1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý
1.5Cơ cấ u, chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán
1.5.1 Cơ cấu của bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp lớn , số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên quy mô bộ máy kế toán của Công ty cũng tơng đối lớn. Phòng kế toán có tổng số 15 cán bộ công nhân viên, đợc phân công công việc một cách khoa học và chặt chẽ nh sau:
- Kế toán trởng: Có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đợc Giám đốc giao, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về thực hiện các chế độ , chính sách, nghiệp vụ tài chính , nghiệp vụ kế toán thống kê tại Công ty. Đợc kỹ thuật các văn bản thuộc lĩnh vực quản lý tài chính kế toán của Công ty cổ phần Traphaco với chức gianh kế toán trởng và đợc giám đốc ủy quyền kỳ các văn bản trong nội bộ liên quan đến công tác l-nh đạo Phòng Kế toán.
+ Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính, kiểm quỹ theo định kỳ, lu giữ và quản lý chứng từ gốc cập nhập thông tin về thu chi tiền mặt vào phần mềm kế toán trên hệ thống vi tính của văn phòng. + Kế toán tiền gửi: Theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của các Ngân hàng, giao dịch với Ngân hàng( kể cả vay ngắn hạn) , theo dõi khế ớc vay và thời gian trả nợ, lu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhập thông tin về tiền gửi vào chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống vi tính của văn phòng.
- Kế toán công nợ: Mở sổ theo dõi từng khách hàng mua và bán; quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ khách hàng; kiểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu; thực hiện đủ báo cáo theo đúng chế độ; giải trình bằng sổ sách và chứng từ có liên quan khi có yêu cầu kiểm tra về công nợ và thanh toán quyết toán công nợ; định kỳlập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Cập nhập thông tin về công nợ vào chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng
- Kế toán tiền lơng: Kiểm tra chứng từ, xác định thanh toán tiền lơng cho các đơn vị,phòng, ban ; tổng hợp phân bổ và theo dõi thanh toán lơng thời gian l- ơng sản phẩm và các khoản phụ cấp; quản lý và theo dõi các khoản trích theo lơng(BHXH, BHYT, KPCĐ); cập nhật thông tin về tiền lơng và chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng.
- Kế toán vật liệu: Định khoản xác suất nhập vật liệu, dụng cụ cho các đối t- ợng; tập hợp, phân bổ cho các đối tợng sử dụng theo giá hạch toán, tập hợp chi phí và giá thành vật liệu; phân bổ chi phí vật liệu cho các đối tợng sử dụng theo giá thực tế, cập nhật thông tin về chi phí vật liệu, công cụ , dụng cụ vào chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng
- Kế toán tài sản cố định: Mở sổ sách, lập thẻ tài sản cố định theo dõi từng nhóm danh mục tài sản của Công ty; trích lập khấu hao tài sản cố định theo quy định của Bộ Tài chính cho từng nhóm danh mục tài sản; tổ chức quản lý, thống kê, đánh giá lại tài sản cố định theo định kỳ và yêu cầu đột xuất của cơ
quan cấp trên; tổ chức thanh lý tài sản cố định h hỏng hoặc không cần dùng; đề xuất việc sử dụng và xử lý tài sản cố định có hiệu quả nhất; cập nhập thông tin về quản lý tài sản vào chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng
- Kế toán tổng hợp và giá thành: Tổng hợp chi phí , tính giá thành sản phẩm, tập hợp chi phí dở dang; tính kết quả la i lỗ theo tháng, quý, năm; cập nhập̃ thông tin về tổng hợp chi phí, tính giá thành và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh vào chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng - Kế toán bán hàng(2 ngời): Kiểm tra, định khoản và lu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhập thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định, thu chi tiền mặt( cả ngoại tệ ) theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng ngời nộp và ngời nhận tiền; cập nhập sổ quỹ, nộp tiền vào tài khoản tiền gửi Ngân hàng của Công ty đảm bảo mức tồn quỹ mức d hợp lý và an toàn theo quy định; lập báo cáo quỹ hàng ngày, kiểm kê định kỳ và đột xuất( nếu có lệnh), lập biên bản kiểm quỹ có chứng từ của các thành phần theo quy định.
