III. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dệt may hà nộ
2. Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu.
Với đặc điểm vật t, vật liệu của mình là mật độ nhập xuất lớn có sự giám sát bảo quản thờng xuyên và hệ thống kho tàng đợc bố trí tập trung, kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm tra đối chiếu hàng này nên Công ty Dệt may Hà Nội đã sử dụng phơng pháp thẻ song song. Phơng pháp này đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý vật t là phải cung cấp thờng xuyên về hiện vật về tiền của từng loại vật liệu.
2.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu.
2.1.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu.
Muốn tính giá đợc chính xác thì mỗi doanh nghiệp làm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Về nguyên tắc đánh giá vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có đợc vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật t Công ty Dệt may Hà Nội, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khâu nhập kho Công ty đã sử dụng giá thực tế. Giá này đợc xác định theo từng nguồn nhập.
- Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ đợc thu mua trên thị trờng trong nớc và chủ yếu là ngoại nhập.
+ Giá thực tế vật liệu mua trong nớc bằng giá mua ghi trên hoá đơn với chi phí thu mua phát sinh (nếu có).
+ Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên cộng với thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh.
Thờng thì nguyên vật liệu đợc vận chuyển tới tận kho Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ.
- Đối với nguyên vật liệu do Công ty sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu khập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh.
- Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng đợc, giá có thể bán hoặc ớc tính.
- Vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí liên quan.
2.1.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Phòng kế hoạch thị trờng là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật t, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động.
Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp với bên bán vật t khi nhận đợc hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi lên phòng kế hoạch thị trờng sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng đợc chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trờng sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lợng, chất lợng quy cách vật t rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật t. Nếu vật t đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch thị trờng lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trờng hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách mẫu mã nh ghi trên phiếu nhập kho thủ kho phải cùng ngời giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết.
Phiếu nhập kho vật t đợc lập thành 3 liên:
1 liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập va chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi số kế toán
1 liên giao cho ngời nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. 1 liên giao còn lại gủi về phòng kinh doanh
Định kỳ phiếu nhập vật t đợc chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng kế hoạch thị trờng căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên và giao cho các đối tợng nh trên.
Vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t khi có nhu cầu cần dùng
Biểu 2.1 hoá đơn (gtgt)
Mẫu chứng từ số 1
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 02-GTGT
Liên 2: (Giao cho khách hàng) số 398956 Ngày 17 tháng 7 năng 2002
Đơn vị bán hàng: Công ty TM Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh Địa chỉ: Số tài khoản 7310.0563 MST:
Họ tên ngời mua: Trần Văn Tiến Đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội
Địa chỉ : Số 1 Mai Động Hà Nội Số tài khoản 710A-00022 tại Ngân hàng Công thơng II - Hai Bà Trng Hà Nội
Hình thức thanh toán MST: 01 00100826-1
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Bông Nga cấp 1 kG 4171 20566,44 85782621
Cộng tiền hàng 85782621
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8578262,1 Tổng tiền thanh toán: 94360883,1 Số tiền viết bằng chữ: Chín t triệu ba trăm sáu mơi nghìn tám trăm tám ba đồng
Ngời mua hàng (Đ ký)ã Kế toán trởng (Đ ký)ã Thủ trởng đơn vị (Đ kỹ)ã
Biểu 2.2 Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05-VT
Ngày 18 tháng 7 năm 2002 Đơn vị: Công ty Dệt may Hà Nội
Căn cứ vào hoá đơn số 398956 ngày 17/7/2002 của Công ty Dệt may Hà Nội Thành phần kiểm nghiệm gồm:
1. Ông Vũ Hải Sơn, Phòng KHTT - Trởng ban 2. Ông Lê Tuấn , Phòng KTCL - Uỷ viên
3. Ông Trần Văn Lợi, Thủ kho - Uỷ viên Danh điểm vật t Tên nh n hiệuã vật t Đơn vị tính Phơng thức kiểm nghiệm Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng thực tế kiẻm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Bông Nga cấp 1 kg kg 4171 4171 4171
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho
Uỷ viên (Đã ký) Uỷ viên (Đã ký) Trởng ban (Đã ký)
Từ biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn lập phiếu nhập kho
Biểu 2.3
Đơn vị bán: Công ty Thơng mại Dệt may Việt Nam Tp. Hồ Chí Minh Chứng từ số: 398956 ngày 17 tháng 7 năm 2002
Nhập vào kho: Bông xơ.
