phần mềm cho phự hợp với yờu cầu của