DFD mức 1của tiến trỡnh 4.0: Thống kờ, bỏo cỏo

III. Cơ cấu tổ chức của cụng ty

3.2.3.6 DFD mức 1của tiến trỡnh 4.0: Thống kờ, bỏo cỏo

Hỡnh 3. 10 DFD mức 1 của tiến trỡnh 4.0 Thống kờ, bỏo cỏo 3.2.4 Từ điển dữ liệu

3.2.4.1 Phớch luồng dữ liệu

Tờn luồng: Hợp đồng cung cấp phần mềm

Mụ tả: Là hợp đồng được lập khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn sản phẩm phần mềm cho khỏch hàng.

Vật mang: Là hợp đồng trờn giấy tờ và được lưu trữ trờn cỏc vật mang tin như đĩa từ.

DFD liờn quan: DFD mức 1 của tiến trỡnh 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.

Nguồn: Khỏch hàng

Đớch: chuyển đến phũng kinh doanh.

Hợp đồng 4.1 Truy xuất dữ liệu 4.2 Tớnh toỏn tổng hợp số liệu 4.3 Lờn bỏo cỏo Dữ liệu đó được lọc DM nhõn viờn Giỏm đốc/ Trưởng phũng DM Khỏch hàng Bỏo cỏo định ký Thụng tin cho bỏo cỏo 66

Cỏc phần tử thụng tin: Số hợp đồng, ngày lập hợp đồng, tờn khỏch hàng, sản phẩm phần mềm cung cấp cho khỏch hàng, giỏ trị hợp đồng.

Tờn luồng: Phiếu đề nghị triển khai

Mụ tả: Được lập sau khi cú phỏt sinh bỏn sản phẩm phần mềm cho khỏch hàng. Đõy là căn cứ để triển khai cài đặt phần mềm, đào tạo người sử dụng cho khỏch hàng.

Vật mang: Là văn bản trờn giấy tờ và được lưu trữ trờn cỏc vật mang tin như đĩa từ.

DFD liờn quan: DFD mức 1 của tiến trỡnh 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.

Nguồn: Do nhõn viờn kinh doanh lập.

Đớch: Chuyển đến phũng triển khai.

Cỏc phần tử thụng tin: Tờn khỏch hàng, người đại diện, địa chỉ, điện thoại, thời gian triển khai.

Tờn luồng: Hợp đồng bảo trỡ

Mụ tả: Hợp đồng bảo trỡ sản phẩm phần mềm của cụng ty đó ký với khỏch hàng cú thời hạn là một năm.

Vật mang: Là hợp đồng trờn giấy tờ và được lưu trữ trờn cỏc vật mang tin như đĩa từ.

DFD liờn quan: DFD mức 1 của tiến trỡnh 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trỡ.

Nguồn: Khỏch hàng

Đớch: Chuyển đến phũng bảo trỡ.

Cỏc phần tử thụng tin: Số hợp đồng, tờn khỏch hàng, sản phẩm phần mềm, giỏ trị hợp đồng.

Tờn luồng: Bỏo giỏ hợp đồng bảo trỡ

Mụ tả: Bỏo giỏ hợp đồng bảo trỡ gửi cho khỏch hàng.

Vật mang: Là văn bản trờn giấy hoặc thụng tin gửi cho khỏch hàng.

DFD liờn quan: DFD mức 1 của tiến trỡnh 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trỡ.

Nguồn: Phũng hỗ trợ và chăm súc khỏch hàng (Phũng bảo hành)

Đớch: Khỏch hàng

Cỏc phần tử thụng tin: Tờn khỏch hàng, địa chỉ, điện thoại, giỏ trị hợp đồng.

3.2.4.2 Phớch xử lý logic

Tờn xử lý: Cập nhật thụng tin về khỏch hàng

Mụ tả: Được thực hiện bởi nhõn viờn kinh doanh khi cú thụng tin về khỏch hàng bằng cỏch nhập những thụng tin đó qua xử lý vào chương trỡnh.

Phương tiện thực hiện: Nhập dữ liệu thụng qua bàn phớm vào chương trỡnh.

