VII. HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG
1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
• Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.
• Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng
- Sổ cái
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết. • Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Trường hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng ghi vào sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
• Ưu điểm và nhược điểm:
- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản
- Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời
Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao.
Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng
Sổ cái tài khoản
Nhật ký chung Thẻ kho của thủ kho
Sơ đồ : hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu