- Năm 1985, Microsoft đã bắt đầu đi vào chơng trình liên quan đến cơ sở dữ liệu của họ. Sau 7 năm, Microsoft đã đa ra phần mềm ứng dụng Access.
- Access là chơng trình cơ sở dữ liệu giúp duy trì các danh sách thông tin. Nếu nh làm việc trong một trong một doanh nghiệp, giữ vài danh sách thông tin khách hàng. Duy trì danh sách với tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Email Access giúp thiết lập duy trì, cập nhật các loại danh sách đó cho phép… sử dụng chúng tốt hơn ( Access gọi các danh sách đó là các Table và các tập hợp table liên quan là DataBase).
- Steve Shay một nhà phân tích viên lâu năm của nhóm công nghệ thông tin Hallmark Card tại Cansas City nhận xét: “ Microsoft đã làm đợc một việc xuất sắc khi thiết kế giao diện cho phép sử dụng hàon toàn đợc các chức năng của sản phẩm”.
- Đặc tính mới và lôi cuốn nhất của Access là cách liên kết các câu truy xuất với dữ liệu và bảng trả lời kết quả. Access thay thế bảng trả lời kết quả tĩnh bằng một bảng động, có khả năng cập nhật theo thực tế gọi là Dynaset. Các mẫu biểu, các báo cáo và ngay cả các Dynaset luôn sẵn sàng cập nhật trở lại cho các cơ sở dữ liệu. Access sẽ thực hiện sự thay đổi trong dữ liệu gốc. Việc cập nhật dữ liệu trong lúc xem đã là một phần lý thuyết của cơ sở dữ liệu nhiều thập kỷ nay. Cho đến bây giờ không một nhà sản xuất nào có khả năng mang đến những tính năng mà họ mong muốn này.
- Khả năng On-Line là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu cho PC, nhng Access còn cải tiến hiện trạng kỹ thuật với Cue-Card. Chỉ dẫn từng bớc các quá trình phức tạp. Không nh các chơng trình trớc đây, Cue-Card luôn định vị trên màn hình khi thực hiện các công việc. Cue-Card có thể thiết kế giúp một câu hỏi hay một Macro.
- Cũng giống nh các chơng trình khác của Microsoft, Access có phần Wizard mẫu để giúp cho việc khởi sự một công việc nh lập biểu mẫu hay báo cáo. - Theo Microsoft, Access phụ trợ cho ObjectLink and Embeding (OLE) có thể sử dụng lu trữ một đồ thị, ảnh hoặc một bảng tính điện tử. Chơng trình còn giúp xác định các nguyên tắc có hiệu lực và mối liên hệ giữa các biểu mẫu. - Cấu trúc của Microsoft Access gồm các phần sau:
Phần ứng dụng ( Aplication Layer)
Phần tập tin ( File hay còn gọi là DataBase Container) Phần đối tợng (DataBase Object).
+ Phần ứng dụng:
Phần ứng dụng lu trữ các thành phần nh: Menu, Toolbar, Tại đây cũng… lu cơ chế xử lý cơ sở dữ liệu của Microsoft đợc biết đến với tên gọi Microsoft Jet DataBase Engine ( Jet Engine) và tất cả các phần bổ sung ( Add-ins) viết bằng Visual Basic cho ứng dụng.
♦ Jet DataBase Engine ( Jet Engine):
Cùng với Access hình thành một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoản chỉnh. Microsoft Acces là một thành phần của hệ thống chịu trách nhiệm về giao diện ngời dùng, cách ngời dùng xem, chỉnh sửa và xử lý các dữ liệu của mình thông qua các Form, Query, Report, Jet Engine chịu trách nhiệm về truy xuất vào lu trữ dữ liệu vào các cơ sở dữ liệu và của hệ thống. Với Access, Jet Engine còn cung cấp các kiểu dữ liệu để kết nối với các ứng dụng khác.
Có thể nói Jet Engine là thành phần quản lý dữ liệu của tổng thể hệ thống, nó thực chất là một nhóm các th viện liên kết động ( các file *.dll), có khả năng hiểu nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Những th viện có thể cài đặt riêng khi có nhu cầu.
♦ Add-ins:
Add-ins là những chơng trình viết bằng Visual Basic dùng để bổ sung thêm một số chức năng đặc biệt cho Access. Các tập tin Add-ins tơng tự nh các Library DataBase có phần mở rộng là .mda. Có thể thêm hoặc bớt các Add-ins bằng cách chọn Add-ins Manager trong th mục Add-ins Tools. Thông thờng các Add-ins để thực hiện các thao tác phức tạp hoặc có tính lặp. Trong Access có 3 nhóm Add-ins đó là: Wizard, Builder và Menu Add- ins. Hai nhóm đầu thay đổi tuỳ theo mục đích sử dụng ( Context Specific) và đợc gọi trực tiếp trong ứng dụng khi muốn thực hiện một thao tác cụ thể nào đó.
♦ Wizard:
Cho phép thực hiện nhiều thao tác nhanh và đơn giản mà không cần nhiều kiến thức sâu về Access. Một Wizard là một chuỗi các hội thoại hớng dẫn sử dụng từng bớc, từng bớc thực hiện các yêu cầu hay thủ tục phức tạp. Hình thức hội thoại của Wizard dễ dàng quyết định sự chọn lựa và xác định đợc hớng tiếp theo để giải quyết vấn đề bên cạnh các Wizard của Access. Access trực tiếp hỗ trợ một số dạng Wizard:
Wizard bảng truy vấn (Table and Query Wizard).
Wizard biểu mẫu và báo cáo (Form and Report Wizard) Wizard thuộc tính (Property Wizard).
Wizard điều khiển (Control Wizard). ♦ Builder:
Có thể hiểu Builder là công cụ xây dựng dữ liệu. Builder đơn giản hơn Wizard và thờng đợc thể hiện dới dạng một hộp thoại hay một biểu mẫu Trang 33
đơn giản có chức năng dẫn dắt đi suốt quá trình thiết kế các biểu thức hay các thành phần dữ liệu đơn lẻ. Access hỗ trợ các dạng Builder sau:
Builder điều khiển (Control Builder). Builder thuộc tính (Property Builder).
Chơng III