DFD liờn quan: DFD của tiến trỡnh 1.0: Quản lý danh mục khỏch hàng.

Cỏc luồng dữ liệu vào: Thụng tin về khỏch hàng.

Cỏc luồng dữ liệu ra: Cỏc dữ liệu về khỏch hàng trong chương trỡnh.

Kho dữ liệu: Danh mục khỏch hàng.

Tờn xử lý: Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm

Mụ tả: Xử lý được thực hiện bởi nhõn viờn kinh doanh khi một sản phẩm phần mềm được bỏn cho khỏch hàng.

Phương tiện thực hiện: Nhập dữ liệu thụng qua bàn phớm vào chương trỡnh.

DFD liờn quan: DFD của tiến trỡnh 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.

Cỏc luồng dữ liệu vào: Thụng tin về hợp đồng.

Cỏc luồng dữ liệu ra: Số hợp đồng, tờn khỏch hàng, sản phẩm phần mềm, giỏ trị hợp đồng được lưu trong chương trỡnh.

Kho dữ liệu: Danh mục khỏch hàng, danh mục nhõn viờn, hợp đồng.

Tờn xử lý: Lập phiếu đề nghị triển khai

Mụ tả: Thực hiện bởi nhõn viờn kinh doanh khi một hợp đồng cung cấp phần mềm được ký.

Phương tiện thực hiện: Lấy từ kho dữ liệu hợp đồng cỏc thụng tin cần

thiết để lập phiếu.

DFD liờn quan: DFD của tiến trỡnh 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm.

Cỏc luồng dữ liệu vào: Số hợp đồng, ngày ký, tờn khỏch hàng, địa chỉ, điện thoại.

Cỏc luồng dữ liệu ra: Phiếu đề nghị triển khai.

Kho dữ liệu: Hợp đồng

Tờn xử lý: Cập nhật hợp đồng bảo trỡ

Mụ tả: Xử lý được thực hiện khi khỏch hàng ký hợp đồng bảo trỡ.

Phương tiện thực hiện: Nhập dữ liệu thụng qua bàn phớm.

DFD liờn quan: DFD mức 1của tiến trỡnh 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trỡ.

Cỏc luồng dữ liệu vào: Hợp đồng bảo trỡ ký với khỏch hàng.

Cỏc luồng dữ liệu ra: Số hợp đồng, tờn khỏch hàng, sản phẩm, giỏ trị hợp đồng được lưu trong chương trỡnh.

Kho dữ liệu: Danh mục khỏch hàng, danh mục nhõn viờn, hợp đồng.

Tờn xử lý: Lờn bỏo cỏo

Mụ tả: thực hiện khi cú yờu cầu từ cấp trờn hoặc định kỳ lập bỏo cỏo.

Phương tiện thực hiện: Chương trỡnh tự động lờn bỏo cỏo lựa chọn của người lập bỏo cỏo.

DFD liờn quan: DFD mức 1của tiến trỡnh 4.0: Thống kờ, bỏo cỏo

Cỏc luồng dữ liệu vào: Thụng tin về khỏch hàng, thụng tin về hợp đồng.

Cỏc luồng dữ liệu ra: Những bỏo cỏo cần thiết, bản kờ cỏc danh mục.

Kho dữ liệu: Danh mục khỏch hàng, danh mục nhõn viờn, hợp đồng.

3.2.4.3 Phớch kho dữ liệu

Tờn kho: Danh mục khỏch hàng

Mụ tả: Bao gồm cỏc thụng tin về khỏch hàng như mó khỏch hàng, tờn khỏch hàng, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, loại hỡnh sở hữu.

Vật mang: Lưu trờn mỏy tớnh

DFD liờn quan: DFD mức 1của cỏc tiến trỡnh 1.0: Quản lý danh mục khỏch hàng; 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm; 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trỡ; 4.0: Thống kờ, bỏo cỏo.

hợp đồng cung cấp phần mềm, cập nhật hợp đồng bảo trỡ, truy xuất dữ liệu.

Tờn kho: Hợp đồng

Mụ tả: Gồm cỏc thụng tin về hợp đụng như số hợp đồng, tờn khỏch hàng, loại hợp đồng, ngày ký, giỏ trị hợp đồng.

