III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở TRUNG TÂM VIỄN THÔNG QUỐC TẾ KHU VỰC
2. Sắp xếp, bố trí lao động trong các bộ phận của trung tâm
2.3 Phòng kế hoạch-vật tư
Phòng này là phòng chức năng của trung tâm, giúp việc cho giám đốc trung tâm trong công tác xây dựng thực hiện hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của trung tâm. Ngoài ra còn phải làm các nhiệm vụ quản lý cung ứng vật tư thiết bị phục vụ cho phát triển sản xuất và ứng cứu cho các trường hợp khẩn cấp, khảo sát, đàm phán ký kết hợp đồng thuê nhà trạm, vị trí đặt thiết bị BTS và anten, cũng như định kỳ các nhà trạm, anten như trên.
-Nghiên cứu xây dựng các cơ chế về kế hoạch hoá trong nội bộ trung tâm, tham gia nghiên cứu chế độ kế hoạch hoá chung của công ty theo phân cấp và uỷ quyền, nghiên cứu đề xuất các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của công ty giao cho trung tâm
- Tổng hợp xây dựng kế hoạch trên mọi mặt hoạt động của trung tâm một cách cân đối, vững chắc theo quyết định, hướng dẫn của ngành của công ty. Nghiên cứu xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của trung tâm
-Trực tiếp nghiên cứu xây dựng kế hoạch của trung tâm theo các chỉ tiêu công ty giao: Kế hoạch doanh thu, kế hoạch sản lượnh, kế hoạch phát triển máy di động, nhắn tin…
-Tham gia xây dựng và cân đối lập kế hoạch thuộc lĩnh vực do các phòng ban đơn vị trực thuộc chủ trì xây dựng.
-Tổ chức bảo quản lưu hồ sơ, tài liệu, số liệu về công tác kế hoạch hoá của trung tâm và báo cáo tình hình kịp thời theo chế độ của công ty.
-Căn cứ vào nhiệm vụ, khối lượng sản xuất kinh doanh trong năm, xây dựng kế hoạch vật tư, sửa chữa lớn, thông tin công cụ phương tiện quản lý cho toàn trung tâm và phân phối ra cho các đơn vị trực thuộc.
-Quản lý hệ thống kho, tổ chức công tác chào hàng cạnh tranh và ký kết hợp đồng kinh tế, mua sắm thiết bị, đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh.
-Quản lý đầu tư và phát triển và xây dựng cơ bản
-Quản lý hợp đồng kinh tế của trung tâm , tổng hợp phân tích rút kinh nghiệm và báo cáo tình hình thực hiện cho trung tâm. Đề xuất biện pháp giải quyết xử lý khi hợp đồng bị vi phạm, hướng dẫn các đơn vị thực hiện hợp đồng kinh tế theo quy định của nhà nước
Trên đây là khối lượng nhiệm vụ của phòng phải đảm nhiệm, mặt khác trong phòng hiện tại có 10 nhân viên . Như vậy ta thấy rằng hiện tại phòng
đang có số lao động rất nhiều so với khối lượng công việc của phòng và quỹ thời gian làm việc của trung tâm.
Theo sự phân tích ở trên ta thấy phòng chưa phát huy hết vai trò trong công việc, trong khi đó số lượng nhân viên lại nhiều gây ra sự nhàn rỗi trong công việc và tăng thêm một khoản chi phí đáng kể cho trung tâm. Ta thấy rằng trong phòng hiện nay có hai phó phòng 1 đảm nhận công việc vật tư, 1 là mảng công việc xây dựng cơ bản. Như vậy là không cần thiết ta có thể tinh giảm 1 phó phòng chỉ để 1 phó phòng đảm nhận công việc xây dựng cơ bản và vật tư. Trưởng phòng đảm nhận công việc chung và mảng công việc kế hoạch. Mặt khác ta cũng chuyển phòng này sang cho phó giám đốc kinh doanh quản lý cùng với phòng KD-TT vì công tác kế hoạch thường đựơc thiết kế để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, cho nên cần gắn sát với công tác kinh doanh thì các kế hoạch đưa ra sẽ sát và có tính khả thi cao hơn.
Sau đây là cơ cấu lao động của phòng sau khi hoàn thiện:
Bảng 13: Số lượng nhân viên trong phòng sau khi hoàn thiện Đơn vị: người ST
T
Chức danh Số lượng Nhiệm vụ
1 Trưởng phòng 1 phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch săn xuất kinh doanh
2 Phó phòng 1 Giúp việc cho trưởng phòng, phụ
trách công tác vật tư-XDCB 3 Chuyên viên 1 1 Làm nhiệm vụ kế hoạch tổng hợp 4 Chuyên viên2 1 Làm công tác kế hoạch vật tư-hợp
đồng kinh tế
5 Chuyên viên3 1 Làm công tác kế hoạch xây dựng
cơ bản
Sau khi hoàn thiện số lượng lao động trong phòng được bố trí như sau: 1 trưởng phòng phụ trách chung trực tiếp phụ trách công tác kế hoach sản xuất kinh doanh, 1 phó phòng phụ trách công tác vật tư xây dựng cơ bản, 7 nhân viên làm công tác kế hoạch vật tư trong phòng gồm 1 chuyên viên kế hoạch tổng hợp, 2 chuyên viên kế hoạch vật tư hợp đồng kinh tế, 2 chuyên viên xây dựng cơ bản, 2 chuyên viên kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Số lượng chuyên viên bị tinh giảm có thể cho đi đào taọ lại để về làm việc cho các phòng khác nếu thấy cần thiết, hoặc nếu chuyên viên gần tuổi về hưu thì có thể vận động họ nghỉ hưu sớm hơn một chút. Cũng có trường hợp chuyển những chuyên viên này sang các trung tâm khác trong công ty nếu ở đó họ cũng cần nhân lực.Điều này sẽ làm giảm chi phì đào tạo và môi trường làm việc của công ty.