II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT
48416200 18915027 915793730 Cộng phát sinh297910600 5663896448 87230500 16499
4.2. Phương pháp hạch toán
a. Hạch toán tổng hợp nhập vật liêu:
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với người bán chỉ mang tính độc lập tương đối với phần hành kế toán
vật liệu và yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng như tình hình thanh toán với người bán.
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hóa đơn đỏ cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên “ Sổ chi tiết số 2” và các nhật ký chứng từ liên quan khác nhau như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên “ Sổ chi tiết số 2” với đầy đủ các thông tin trên hóa đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phương thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên “ Sổ chi tiết số 2” .
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2 : Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của Công ty.
- Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hóa đơn và các chứng từ thanh toán. - Phương pháp ghi:
Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hóa đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
Cột nội dung : Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ “ Sổ chi tiết số 2” của tháng trước và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư ( Tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hóa đơn GTGT ghi phần
hạn (TK 311), và đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK 131)…
Cột phát sinh:
+ Số phát sinh Có : Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hóa đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung :
Hóa đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152
Nợ TK 133 Có Tk 331
+ Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền hàng, tùy theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 111
Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 311
Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản Công ty còn nợ người bán hoặc các khoản Công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền Công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư.
Biểu 3.14