1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty
1.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhăm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại nguyên vật liệu. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt do đặc trưng kà một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Vì vậy, một trong những yếu tố của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu . Điều đó đòi hỏi công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép tính toán phản ánh chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư.
Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau:
Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp N-X-T
Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất kho
Ghi chú:
Ghi ngày tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư
Theo phương pháp này thì công việc ở kho và ở phòng kế toán như sau:
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày thực hiện nhập xuất kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nguyên vật liệu. Thẻ kho được sử dụng để làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho.
Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập khp, chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư.
Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị( giá thực tế ghi trên hoá đơn), khi xuất kho vật tư thì kế toán chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, cuối tháng khi tính ra được dơn giá xuất kho bình quân cho cả tháng thì máy sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất kho trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “ kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư
cần xem xét, máy sẽ chạy chương trinh và cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “in ra”.
Ví dụ: Sổ chi tiết của gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha tại kho vật tư Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm vật tư vào bảng tổng hợp N-X-T vật tư nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời bảng tổng hợp N-X-T vật tư còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế tóan chi tiết.