- Sửa chữa máy chuyên dụng Sửa chữa lò xử lý hơ
a,Mason & Cox đã sử dụng ABM để cắt giảm chi phí ABM tiến hành qua 4 bước
ABM tiến hành qua 4 bước
Bước 1: xác định các cơ hội chủ yếu để giảm chi phí
Bước 2: xác định nguyên nhân chính phát sinh những chi phí đó
Bước 3: đưa ra các biện pháp để giảm các nguyên nhân đó, từ đó làm giảm chi phí
Bước 4: đưa ra các thước đo sự thực hiện để giám sát sự hiệu quả của việc cắt giảm chi phí
Bước 1: Xác định các cơ hội chủ yếu để giảm chi phí
Để xác định các cơ hội cắt giảm chi phí, họ phân loại các hoạt động thành hoạt động làm tăng giá trị sản phẩm và hoạt động không làm gia tăng giá trị sản phẩm.
Hoạt động làm gia tăng giá trị là các hoạt động tạo ra các giá trị chủ yếu cho khách hàng hoặc các hoạt động chức năng của doanh nghiệp. Hoạt động gia tăng giá trị gồm:
- Hoạt động sản xuất cơ bản cái được phân bổ đến sản phẩm cuối cùng như làm khuôn, đổ kim loại nóng chảy...
- Hoạt động quản lý cần thiết như quản lý doanh nghiệp, chuẩn bị báo cáo hàng năm..
Hoạt động không làm gia tăng giá trị là các hoạt động không tạo thêm giá trị cho sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy ta phải tìm cách cắt giảm các hoạt động đó. Trong các doanh nghiệp thì hoạt động không làm gia tăng giá trị thường là hoạt động chờ đợi, kiểm tra, làm lại và các sự vận chuyển và bảo quản các hàng tồn kho không cần thiết. Tại Mason & Cox, các hoạt động không tạo thêm giá trị chiếm đến 18% tổng chi phí.
Để phân tích và tìm ra các biện pháp để giảm các hoạt động không làm gia tăng giá trị đòi hỏi một nguồn lực đáng kể. Mason & Cox đã xác định các hoạt động chính không làm gia tăng giá trị là hoạt động " kiểm tra khuôn đúc", "mài vật đúc", "hàn các lỗi trên vật đúc", " vận chuyển nguyên vật liệu", " xúc tiến sản phẩm". 5 hoạt động này đã chiếm 2/3 tổng chi phí của các hoạt động không làm gia tăng giá trị.
Bước 2: Xác định nguyên nhân chính phát sinh những chi phí đó
Để giảm chi phí cho các hoạt động không làm gia tăng thêm giá trị, họ đã xác định nguyên nhân chính phát sinh chi phí và tìm biện pháp để giảm các nguyên nhân
đó. Họ bắt đầu bằng công việc xây dựng các hoạt động của công ty theo một chu trình.
Xây dựng các hoạt động thành một chu trình: để giảm được các hoạt động không làm gia tăng thêm giá trị thêm giá trị đòi hỏi phải có một sự hiểu biết sâu sắc về các công việc ở trong công ty. Phải có sự hiểu biết thấu đáo thì mới xác định được đối với mỗi hoạt động, hoạt động nào trước nó cái cung cấp đầu vào cho nó, hoạt động nào sau nó cái mà tiêu dùng đầu ra của nó. Những thông in này có thể dùng để liên kết các hoạt động với nhau thành một chu trình. Một chu trình là một chuỗi các hoạt động kết nối với nhau để đạt được mục tiêu riêng. Hình vẽ dưới đây là minh họa một chu trình đầy đủ về một đơn hàng sản xuất sản phẩm "custom-made casting" tại Mason & Cox.
Thiết kế phương pháp--> làm mẫu ---->làm khôn đúc--> làm tâm khuôn --> kiểm tra khuôn--> vận chuyển nguyên liệu----> rót kim loại vào khuuon----> dùng oxy cắt vật đúc ra khỏi khuôn--> mài sp -->hàn sp-->xếp đặt lò xử lý hơi--> vận hành lò----> quá trình xử lý các đơn đặt hàng--> quá trình xử lý các khoản phải thu
Các hoạt động được biểu diễn thành một chu trình giúp cho việc xác định các tiêu thức ( nguyên nhân phát sinh chi phí) và thiết lập các chỉ tiêu đo lường sự hoạt động. Sử dụng chu trình giúp làm đơn giản hóa quá trình quản lý hoạt động, có thể tập trung quản lý các chu trình hoạt động hơn là các hoạt động chi tiết. Các hoạt động trong cùng một chu trình có thể có cùng các nhân tố kích thích chi phí và chỉ tiêu đo lường sự hoạt động.