Vật mang: Lưu trờn mỏy tớnh

DFD liờn quan: DFD mức 1của cỏc tiến trỡnh 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm; 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trỡ; 4.0: Thống kờ, bỏo cỏo.

Cỏc xử lý cú liờn quan: Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm, cập nhật hợp đồng bảo trỡ, truy xuất dữ liệu.

Tờn kho: Danh mục nhõn viờn

Mụ tả: Gồm cỏc thụng tin về nhõn viờn như mó nhõn viờn, họ tờn, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, phũng ban.

Vật mang: Lưu trờn mỏy tớnh

DFD liờn quan: DFD mức 1của cỏc tiến trỡnh 2.0: Quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm; 3.0: Quản lý hợp đồng bảo trỡ; 4.0: Thống kờ, bỏo cỏo.

Cỏc xử lý cú liờn quan: Cập nhật hợp đồng cung cấp phần mềm, cập nhật hợp đồng bảo trỡ, truy xuất dữ liệu.

3.3 Thiết kế lụ gớc

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu theo phương phỏp mụ hỡnh húa quan hệ thực thể thực thể

Ta cú phỏc họa về mối quan hệ giữa cỏc thực thể như sau:

Cụng ty cú nhiều nhõn viờn thuộc cỏc phũng ban khỏch nhau.Mỗi nhõn viờn lại thuộc một nhúm nhõn viờn khỏc nhau. Mỗi nhõn viờn đạt được một bậc lương nhất định tựy theo kinh nghiệm của nhõn viờn đú.

Khỏch hàng của cụng ty ký hợp đồng với nhõn viờn của cụng ty để sử dụng phần mềm. Mỗi khỏch hàng cú thể ký nhiều loại hợp đồng khỏc nhau như: hợp đồng cung cấp phần mềm, hợp đồng bảo trỡ… Mỗi khỏch hàng do một nhõn viờn phụ trỏch. Khỏch hàng được chia vào cỏc nhúm khỏch hàng và thuộc cỏc địa phương khỏc nhau.

Mỗi hợp đồng chỉ liờn quan đến một sản phẩm phần mềm của cụng ty. Giỏ trị của đồng cũng cú thể được tớnh bằng những loại tiền khỏc chứ khụng nhất thiết phải là Việt Nam đồng, mỗi hợp đồng cũng cú thuế suất khỏc nhau.

3.3.2 Cỏc tệp cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu phục vụ cho chương trỡnh quản lý khỏch hàng tại cụng ty CYBERSOFT được xõy dựng từ cỏc tệp (bảng) sau:

- Bảng DMKH (danh mục khỏch hàng)

Bảng này chứa thụng tin về cỏc khỏch hàng đó mua sản phẩn của cụng ty. Bảng gồm cỏc trường sau:

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaKH Character 6 Mó khỏch hàng. Mó này do cụng ty đặt ra cho khỏch hàng. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenKH Character 100 Tờn của khỏch hàng

TenTM Character 50 Tờn thương mại của khỏch hàng DiaChi Character 100 Địa chỉ của khỏch hàng

DoiTac Character 30 Tờn của người liờn hệ thuộc phớa khỏch hàng.

DThoai Character 15 Điện thoại của khỏch hàng Fax Character 15 Số Fax của khỏch hàng Email Character 30 Địa chỉ Email của khỏch

Website Character 30 Trang Web (nếu cú) của khỏch CtyMe Character 100 Tờn cụng ty mẹ (nếu cú) của khỏch MaNV Character 10 Mó nhõn viờn phụ trỏch khỏch hàng

này

MaDP Character 10 Mó địa phương nơi khỏch hàng trỳ ở đú.

MaNhKh Character 10 Mó nhúm khỏch hàng. Mỗi khỏch hàng thuộc một nhúm nhất định.

