III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở TRUNG TÂM VIỄN THÔNG QUỐC TẾ KHU VỰC
2. Sắp xếp, bố trí lao động trong các bộ phận của trung tâm
2.1 Phòng tổ chức cán bộ
Hiện nay phòng này có 4 chuyên viên làm công tác tổ chức cán bộ bao gộm một trưởng phòng và 3 chuyên viên phụ trách về các mảng tiền lương và định mức lao động, bảo hộ lao động, và bảo hiểm xã hội. Với khối lượng công việc ngày một nhiều và sự phát triển của trung tâm ngày một mở rộng thì phòng này theo tôi nên thêm một số nhân viên đúng chuyên ngành để có sự bố trí hợp lý, tạo điều kiện chuyên môn hoá công việc . Một phòng tổ chức cán bộ hoạt động hiệu quả khi thực hiện đúng các chức năng của phòng, nó bao gồm các mảng sau:
* Tổ chức bộ máy
-Xây dựng và hưỡng dẫn các đơn vị thực hiện việc kiện toàn tổ chức bộ máy của trung tâm trong từng thời kỳ theo chủ trương, phương hướng chung của ngành và theo định hướng của công ty.
-Tham mưu cho giám đốc xây dựng nội dung và mức độ phân cấp cho trung tâm, đồng thời đề ra các biện pháp thực hiện sự phân cấp đó.
- Tham mưu cho việc xây dựng nội quy công tác, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác cho các phòng ban chức năng .
-Định kỳ tổng hợp phân tích hiệu quả của bộ máy quản lý với việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
* Công tác quản lý cán bộ nhân sự
-Xây dựng các phương án trình giám đốc : Bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, điều động cán bộ công nhân viên chức theo đúng quy định và phân cấp quản lý của công ty và tổ chức triển khai thực hiện sau khi được phê duyệt.
-Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc công ty quản lý theo đúng quy chế quản lý hồ sơ cán bộ của ngành, lập báo cáo thống kê nhân sự định kỳ và đột xuất theo quy định.
-Đề xuất việc điều động bố trí sử dụng cán bộ phù hợp khả năng, trình độ và yêu cầu công tác.
-Thực hiện công tác khen thưởng và kỷ luật theo sự phân cắp.
-Hưỡng dẫn và kiểm tra cơ sở trong công tác quản lý cán bộ, công tác báo cáo thống kê nhân sự.
* Công tác tiền lương
-Lập kế hoạch quỹ lương (tháng, quý, năm) của công ty, theo dõi kiểm tra việc thực hiện lương khoán( nếu công ty có chế độ lương khoán)
-Quản lý và quyết toán quỹ thu nhập của công ty.
-Tính tiền lương khoán cho công nhân viên khối văn phòng công ty.
-Nghiên cứu vận dụng các chế độ phụ cấp bổ trợ lương hiện hành và hướng dẫn các cơ sở thực hiện .
-Xây dựng nội quy và các hình thức trả lương áp dụng cho công ty, xây dựng nội quy và phân cấp tiền thưởng lợi nhuận hàng năm, đồng thời theo dõi, kiểm tra việc trả lương cho cán bộ công nhân viên.
* Công tác đào tạo
-Xây dựng kế hoạch công tác đào tạo năm và bổ túc nghiệp vụ kinh tế, chính trị, kỹ thuật, ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên toàn công ty.
- Đề xuất chọn cử cán bộ đi đào tạo, bổ túc nghiệp vụ ở trong nước và ngoài nước.
nhân sản xuất đơn vị trực thuộc. Giải quyết vấn đề thủ tục xuất, nhập cảnh cho cán bộ công nhân viên chức được cử đi học ở nước ngoài.
- Theo dõi và kiểm tra đánh giá kết quả của nhân viên trong thời gian tập sự ở công ty và trung tâm khu vực
* Công tác bảo hiểm xã hội
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội theo chế độ chính sách hiện hành của nhà nước và sự phân cấp quản lý của công ty.
- Giải quyết thủ tục hưu trí, thôi việc, thai sản , ốm đau, tiền tuất theo chế độ chính sách hiện hành của nhà nước và phân cấp quản lý của công ty.
- Hưỡng dẫn, kiểm tra việc thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội tại các đơn vị cơ sở trực thuộc công ty.
-Quản lý danh sách cán bộ hưu trí, tổ chức và quản lý hoạt động của các ban hưu trí toàn công ty.
-Tổ chức thực hiện lao động công ích của khối văn phòng công ty theo chế độ chính sách của nhà nước và địa phương.