Phân tích các nhân tố kích thích chi phí (cost driver): họ đã dùng phương pháp phân tích nhân tố kích thích chi phí để xác định nhân tố chủ yếu gây phát sinh chi phí cho 5 hoạt động chính không làm tăng thêm giá trị. Nó bao gồm việc phân tích sâu các hoạt động và quá trình gây ra để xác định cái thật sự là nguyên nhân làm phát sinh hành động. Ví dụ số lỗi từ giai đoạn dùng oxy để tách vật đúc khỏi khuôn đúc, đã dẫn đến hoạt động "mài sản phẩm đúc" và "hàn vết lỗi trên sản phẩm". Vết lỗi
có thể là chỗ lồi hoặc lõm trên sản phẩm, nhưng đây có phải là nguyên nhân chính không? Nguyên nhân chính mà gây ra các lỗi đó là: kim loại có nhiều tạp chất hay tại khuôn đúc không đảm bảo chất lượng. Nếu kim loại còn chứa nhiều tạp chất là vấn đề chính, thì công ty nên tìm một nhà cung cấp mới hay trao đổi các điều khoản khắt khe hơn với nhà cung cấp. Để tìm ra nguyên nhân cốt lõi gây phát sinh chi phí ta phải đặt ra liên tiếp các câu tại sao, và tìm câu trả lời cho nó
Phân tích các nhân tố chính gây phát sinh chi phí cho tất cả các hoạt động:
để cắt giảm chi phí, một vài doanh nghiệp xác định các nhân tố chinh gây phát sinh chi phí cho tất cả các hoạt động chứ không chỉ tập trung vào các hoạt động không làm gia tăng thêm giá trị. Hiểu và quản lý được nguyên nhân thực sự của hoạt động làm gia tăng thêm giá trị có thể làm cho các hoạt động được làm tốt hiệu quả hơn. Ví dụ hoạt động " dùng oxy để cắt sản phẩm đúc ra khỏi khuôn" là một hoạt động làm gia tăng giá trị, cái hoạt động lấy sản phẩm đúc ra khỏi khuôn là một phần cần thiết của chu trình sản xuất sản phẩm, tuy nhiên có một vài sản phẩm đã bị vỡ trong qúa trình cắt này. Bằng phương pháp phân tích hoạt động ta có thể giúp cho việc giảm chi phí của hoạt động này thông qua việc xác định nhân tố chủ yếu làm sản phẩm bị vỡ. Tuy nhiên trong việc phân tích hoạt động làm gia tăng thêm giá trị, cần phải xem xét xem nhân tố nào là tích cực nhân tố nào là tiêu cực trong mối quan hệ với lợi nhuận. Ví dụ "số khách hàng " là nhân tố gây phát sinh chi phí đối với hoạt động làm gia tăng giá trị "xử lý các khoản phải thu" tại trung tâm quản lý. Giảm số khách hàng sẽ làm giảm chi phí của hoạt động "xử lý các khoản phải thu" nhưng nó cũng có thể làm giảm doanh thu bán hàng và lợi nhuận có thể sẽ giảm nhiều hơn tăng.
Việc quyết định xem hoạt động nào nên phân tích dựa vào sự xem xét giữa chi phí và lợi ích. Một sự cải thiện nhỏ hiệu quả của những hoạt động làm gia tăng giá trị lớn có thể tiết kiệm được chi phí lớn, tuy nhiên cũng phải tốn một khoản chi phí trong việc nghiên cứu để tìm ra nhân tố chủ yếu làm phát sinh chi phí
Bước 3: Xây dựng một chương trình để giảm chi phí
Bước tiếp theo là họ thiết kế một chương trình để làm giảm các nhân tố chính gây phát sinh chi phí cho các hoạt động chủ yếu không làm gia tăng thêm giá trị. Đây có thể là một nhiệm vụ phức tạp và sẽ liên quan đến toàn doanh nghiệp.ví dụ họ đã xác định kim loại còn chứa nhiều tạp chất chính là nguyên nhân gốc gây ra lỗi của sản phẩm. Số vết lỗi trên sản phẩm là một nhân tố phát sinh chi phí cho hoạt động "mài sản phẩm đúc" và hoạt động " hàn các lỗi của sản phẩm đúc", bộ phận mua hàng phải tăng chất lượng của kim loại làm sản phẩm bằng cách tìm kiếm các nhà cung cấp mới và đưa ra các điều khoản chặt chẽ hơn về chất lượng đối với nhà cung cấp hiện tại.
Việc giảm các nhân tố làm phát sinh chi phí có thể là giải quyết từng hoạt động riêng hoặc có thể đòi hỏi phải tái cơ cấu lại cả trình hoạt động.
Bước 4: Thước đo sự thể hiện của việc giảm trừ chi phí
Tiêu thức của hoạt động có thể sử dụng để giám sát tính hiệu quả của các nỗ lực giảm trừ chi phí. Theo cách tiếp cận ABC theo quan điểm tính phí thì họ đã xác định được tiêu thức đo lường chi phí hoạt động. Họ sử dụng phương pháp phân tích nhân tố làm phát sinh chi phí để xác định các thước đo sự thể hiện. Chi phí của một hoạt động có thể xuất phát từ đặc điểm nào đó của hoạt động trước nó trong chu trình, cái đặc điểm đó được lựa chọn là thước đo chi phí của hoạt động.
Hoạt động dùng oxy cắt sản phẩm đúc ra khỏi khuôn
Thước đo sự biểu hiện
phẩm
Hoạt động mài sản phẩm đúc
Nhân tố gây phát sinh chi phí:
Số lỗi trong suốt quá trình cắt sản phẩm
Hàn các lỗi
Nhân tố gây phát sinh chi phí
Số lỗi trong suốt quá trình cắt sản phẩm