Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng.
Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Phiên bản em sử dụng ở đây là phiên bản Access 2003.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 là phiên bản tương đối mới của hãng Microsoft. Hệ quản trị này có nhiều tính năng mới, khả năng xử lý nhanh, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, trường học…Vì vậy việc sử dụng hệ quản trị này trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới trong cơ quan sẽ giảm bớt thay đổi đối với hệ thống cũ.
Microsoft Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất phù hợp cho các bài toán quản lý ở quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Access thực sự đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tìm kiếm, tổ chức, khai thác và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu. Khả năng kết nối dữ liệu và công cụ truy vấn mạnh mẽ của Access làm cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng. Access có hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi giao diện phần mềm sử dụng icon và các tính năng khác giống hệt bộ Office 2003.