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMNKH (danh mục nhúm khỏch hàng)

Bảng này chứa thụng tin về cỏc nhúm khỏch hàng dựng cho việc phõn loại khỏch hàng. Bảng gồm cỏc trường sau:

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaNKH Character 10 Mó nhúm khỏch hàng. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenNhom Character 30 Tờn nhúm khỏch hàng

Ghi chỳ Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMDP (danh mục địa phương)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaDP Character 10 Mó địa phương. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenDP Character 30 Tờn địa phương

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMNV (danh mục nhõn viờn)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaNV Character 10 Mó của nhõn viờn. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenNV Character 30 Họ tờn của nhõn viờn DiaChi Character 30 Địa chỉ của nhõn viờn

NgaySinh Date 8 Ngày sinh

MaPB Character 10 Mó phũng ban của nhõn viờn MaBL Character 5 Mó bậc lương của nhõn viờn DThoai Character 15 Điện thoại của nhõn viờn Email Character 30 Địa chỉ email của nhõn viờn MaDP Character 10 Mó địa phương nơi nhõn viờn ở MaNhNV Character 10 Mó nhúm nhõn viờn

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMNNV (danh mục nhúm nhõn viờn)

Bảng này lưu thụng tin về cỏc nhúm nhõn viờn để tiện cho việc phõn loại nhõn viờn. Bảng gồm cỏc trường:

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaNhNV Character 10 Mó nhúm nhõn viờn. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenNhNV Character 30 Tờn nhúm nhõn viờn

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMPhongBan (danh mục phũng ban)

Bảng này lưu thụng tin về cỏc phũng ban của cụng ty. Bảng gồm cỏc trường:

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaPB Character 10 Mó phũng ban. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenPB Character 30 Tờn phũng ban

GhiChu Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMBacLuong (danh mục bậc lương)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaBL Character 5 Mó bậc lương. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenBL Character 15 Tờn bậc lương

GhiChu Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng HopDong (hợp đồng)

Bảng này dựng để lưu thụng tin về cỏc hợp đồng. Bảng gồm cỏc trường:

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaHD Character 10 Số hợp đồng. Đõy là khúa chớnh của bảng.

MaKH Character 10 Mó khỏch hàng

NgayHD Date 8 Ngày ký hợp đồng

HanBH Date 8 Hạn bảo hành

GiaTriHD Curency Giỏ trị hợp đồng

TyGia Curency Single Tỷ giỏ ngoại tệ MaLoaiHD Character 10 Mó loại hợp đồng

MaPB Character 10 Mó phiờn bản phần mềm

MaNV Character 10 Mó nhõn viờn

- Bảng DMLoaiHD (danh mục loại hợp đồng)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaLoaiHD Character 10 Mó loại hợp đồng. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenLoaiHD Character 20 Tờn loại hợp đồng

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMPhienBan (danh mục phiờn bản)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaPB Character 10 Mó phiờn bản. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenPB Character 30 Tờn phiờn bản

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMNgoaiTe (danh mục ngoại tệ)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

MaNT Character 10 Mó ngoại tệ. Đõy là khúa chớnh của bảng.

TenNT Character 30 Tờn ngoại tệ

GhiChu Memo Cỏc thụng tin liờn quan

- Bảng DMNSD (danh mục người sử dụng)

Tờn trường Kiểu Độ rộng Diễn giải

TenDN Character 30 Tờn đăng nhập. Đõy là khúa chớnh của bảng.

Pass Character 30 Mật khẩu.

PQ Character 20 Phõn quyền (admin, user)

3.3.3 Mối quan hệ giữa cỏc tệp trong cơ sở dữ liệu

V. Triển khai hệ thống chương trỡnh quản lý khỏch hàng

1. Một số thuật toỏn của chương trỡnh

 Thuật toỏn đăng nhập chương trỡnh

Đăng nhập Mở form Login Nhập tờn và mật khẩu đăng nhập Kiểm tra tờn và mật khẩu ? Nhập tờn và mật khẩu đăng nhập Đăng nhập vào hệ thống Kết thỳc Khụng cú trong CSDL C ú tr o n g C S D L 80

 Thuật toỏn thờm hoặc sửa dữ liệu

BEGIN

Mở tệp CSDL Tạo biến _moi_sua

_moi_sua = [M] ? Thực hiện form nhập dữ liệu END Sai Đỳng Thực hiện form sửa dữ liệu Mó mới nhập chưa cú ? Lưu vào CSDL Đúng CSDL Sai Đỳng Thụng bỏo

