sử dụng phần mềm kế toán
Nội dung chủ yếu của công tác kế toán hàng hoá trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán
Nội dung chủ yếu của kế toán hàng hoá trong điều kiện doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy tính bao gồm:
- Tổ chức mã hoá các đối tượng liên quan đến hoạt động N - X hàng hoá
- Tổ chức danh mục tài khoản - Tổ chức hệ thống sổ tài khoản
- Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng
Để thực hiện việc tổ chức kế toán hàng hoá trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hoá, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin về hàng hoá.
* Danh mục tài khoản hàng hoá:
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống. Hầu hết thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin kế toán tiếp theo. Điều này càng đặc biệt đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy tính.
Bằng việc khai báo và mã hoá có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tuỷ thuộc đặc điểm tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở doanh nghiệp), tài khoản hàng hoá có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau:
+ Thông qua số liệu tài khoản hàng hoá và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo và biến mã nhận biết tương ứng tuỳ thuộc theo yêu cầu theo dõi, quản lý hàng hoá của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.
+ Thông qua khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.
* Danh mục chứng từ hàng hoá:
Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, do đó kế toán doanh nghiệp cần phải nắm chắc loại chứng từ nào thì được sử dụng vào các nghiệp vụ nào.
Việc tổ chức theo dõi, quản lý cập nhật luân chuyển, xử lý các loại chứng từ hàng hoá trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ
chặt chẽ theo quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định.
Thông thường, quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ hàng hoá trên máy vi tính được thực hiện qua các bước sau:
+ Kiểm tra, phân lọai chứng từ hàng hoá
+ Nhập số liệu vào hệ thống dữ liệu quản lý kho hàng hoá
+ Tạo các bảng tổng hợp chứng từ hàng hoá tại kho để kiểm tra số liệu + Tạo trạng thái để chốt dữ liệu chứng từ hàng hoá cập nhật tại kho đã được kiểm tra.
+ Tạo trạng thái để bàn giao dữ liệu chi tiết và tổng hợp của chứng từ hàng hoá và các bảng kê nhập xuất hàng hoá.
+ Khai báo, cập nhật các loại giá nhập, giá xuất hàng hoá vào các bảng giá để tính giá vốn tự động thông qua dữ liệu giá đã được cập nhật.
+ Cập nhật sổ cái kết chuyển ghi sổ tông rhợp kế toán. * Tổ chức kế toán và quản trị người dùng:
Trong suốt quá trình từ khâu luân chuyển, cập nhật chi tiết chứng từ hàng hoá cho tới các khâu ghi sổ kế toán hàng hoá và tổng hợp các báo cáo kế toán doanh nghiệp phải quy định rõ và thiết lập sự phân cấp, phân quyền cho người sử dụng trong doanh nghiệp thông qua công tác khai báo trên thị trường phần mềm kế toán, căn cứ theo đặc điểm phân công chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng được phân quyền, cụ thể:
+ Việc phân cấp nhiệm vụ từ thấp lên cao trong từng chức năng cụ thể của phần hành kế toán hàng hoá sẽ giúp doanh nghiệp bắt buộc từng người sử dụng phải tuân thủ tác nghiệp trong khuân khổ nhiệm vụ theo từng chức năng đó.
+ Việc phân quyền giữa các bộ phận có chức năng công việc khác nhau nhằm phối hợp các công việc, các khâu dữ liệu riêng sẽ đưa ra một mối chặt chẽ, an toàn chính xác và có tính bảo mật cao. Các quyền đó có thể là quyền đọc xem số liệu, quyền chạy báo cáo tổng hợp.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán hàng hoá:
Căn cứ vào số liệu về chứng từ nhập xuất hàng hoá đã được cập nhật trên hệ thống và căn cứ vào các thông tin của các đối tượng liên quan đến số liệu hàng hoá đã được khai báo trên hệ thống, phần mềm kế toán sẽ sắp xếp, tổ chức và liên kết hợp lý các dòng dữ liệu này dựa trên tài liệu đã được doanh nghiệp phân tích ban đầu khi thiết kế phần mềm kế toán đảm bảo phù hợp với các quy định, các nguyên tắc hạch toán tự động kết chuyển số liệu sang các sổ kế toán như: Sổ cái, Nhật ký chung… và tổng hợp nên số liệu của các báo cáo kế toán tổng hợp.
CHƯƠNG 2