1.1. Dữ liệu và thông tin
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm có thể dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng khác biệt nhau. Dữ liệu là các sự kiện còn thô, cha đợc phân tích và cha đợc tóm lợc. Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng có nghĩa và tiện dùng hơn.
Khái niệm thông tin đợc sử dụng thờng ngày. Thông tin mang lại cho con ngời sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối tợng trong đời sống xã hội, trong thiên nhiên,... giúp họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất. Thông tin đợc thể hiện dới nhiều dạng thức khác nhau nh sóng ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ, các dạng ký hiệu viết trên giấy hoặc khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấm kim loại...Về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật chất nào hoặc bất kỳ dòng năng lợng nào cũng có thể mang thông tin. Chúng đợc gọi là những vật mang tin. Dữ liệu là sự biểu diễn của thông tin và đợc thể hiện bằng các tín hiệu vật lý.
Sự phát triển của văn minh nhân loại đợc đặc trng bởi sự gia tăng nhu cầu khai thác , xử lý và tích lũy thông tin. Toàn bộ tri thức nhân loại chính là lợng thông tin đợc tích lũy và hệ thống hóa. Dung lợng, cấu trúc và độ phức tạp của lợng thông tin này phản ánh rõ nét sự tiến hóa của lịch sử loài ngời.
Tính chất dùng để mô tả thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. Đó là thớc đo khách quan của tính chính xác, mức độ tin cậy của một mẩu tin và thớc đo cho tính đa dạng của thông tin.
Ngày nay, thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của các cơ quan, làm thay đổi nhanh chóng trong quan hệ kinh tế giữa các khu vực,
các quốc gia trên toàn thế giới. Các doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm và dịch vụ dựa trên thông tin và dùng thông tin làm tăng thêm giá trị của sản phẩm và dịch vụ thông qua các chơng trình quảng cáo.
Lao động thông tin ngày càng chiếm một tỷ trọng lớn và xã hội đang chuyển dần sang xã hội thông tin và thông tin đã khẳng định đợc vai trò to lớn của nó đối với văn minh nhân loại.
1.2. Tổ chức.
1.2.1. Khái niệm:
Tổ chức đợc hiểu theo nghĩa là một hệ thống đợc tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Thử thách lớn lao đối với các tổ chức hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt là làm sao sử dụng đợc một cách có hiệu quả những dữ liệu đợc lu trữ. Ông Thomas Watson, nguyên chủ tịch của công ty IBM đã nói: “Toàn bộ gia trị của công ty nằm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu. Dù tất cả các nhà cửa, văn phòng của công ty bị cháy trụi nhng vẫn giữ đợc con ngời và những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh nh xa.”
1.2.1. Tổ chức và thông tin
Dới giác độ của tin học và điều khiển học có thể xem quản lý một tổ chức theo sơ đồ sau:
Thông tin vào Thông tin ra
Đối tợng quản lý T hô ng ti n tr on g T hô ng tin qu yế t đ ịn h Hệ thống quản lý
Trong tổ chức thờng có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý ( Đối tợng quản lý).
Hệ thống quản lý thu nhận thông tin từ môi trờng và từ chính đối t- ợng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đa ra các thông tin. Nh vậy, nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực. Thông tin trong tổ chức đợc diễn đạt bằng công thức:
Lao động quản lý= Lao động thông tin+ Lao động ra quyết định
Lao động ra quyết định chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định. Đây là lao động nghệ thuật, ít mang tính quy trình, có nhiều yếu tố chủ quan. Thời gian lao động ra quyết định chỉ chiếm 10% thời gian lao động của nhà quản lý.
Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ lao động dành cho việc thu thập, xử lý và phân phát thông tin. Lao động này thờng mang tính khoa học kỹ thuật, có quy trình và mang nhiều tính khách quan. Thời gian lao động thông tin chiếm 90% lao động của nhà quản lý. Việc phân chia thời gian lao động khẳng định tầm quan trọng của thông tin trong quản lý một mặt giúp các nhà quản lý phân biệt cán bộ lao động thông tin và cán bộ lãnh đạo.