 Thuật toỏn lầy thụng tin trong cỏc danh mục BEGIN Mở tệp CSDL Nhập mó Mó cú trong danh mục Cập nhật dữ liệu END Sai Đỳng Hiện cỏc thụng tin trong CSDL để chọn Đúng CSDL 82

3.5 Thiết kế giao diện cho chương trỡnh

Thiết kế cỏc giao diện là xỏc định hệ thống thụng tin trỡnh bầy thụng tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Đõy là giai đoạn rất quan trọng vỡ những mụ tả chớnh xỏc ở đõy cú ảnh hưởng và tỏc động trực tiếp tới cụng việc thường ngày của những người sử dụng.

3.5.1 Thiết kế vào

Mục đớch của thiết kế vào là thiết kế cỏc thủ tục nhập dữ liệu cú hiệu quả và giảm thiểu cỏc sai xút.

Một số nguyờn tắc hữu ớch cho việc thiết kế màn hỡnh nhập liệu:

 Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuụn dạng màn hỡnh nhập liệu phải giống như tài liệu gốc.

 Nờn nhúm cỏc trường trờn màn hỡnh theo một trật tự cú ý nghĩa, theo trật tự tự nhiờn, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.

 Người dựng khụng phải nhập cỏc thụng tin mà chương trỡnh cú thể tỡm được từ CSDL hoặc tớnh toỏn được.

 Đặt tờn cỏc trường ở trờn hoặc trước trường nhập.

 Đặt cỏc giỏ trị ngầm định cho phự hợp.

o Màn hỡnh cập nhật thụng tin về hợp đồng

Màn hỡnh chứa cỏc ụ Characterbox để người sử dụng nhập thụng tin về khỏch hàng. Mỗi ụ Characterbox đều cú một nhón nằm ở phớa trờn hoặc bờn trỏi của ụ. Việc nhập dữ liệu được thực hiện dễ dàng vỡ cú thể thao tỏc thụng qua nỳt lệnh ở trờn form, hoặc dựng bàn phớm, dựng phớm Tab đờ di chuyển qua lại giữa cỏc trường nhập.

o Màn hỡnh cập nhật thụng tin về khỏch hàng

Màn hỡnh bao gồm DataGrid để hiện thị thụng tin về cỏc khỏch hàng của cụng ty. Bờn cạnh đú cũn cú cỏc Characterbox để người dựng nhập cỏc thụng tin về khỏch hàng khi người dựng định thờm mới khỏch hàng hoặc sửa cỏc thụng tin về một khỏch hàng nào đú.

o Màn hỡnh cập nhật thụng tin về người liờn hệ

o Màn hỡnh cập nhật thụng tin về người liờn hệ

3.5.2 Thiết kế ra

Cỏc nguyờn tắc hữu ớch cho việc thiết kế thụng tin ra trờn màn hỡnh

 Đặt mọi thụng tin gắn liền với một nhiệm vụ trờn cựng một màn hỡnh. Người sử dụng khụng phải nhớ thụng tin từ màn hỡnh này sang màn hỡnh khỏc.

 Chỉ dẫn rừ cỏch thoỏt khỏi màn hỡnh. Đặt giữa cỏc tiờu đề và xếp đặt thụng tin theo trục trung tõm.

 Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hỡnh thỡ mỗi trang phải được đỏnh số thứ tự.

 Viết văn bản theo quy ước chung bằng cỏch sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chõn ... và ngắt cõu hợp lý.

 Đặt tờn đầu cột cho mỗi cột.

 Tổ chức cỏc phần tử của danh sỏch theo trật tự quen thuộc trong quản lý.

 Cõn trỏi cỏc cột văn bản và cõn phải cỏc cột số, vị trớ dấu thập phõn thẳng hàng.

o Mẫu bỏo cỏo tỡnh hỡnh ký kết hợp đồng

Mẫu bỏo cỏo kết quả kinh doanh theo nhõn viờn