Trong quá trình xây dựng và áp dụng 5S có thể gặp phải những khó khăn sau:
ü Một vài cửa hàng đang còn thiếu sự cam kết của lãnh đạo, một phần là do tình
hình suy thoái của nền kinh tế toàn cầu, các cửa hàng gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh nên lãnh đạo chưa thực sự tập trung chỉ đạo tổ chức triển khai, do đó kết quả mang lại chưa được như mong muốn
ü Thay đổi nhận thức của nhân viên trong công ty và các cửa hàng để họ hiểu rõ lợi
ích của 5S đồng thời hưởng ứng và tham gia một cách tích cực. Vì thông thường khi tiếp cận một điều mới, buộc phải thay đổi thói quen thì phản ứng chung của mọi người là chống đối và né
tránh. Do vậy việc tuyên truyền, vận động để toàn thể nhân viên nhận thức và làm theo là điều cần phải được nghiên cứu và thực hiện dưới nhiều hình thức.
ü Xây dựng các tài liệu hệ thống để định hướng quá trình thực hiện như: Quy trình
đánh giá 5S; Tiêu chí thực hành tốt 5S; Tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết… Vì hiện nay chưa có tài liệu chính thống hướng dẫn vấn đề này nên doanh nghiệp phải tìm tòi và xây dựng trên cơ sở phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
ü 5S là kỹ thuật quản lý chất lượng với nội dung rất đơn giản, dể hiểu cũng chính vì
vậy có thể dẫn đến những quan niệm không đúng về giá trị và lợi ích mà một công cụ trên có thể mang lại cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó cả lãnh đạo và nhân viên doanh nghiệp luôn bận rộn với kế hoạch sản xuất, không còn thời gian để suy nghĩ việc cải tiến hay áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến nhằm nâng cao năng suất và chất lượng, từ đó nảy sinh quan niệm áp dụng các công cụ hay hệ thống quản lý tiên tiến gây thêm cản trở và bận rộn cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
5S là một công cụ quản lý chất lượng thực tế, đơn giản, dễ làm, dễ thực hiện, phù hợp với mọi nhân viên. Đối với Công ty Xăng dầu Khu vực 2 TNHH MTV, chương trình 5S đã thực sự đem lại những hiệu quả nhât định cho các cửa hàng Bán lẻ tham gia chương trình thí điểm tại đơn vị Xí Nghiệp bán lẻ xăng dầu.
Kế hoạch áp dụng 5S trên toàn bộ hệ thống được xây dựng với mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, chương trình 5S không thể thành công nếu không có sự đồng lòng của toàn bộ nhân viên trên toàn hệ thống cũng như sự quyết tâm của Ban lãnh đạo Xí nghiệp Bán lẻ. Kế hoạch cần được thường xuyên chỉnh sửa, cập nhật và linh động để phù hợp với tình hình kinh doanh của các đơn vị./.
PHỤ LỤC 1: BẢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH 5S ( áp dụng cho cửa hàng )
PETROLIMEX
CHECKLIST THỰC HÀNH 5S ( Cửa hàng xăng dầu)
Đơn vị được đánh giá: Đánh giá viên: Ngày đánh giá:
T H Ự C H À N H 5 S Đ Ạ T C H U Ẩ N Tiêu chuẩn Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn Kết quả cần đạt được Điểm số Đạt Khôngđạt SÀNG LỌC (S1) Khu vực bán hàng
1 Mặt tiền bên ngoài trạm xăng sạch đẹp, khôngđọng nước, không rác
10 0
2 Bảng hiệu không bị phai màu, vạch kẻ đúng qui chuẩn về màu sắc, kích thước 3
Không có vật dụng thừa để trên nóc trụ bơm, thiết bị bán nhớt lẻ, hoặc xung quanh khu vực bán hàng
Khu vực văn phòng
4 Không có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật dụng/ vật trang trí hư hỏng 5
Tài liệu, hồ sơ tại khu vực làm việc phải được phân loại cụ thể: đã xử lý, đang xử lý, chưa xử lý,
6 Sách báo, giấy nháp không để lẫn lộn trong khu vực làm việc SẮP
XẾP (S2)
Khu vực bán hàng
7 Cò bơm, dây nằm gọn phía trong vạch vàng
khi không sử dụng 10 0
8 Trên miệng hầm có dấu hiệu nhận biết số
hầm, loại hàng 10 0
1
0 Các biển báo, biển cắm đầy đủ, treo đúng nơi qui định 10
11 Ca đong, phểu, khăn lau nhớt, … trên khay thiết bị sau khi sử dụng. 10 0
Khu vực văn phòng
1 2
Tuân thủ sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tại đơn vị - Bìa hồ sơ phải được dán nhãn theo quy định "mẫu nhãn bìa hồ sơ".