- Quản lý danh sách các gia đình liệt sĩ, thương binh và danh sách cựu chiến binh trong khối văn phòng công ty cũng như toàn công ty.
* Công tác tổ chức và định mức lao động
-Xây dựng nội dụng, nhiệm vụ công tác lao động từng thời kỳ.
- Tổ chức chấm công lao động, phân tích hiệu quả ngày giờ công trong sản xuất và quản lý.
-Tính yêu cầu lao động hàng năm theo định mức biên chế cho các đơn vị trực thuộc.
- Nghiên cứu tổ chức lao động khoa học: Địa điểm làm việc và hình thức phân công lao động, cơ cấu đội ngũ lao động, chế độ ca kíp
- Hàng năm lập kế hoạch bảo hộ lao động để đăng ký và xin trình duyệt của tổng công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện đăng ký dự trù mua sắm trang thiết bị bảo hộ lao động cho toàn công ty.
- Xây dựng kế hoạch huấn luyện an toàn vệ sinh lao động và vệ sinh công nghiệp hàng năm cho các trung tâm khu vực theo dõi, kiểm tra thực hiện và tổng hợp báo cáo định kỳ.
- Đăng ký thi đua xây dựng đơn vị an toàn vệ sinh công nghiệp. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng mạng lưới an toàn viên, kiểm tra các đơn vị về thực hiện an toàn vệ sinh lao động. Quản lý việc cấp phát trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên trên cơ sở đã được giám đốc công ty duyệt .
- Phân loại hoạt động, hướng dẫn việc kiểm tra cung cấp các tiêu chuẩn cua rngành quy định đối với cán bộ công nhân viên làm việc trong khu vực có độc hại, ca ba.
-Theo dõi việc thực hiện chế độ nghỉ phép năm, ốm đau, thai sản, về việc sử dụng lao động nữ trong công ty.
- Phối hợp với công đoàn, y tế tổ chức việc nghỉ mát, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân vien theo chế độ.
Từ chức năng nhiệm vụ như trên phòng này có sự sắp xếp nhân viên trong phòng thực hiện các mảng công việc, được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 10: Chức năng của các nhân viên trong phòng TC-CB đơn vị: người
Chức danh Số
lượng
Trình độ Nhiệm vụ
Trưởng phòng 1 Đại học Công tác đào tạo, công tác quản lý cán bộ nhân sự, chỉ đạo đôn đốc các chuyên viên trong phòng hoạt động tốt
Chuyên viên 2 1 Đại học Công tác bảo hộ lao động Chuyên viên 3 1 Đại học Công tác bảo hiểm xã hội
Nguồn: Phòng TC-CB của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I
Như vậy căn cứ vào chức năng nhiệm vụ mà phòng phải đảm nhận cùng với số lượng hiện tại của phòng bây giờ là 4 người thì cơ cấu lao động của phòng hiện tại chưa được hợp lý cho lắm . Bởi lẽ tuy trong phòng cũng phân ra từng mảng cho từng người làm rồi nhưng vẫn có rất nhiều mảng công việc do một người đảm nhận. Chính điều này gây sức ép công việc và có thể xảy ra hiện tượng làm việc không hiệu quả.Dựa vào chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức cán bộ như ở trên và căn cứ vào tình hình thực tế của cơ cấu trong phòng tôi xin đưa ra đề xuất có thể thay đổi cơ cấu như sau với mục đích tăng hiệu quả thực hiện công việc.
Bảng 11: Số lượng nhân viên phòng TC-CB sau khi hoàn thiện Đơn vị: người Chức danh Số lượng Trình độ Chuyên ngành Nhiệm vụ Trưởng phòng 1 ĐH KTLĐ, QTNL
Công tác quản lý nhân sự, công tác đào tạo, đôn đốc quản lý chuyên viên của phòng
Chuyên viên 1
1 ĐH KTLĐ,
QTNL
Công tác tiền lương, công tác định mức Chuyên viên 2 1 ĐH KTLĐ Công tác BHXH, công tác tiền lương Chuyên viên 3
1 ĐH QTNL Công tác bảo hộ lao động, công tác đào tạo Như vậy so với cơ cấu cũ cơ cấu lúc này không có sự thay đổi về số lượng người mà chỉ thay đổi về phân công nhiệm vụ giữa các chuyên viên trong phòng. Với việc thay đổi này sẽ làm cho sự đảm nhận công việc được gọn nhẹ hơn, các công việc được phân công đều cho từng chuyên viên một.