Tên nhãn hiệu quy cách vật t Đvị tính Số lợng nhập kho Theo chứng từ Thực nhập
Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú
Bông Nga cấp 1 kg 4171 4171 20566,44 85782621
Cộng 85782621
Số tiền viết bằng chữ: Tám lăm triệu bảy trăm tám hai nghìn sáu trăm hai mốt đồng chẵn
Thủ kho Ngời nhập Phụ trách KHTT
Biểu 2.4
phiếu nhập vật t thuê ngoài chế biến
Số 5
Ngày 25 tháng 7 năm 2002 Đơn vị chế biến: Công ty Minh Anh
Hợp đồng số 02-99 /HĐKT ngày
Theo phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến số 2 ngày 20/7 2002 Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 19/7/2002
Tên quy cách vật t Đơn vi tính Số lợng Giá thực tế nhập kho Theo chứng từ Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật t dùng để chế biến Cộng Giá đơn vị nhập kho 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thoi suót kg 200 200 185000 2431587 2616587 Xơ PE kg 300 300 250000 3751200 4001200
2.2. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu:
2.2.1. Tính giá vật liệu xuất kho:
Bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, viẹc xuất bán ra ngoài là rất hãn hữu, ví dụ nh xuất bán bông, phế liệu sợi Để phản ánh giá vật liệu xuất kho cho đ… ợc chính xác, Công ty đã sử dụng phơng pháp giá trung bình để tạm tính giá vật liệu xuất kho. Đây là phơng pháp đơn giản đợc thực hiện để đa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, phát sinh trong kỳ hạch toán. Lý do Công ty sử dụng phơng pháp này là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ nhập từ nớc ngoài luôn có sự biến động nó phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu tình hình kinh tế
việc tính toán đợc thực hiện nhanh gọn hơn kế toán chỉ việc cập nhật số liệu thực tế của một loại vật liệu nào đó xuất kho, máy tính sẽ tự động tính ra trung bình theo công thức sau.
Giá trung bình = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ Giá hạch toán vật t = giá trung bình x số lợng nhập trong kỳ.
Giá trung bình đợc dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ.
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phơng pháp hệ số giá điều chỉnh giữa giá tạmtính và giá hạch toán theo công thức sau:
Hệ số giá vật liệu =
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ
Giá vật liệu thực tế xuất trong kỳ =
Giá hạch toán vật liệu
xuất trong kỳ x Hệ số giá
2.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Giống nh các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kho vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì để phản ánh kịp thời, tính toán và bổ xung chính xác cho đối tợng vật liệu dùng để phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách.
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dệt may Hà Nội sử dụng nhiều loại vật liệu các loại vật liệu này đợc bảo quản ở nhiều kho khác nhau. Trong đó loại vật liệu chính đợc sử dụng nhiều nhất là bảng, loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quả nêu việc bảo quản và sử dụng vật liệu ở Công ty phải đợc theo dõi chặt chẽ dựa trên cơ sở các chứng từ vật liệu. ở Công ty Dệt may Hà Nội việc xuất kho sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho
Việc xuất kho vật liệu để sản xuất đợc tiến hành nh sau.
Khi các phòng ban, phân xởng sản xuất có nhu cầu vật t, ngời phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu xin lĩnh vật t. Nếu vật liệu có giá trị
lớn thì phải qua Tổng giám đốc Công ty kí duyệt. Nếu là vật t xuất kho định kỳ thì không cần qua ký duyệt của lãnh đạo Công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật t đợc chuyển lên phòng kế hoạch thị trờng, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật t đó, phòng kế hoạch thị trờng sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật t. Các phiếu này đợc lập thành 3 liên.
1 liên lu tại phòng kinh doanh thị trờng. 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t.
1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho.
Định kỳ phiếu xuất kho đợc chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển và ghi sổ lu. Mẫu phiếu xuất kho nh biểu 2.5
Biểu 2.5
Phiếu xuất kho
Số 18 Nợ TK 621 (Ngày 25 tháng 8 năm 2002) Có TK 1521 Họ tên ngời nhận: Lê Thị Mai
Lý do xuất: Sản xuất Xuất tại kho: Bông xơ STT Tên nh n hiệu quy cáchã
phẩm chất vật t
ĐV tính tính
S lợng
Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Xơ Sunkyon kg 193500 193500 12571,66 2432616210 2 Bông Trung Quốc kg 39500,5 39500,5 19476,12 769316478
Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba tỉ hai trăm linh một triệu chín trăm ba hai nghìn sáu trăm tám tám đồng
Thủ kho (Đã ký) Ngời nhận (Đã ký) Phụ trách cung tiêu (Đã ký) Phụ trách bộ phận sử dụng (Đã ký)
Trên các phiếu này phòng kế hoạch thị trờng chỉ ghi số lợng xuất kho cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi sổ.
Tại kho thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật t. Nếu thấy trong kho không đủ hoặc không còn loại vật t đó thì phải
tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đó mới làm nghiệp vụ xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất và thẻ kho.
Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là "Hoá đơn bán hàng", "Hoá đơn thuế GTGT", "Phiếu xuất kho", "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ". Căn cứ vào những thoả thuận với khách hàng, phòng sản xuất kinh doanh lập "Hoá đơn GTGT", phiếu này lập thành 3 liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên hai. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và khách hàng ký vào ba bản: Liên một lu ở phòng kế hoạch thị trờng, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