- Bìa hồ sơ phải có mục lục văn bản được cập nhật hồ sơ thực lưu trong bìa khi có phát sinh trong vòng 03 ngày.
- Danh mục phải được cập nhật bìa hồ sơ thực lưu trong tủ do nhân viên quản lý khi có phát sinh trong vòng 01 tuần.
10 0
1 3
Dây điện, dây mạng được buộc, sắp gọn, an
toàn. 10 0 SẠCH SẼ (S3) Khu vực bán hàng 14
Không gian của đơn vị không có rác, không đọng nước, không mạng nhện, không bụi bẩn, không sình lầy, không vết ố, không vết thấm ghi nhận được. 10 0 Khu vực văn phòng 1 5
Không có đồ ăn, thức uống (trừ nước lọc)
trong khu vực làm việc của đơn vị. 10 0
1
6 Không có rác, giấy nháp, kim kẹp giấy,… rơi vãi trên nền nhà 10
Khu vực riêng
1 7
- Các nhà vệ sinh phải có đủ xà phòng, giấy, máy hong khô tay đang sử dụng tốt hoặc giấy lau tay. - Các vật dụng khác phải được bố trí
gọn và cố định.- Nhà vệ sinh, thiết bị vệ sinh, bồn rửa sạch, không đóng bẩn. 10 0 SĂN SÓC (S4) Quy định việc Săn sóc thực hành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ để nâng cao hình ảnh của các XNBL Petrolimex 1 8
Có hồ sơ đánh giá và chấm điểm thực hành 5S
của các Đánh giá viên giám sát 10 0
SẴN SÀNG (S5) Sẵn sàng phục vụ khách hàng 1 9
100% nhân viên tuân thủ quy định giờ giấc ca
làm việc 10 0
2
0 100% nhân viên tuân thủ quy định trang phục 10 0 2
TỔNG ĐIỂM :
Trưởng Đơn vị/ Đội 5S cơ sở Đánh giá viên
PHỤ LỤC 2: BẢNG ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH 5S ( áp dụng cho nhân viên )
T H Ự C H À N H 5 S Đ Ạ T C H U Ẩ N Tiêu chuẩn Yêu cầu/Mục đích
của tiêu chuẩn Kết quả cần đạt được
Điểm số Đạt Không đạt SÀNG LỌC (S1) Khu vực làm việc của nhân viên được sàng lọc để sạch, gọn.
1. Khu vực làm việc của nhân viên không có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật dụng/vật trang trí hư hỏng
10 0
2.
- Tài liệu, hồ sơ tại khu vực làm việc của nhân viên khu vực văn phòng phải được phân loại cụ thể: đã xử lý, đang xử lý, chưa xử lý, tham khảo...
- Sách báo, giấy nháp không để lẫn lộn trong khu vực làm việc của nhân viên.
10 0
SẮP XẾP (S2)
Khu vực làm việc của nhân viên được sắp xếp gọn
3.
Không bố trí vật dụng cá nhân (nón bảo
hiểm, áo mưa, chiếu, mền, gối,, giấy cuộn, ô/dù, giẻ lau,...) trên/dưới bàn làm việc, trong khu vực bán hàng, ngay tầm nhìn khách hàng
10 0
4.
Tuân thủ sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tại đơn vị theo quy định.
- Bìa hồ sơ phải được dán nhãn theo quy định "mẫu nhãn bìa hồ sơ". - Bìa hồ sơ phải có mục lục văn bản được cập nhật trong bìa khi có phát sinh trong vòng 03 ngày.