1.3. Tính chất của thông tin theo cấp quyết định.
Anthony trình bày tổ chức nh là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là Lập kế hoạch chiến lợc, Kiểm soát quản lý chiến thuật và
điều khiển tác nghiệp. Những ngời chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch
chiến lợc có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ tổ chức. Trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý có nghĩa là nơi dùng các phơng tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lợc,thiết lập các chiến thuật. Cuối cùng, ở mức điều khiển tác nghiệp ngời ta quản lý sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phơng tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Ngoài ra còn có bộ phận ở mức thứ t đợc cấu thành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ đó tổ chức thực hiện những nhiệm vụ của mình.
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Điều này đợc thể hiện ở định nghĩa thông tin quản lý:
“Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.”
Tơng ứng với các mức quản lý, ngời ta chia quyết định của một tổ chức thành 3 loại:
Quyết định chiến lợc: là những quyết định xác lập mục tiêu và những
quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức
Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu
thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối u nguồn lực.
Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những tính chất riêng theo bảng sau:
Đặc trng
thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lợc
Tần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thờng kỳ, đều đặn Sau một kỳ dài, trong tr-ờng hợp đặc biệt Tính độc lập
của kết quả Dự kiến trớc đợc Dự đoán sơ bộ, có thông tin bất ngờ Chủ yếu không dự kiến tr-ớc đợc Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tơng lai Dự đoán cho tơng lai là chính Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp khái quát
Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu
trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, một số phi cấu trúc Phi cấu trúc cao Độ chính Rất chính xác Một số dữ liệu có tính Mang nhiều tính chủ quan
xác chủ quan Cán bộ sử dụng Giám sát hoạt động tác nghiệp Cán bộ quản lý trung gian Cán bộ quản lý cao cấp 2. Hệ thống thông tin
2.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tợng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.
2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
2.2.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Xử lý và lu trữ Thu thập Phân phát Nguồn Đích Kho dữ liệu
Gồm 5 loại:
* Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao
dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó. Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức.
* Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ
chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.
* Hệ thống trợ giúp ra quyết định là những hệ thống đợc thiết kế với mục
đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải pháp và lựa chọn một phơng án. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
* Hệ thống chuyên gia: hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí
tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia.
* Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh: đợc sử dụng nh một
hệ trợ giúp chiến lợc, thiết kế cho ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lợc.
2.2.2. Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ
Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.
Tài chính
chiến lợc Marketting chiến lợc Nhân lực chiến lợc
Sản xuất và chế tạo chiến
lợc Tài chính
chiến thuật Marketting chiên thuật chiến thuậtNhân lực chế tạo chiến Sản xuất và thuật Tài chính tác
nghiệp Marketting tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Sản xuất và chế tạo tác nghiệp
HTTT văn phòng
2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo quan điểm ngời mô tả. Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là:
* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm
gì ?. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống
nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?.
* Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là
cái nhìn của các kỹ thuật viên.
2.4. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn:
* Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực.
* Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý
* Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho ngời nhận, lời
văn phải sáng sủa.
* Tính bảo vệ đợc: chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp cận thông
tin
* Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp
vụ.
3. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 3.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin
3.1.1. Giá trị của một thông tin quản lý
Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi phơng án quyết định do thông tin đó tạo ra.
Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn đợc phơng án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phơng án quyết định
3.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin
Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những cơ hội mà tổ chức có đợc nhờ hệ thống thông tin.
Nếu gọi A1,A1,...,An là thiệt hại của các rủi ro. P1,P2,...,Pn là xác suất xảy ra các rủi ro.
R1,R2,...,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thông tin thì lợi tránh rủi ro là: PR tổng các tích Ai*Pi*Ri.
Tơng tự, Ci, Pi, Ri là lợi ích tận dụng đợc cơ hội i, lợi ích tận dụng đ- ợc cơ hội là: CR tổng các tích Ci*Pi*Ri.
3.2. Chi phí cho hệ thống thông tin
Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây
dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác.
Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thờng xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác.
3.3. Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.3.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin 1)Những vấn đề về quản lý
2)Những yêu cầu mới của nhà quản lý 3)Sự thay đổi của công nghệ
4)Thay đổi sách lợc chính trị
3.3.2. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích là có đợc một sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sử dụng mà nó đợc hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trớc. Một phơng pháp đợc