Có thể khái quát bộ máy kế toán của Công ty nh sau:
Sơ đồ 9 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Traphaco
1.5.2 Chức năng , nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Kế toán trưởng K K Kế toán tổng hợp h h Kế toán vật liệu l l Kế toán công nợ n n Kế toán tiền lươngll Kế toán bán hàng h h Kế toán tài sản cố định đ đ Kế toán vốn bằng tiền t t
* Chức năng
Phòng kế toán có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Traphaco, là phòng chuyên môn nghiệp vụ giúp cho giám đốc Công ty quản lý công tác tài chính kế toán với các chức năng:
- Tham mu cho Giám đốc về công tác tài chính doanh nghiệp, về công tác tài chính, đầu t kết quả sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của Công ty để phát triển sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán của Công ty theo đúng quy định của Nhà nớc và Pháp lệnh kế toán thống kê
- Quản lý các quỹ bằng tiền và quản lý nợ theo quy định. Nhiệm vụ
Phòng kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ máy tài chính kế toán trong toàn Công ty, chọn hình thức kế toán thích hợp, vận dụng các quy định quản lýcủa Nhà nớc, mối quan hệ công việc trong Công ty đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Công ty và Nhà nớc trong từng thời kỳ.
- Hớng dẫn nghiệp vụ, các văn bản mới ban hành về nghiệp vụ tài chính kế toán. Đề xuất và tham gia nghiệp vụ tài chính kế toán cho kế toán thống kê Công ty và các bộ phận liên quan khác.
- Đề xuất, soạn thảo, trao đổi cùng các đơn vị giúp Giám đốc ban hành các quy định cụ thể của Công ty về tài chính kế toán cũng nh quản lý tài sản, tiền vốn của Công ty
- Tham gia xây dựng định mức, đơn giá thanh toán của Công ty.
- Tham gia lập kế hoạch sản xuất, kế toán – kỹ thuật hàng quy, năm các dự án ngắn hạn, dài hạn của Công ty.
- Đề xuất xây dựng giá thành sản phẩm.
- Cân đối các nguồn vốn để phục vụ đầu t vào sản xuất kinh doanh. - Thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc.
- Thực hiện thanh toán chi phí và thanh toán công nợ( tiền mặt, chuyển khoản) của Công ty, kiểm tra chứng từ trớc khi trình Giám đốc kỳ duyệt.
- Thực hiện công tác kế toán trong toàn Công ty
- Lập báo cáo kế toán quy, năm theo quy định của Nhà nớc và các báo cáo quản lý, kiểm tra theo yêu cầu của Giám đốc hay các cơ quan cấp trên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổ chức kiểm kê tài sản, vật t, tiền vốn theo định kỳ và tổ chức đánh giá lại khi có yêu cầu của Công ty, Nhà nớc.
- Tổ chức thanh lý tài sản cố định, nợ tồn hoặc vật t, hàng hóa kém phẩm chất. - Phục vụ các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của ngành, của Nhà nớc khi có yêu cầu.
- Quản lý sử dụng chơng trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng phục vụ cho công tác tài chính kế toán của Công ty.
1.5.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản, chứng từ , sổ sách kế toán.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống thôngtin, Công ty đã nhanh chóng trang bị hệ thống máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán và phần mềm kế toán Fast Accounting đợc Công ty lựa chọn sử dụng. Phần mềm kế toán này giúp Công ty hiện đại hóa công tác kế toán, giảm nhẹ khối lợng công việc của các nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Bộ Tài chính về chế độ tài chính kế toán doanh nghiệp. Hiện nay Công ty áp dụng phần mềm kế toán theo hình thức sổ Nhật kỳ chung và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán sổ sách và báo cáo tài chính theo quy định số 114/TC – QĐ - CĐKT do Bộ Tài chính ban hành 01/01/1995 và các văn bản bổ sung của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc thực hiện các chuẩn mực kế toán mới.
Sơ đồ 10 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kỳ chung
Chứng từ gốc Sổ nhật ky chung
Sổ cái
Sổ thẻ, kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Đối chiếu kiểm tra
Dựa trên hình thức sổ nhật kỳ chung. Công ty có quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin kinh tế tài chính trên hệ thống máy vi tính nh sau:
Sơ đồ 11: Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu
Theo quy trình trên, chứng từ kế toán đợc tập hợp trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhân viên kế toán các phần hành căn cứ vào chứng từ gốc nhận dữ liệu vào máy tính, có định khoản cho từng đối tợng quản lý. Kế toán theo dõi các tài khoản đối ứng chỉ cần kiểm tra trên máy, không cần vào sổ lần hai( trừ kế toán tiềm mặt và tiền gửi) . Máy tính thông qua phần mềm kế toán sẽ tự động sử lý dữ Bảng CĐ số phát sinh
Báo cáo tài chính
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh t t Các tệp nhật ký k k Lập chứng từ L L Chuyển sổ sang sổ cái s s Chứng từ kế toán t t Tệp sổ cái T T Nhập vào các phân hệ nghiệp vụ v v Sổ sách kế toán và BCTC B B
liệu đã đợc nhập. Định kỳ sau khi kiểm tra đối chiếu, kế toán theo dõi cho in ra các sổ sách , báo cáo rồi trình Kế toán
trởng kiểm tra , kỳ duyệt. Đó đợc coi là sổ sách kế toán hợp pháp và chính thức của Công ty.