10 0
SẠCH SẼ (S3)
Khu vực làm việc của nhân viên luôn sạch
6. Khu vực làm việc của nhân viên không có rác, bụi, mạng nhện. 10 0
7
- Khu vực trên bàn làm việc của nhân viên không có quá 2 vật dụng đựng nước.
-- Ly sạch, không còn nước khi nhân viên ra về.
10
8 - Ống dẫn xăng khi không sử dụng phải
SĂN SÓC (S4) Quy định việc Săn sóc thực hành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ 9
Trả lời chính xác nội dung phân công thực hành 5S tại đơn vị do nhân viên phụ trách. 10 0 SẴN SÀNG (S5) Sẵn sàng phục vụ khách hàng
10 Tuân thủ quy định trang phục tại thời điểm đánh giá 10 0
11 Tuân thủ quy định giờ làm việc và giao
ca. 10 0
TỔNG ĐIỂM THỰC HÀNH 5S CỦA NHÂN VIÊN (A)+(B):
MỤC LỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Bảng thống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ thông qua hệ
thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012...9
Bảng 2. Ước tính các loại chi phí ẩn do chưa thực hiện 5S tại các cửa hàng xăng dầu...15
Bảng 3. Lợi ích giảm chi phí tại các cửa hàng thực hiện thí điểm... 18
Bảng 4. Kế hoạch về chi phí thực hiện...33
Bảng 5. Kế hoạch thời gian chi tiết áp dụng 5S hệ thống các CHXD... 35
Biểu đồ 1. Sản lượng của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: m3,tấn)...9
Biểu đồ 2. Lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: triệu đồng )...10
MỤC LỤC
Lời mở đầu...3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ 5S 1.1 Định nghĩa 5S...4
1.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S...4
1.2.1. Mục tiêu:...4
1.2.2. Tác dụng:...4
1.3. Nội dung của 5S...5
1.3.1 Seiri - Sàng Lọc...5
1.3.2 Seiton - Sắp xếp...5
1.3.3 Seiso - Sạch sẽ...5
1.3.4 Seiketsu - Săn sóc...5
1.3.5 Shiketsu - Sẵn sàng...6
CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP BÁN LẺ - CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC 2 2.1. Tổng quan về Xí Nghiệp Bán Lẻ - Công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV...7
2.1.1 Giới thiệu...7
2.1.2 Mặt hàng kinh doanh và hệ thống chất lượng...8
2.2. Sơ đồ tổ chức tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu – Công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV...8
2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết áp dụng 5S tại các CHXD...9
2.3.2. Sự cần thiết áp dụng 5S tại các cửa hàng xăng dầu tại xí nghiệp bán lẻ...10
2.3.2.1. Phân tích các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu...10
2.3.2.2. Sự cần thiết áp dụng kỹ thuật 5S để giải quyết các vấn đề tại CHXD...11
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S CHO HỆ THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU CỦA XÍ NGHIỆP BÁN LẺ THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC 2 TNHH MTV 3.1 Đánh giá tình hình thực hiện thí điểm...17
3.2 Kế hoạch áp dụng 5S trên toàn bộ hệ thống cửa hàng ...19
3.2.1 Xác định mục tiêu...19
3.2.2 Kế hoạch qui trình thực hiện 5S trên toàn bộ CH...19
3.2.3 Kế hoạch về nhân sự thực hiện...31
3.2.4 Kế hoạch về chi phí thực hiện...32
3.2.5 Kế hoạch thời gian chi tiết thực hiện 5S...34
3.3. Dự đoán các kết quả có thể đạt được sau khi áp dụng 5S...35
3.3.1. Hiệu quả về công việc...35
3.3.2. Những chi phí dự kiến loại bỏ được sau khi thực hiện 5s...36
3.4. Dự kiến những khó khăn khi thực hiện 5S trên toàn bộ hệ thống...37
Kết luận...38
Phụ lục 1: Bảng đánh giá thực hành 5S ( áp dụng cho cửa hàng )...39
Phụ lục 1: Bảng đánh giá thực hành 5S ( áp dụng cho nhân viên )...41