II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT
48416200 18915027 915793730 Cộng phát sinh297910600 5663896448 87230500 16499
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Khách hàng : ông Nguyễn Văn Tuấn Tháng 11/2005
Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu tháng 32.154.314
111 4/11 Tạm ứng mua bao tải dứa
111 274.000
130 30/11 Dầu công nghiệp 1523 133 440.000 44.000 Cộng 274.000 484.000 Cộng TK 1523 440.000 Cộng TK 133 44.000 Số dư cuối tháng 32.364.314
Như vậy, qua sổ chi tiết thanh toán với người bán, ta thấy ở Công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng Kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 111
Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. Thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết Tk 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331
Cuối tháng, kế toán khóa sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331 / Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK331/ Có TK liên quan.
- Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2 - Phương pháp ghi :
+ Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước.
Số dư nợ: phản ánh số tiền Công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho trong tháng.
Số dư có : Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán. + Số phát sinh:
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK (1521,…) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK (111, 112,…) lấy số liệu cộng ở các TK tùy theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng.
+ Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán.
Biểu 3.16