Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (Database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng.
Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access.
Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Có thể xem sự ra đời của Microsoft Office gắn mật thiết với sự ra đời và phát triển của hệ điều hành Windows. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbars) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc. Trên cơ sở cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện cũng như các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở
dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server… cũng rất thuận tiện.
Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu. Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là:
Ứng dụng cá nhân.
Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban.
Ứng dụng cho toàn công ty.
Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (Intranet) và mạng Internet.
Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access
Bảng (Table) :
Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Các thành phần của bảng gồm có:
Cột (Column) hay trường (Field).
Dòng (Row.
Khóa chính (Primary Key.
Khóa ngoại lai (Foreign Key.
Truy vấn (Query) :
Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng.
Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại. Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình.
Báo cáo (Report)
Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in. Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:
In dữ liệu dưới dạng bảng.
In dữ liệu dưới dạng biểu.
Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp.
In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Lệnh gộp (Macro)
Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác.
Các Module
Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục. Các module sử dụng các hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.