Kế toán vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu
tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ và hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính đợc đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rơi.
Định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu và bảng tổng hợp nhập vật liệu.
Biểu số 4.3 Bảng kê nhập kho bông xơ
Tháng 8/2002
Chứng từ
SH NT
Diễn giải TK
Nợ Có
Số lợng Đơn giá Thành tiền
87 1/8 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 Quốc cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 88 8/8 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754 94 11/8 Bông Mỹ 1521 1521V 6008 18830 113130640 98 12/8 Bông Việt Nam cấp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 99 13/8 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572 ... Cộng 1053288,2 19147493513
Biểu số 4.4 Tổng hợp nhập bông xơ tháng 8/2002 Vật t ĐVT Cộng phát sinh 1521V 154 331H Bông F1 kg 176949376 176949376 Bông rơi chải kỹ kg 331398000 331398000 Bông TQ cấp 1 kg 2909321083 2909321083 Bông VN cấp1 kg 6227234000 6227234000 ... Cộng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178
Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận đợc kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra" Bảng chi tiết xuất vật t" cho từng tài khoản và "Bảng tổng hợp xuất vật liệu" cho từng kho.
Biểu số 4.5 Bảng kê xuất kho bông xơ
Tháng 8/2002
Chứng từ
SH NT
Diễn giải TK
Nợ Có
Số lợng Đơn giá Thành tiền
28732 12/8 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 Nam cấp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 18438 19/8 Bông rơi chải kỹ 1312H 1521 4028 9000 3625000 28734 27/8 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 104554 20341,53 2126788328 98 30/8 Xơ Sunkyon 621H1 1521 310800 15571,66 3907271928 99 13/8 Bông Tây Phi cấp 1 621H 1521 45979 19883,72 914233562 ... Cộng 1210280,4 19735783536
Biểu số 4.6 tổng hợp xuất vật t tháng 8/2002 Vật t ĐVT Cộng phát sinh 1312H 1521V 621H1 Bông F1 kg 148280736 77465472 70815264 Bông rơi chải kỹ kg 317673000 183987000 133686000 Bông Tây Phi cấp 1 kg 1658590562 1658590562 Bông TQ cấp1 kg 1954617560 1954617560 Bông VN câp 1 kg 6227233945 6227233945 ... Cộng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176
Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đêns phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu vật t, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng của vật liệu.
Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu đợc mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng
Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên "Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu" đợc kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho
5. Tổ chức kiểm kê kho vật t.
Công ty Dệt may Hà Nội tiến hành kiểm kê kho vật liệu nhà máy xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trờng hợp hao hụt, h hỏng mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ: Đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì xin đánh giá theo giá trị ban đầu.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lợng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thờng kéo dài. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm).
Công ty tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho đợc lập một bảng kiểm kê bao gồm 3 ngời.
1 thủ kho. 1 thống kê.
1 kế toán vật liệu.
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật t với số lợng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật t bị d thừa hay thiếu hụt là do các nguyên nhân, thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cần đo đong đếm. Kết quả kiểm kê đợc ghi vào “ biên bản kiểm kê” do phòng kế hoạch thị trờng lập.
Cuối kỳ kiểm kê, biên bản đợc gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Chênh lệch thừa
thiếu =
Số liệu tồn kho kiểm
kê -
Số liệu tồn kho sổ sách
Sau đó kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trớc khi lập báo cáo căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán nh sau.
Thừa phát hiện qua kiểm kê Nợ TK 152, 153.
Có TK 3381. Thiếu phát hiện qua kiểm kê
Nợ TK 138 (1)
Phần III
Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao