III. Phương pháp thiết kế hệ thống.
Khi bộ phận nghiệp vụ cĩ yêu cầu mua hàng, bộ phận kế tốn bán hàng tạ
cơng ty phải thực hiện mua hàng từ nhà cung cấp đáp ứng kịp thời bán hàng cho khách hàng.
Cơ cầu tổ chức.
Bộ phận kế tốn bán hàng tại cơng ty gồm: Bộ phận bán hàng và bộ phận mua hàng
s* Bộ phận mua hàng đảm nhận việc đZ/ hàng dựa trên dự trù của bộ phận
nghiệp vụ đưa ra. Bộ phận này cĩ dùng một máy tính trong đĩ cĩ dùng một chương trình lưu trữ những thơng tin của người cung cấp (bao gồm tên người cung cấp, địa chỉ người cung cấp và những thơng tin liên quan) giúp chọn người cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hồn tất của đơn hàng một cách dễ dàng hơn . Ngồi ra cịn cĩ tổ kiểm tra. ,vì hai máy tính ở hai bộ phận trên là khơng tương thích với nhau nên khơng nỗi ghép với nhau được. Tổ này cĩ nhiệm vụ kiêm tra các sai xĩt về hàng và tiền để khiếu nại với nhà cung cấp nhằm chỉnh lại cho đúng.
$* Bộ phận bán hàng cĩ trách nhiệm làm hố đơn, phiếu xuất hàng, giao hàng
cho khách hàng và tiền hàng thanh tốn với khách hàng. Bộ phận này cĩ một máy tính (máy đơn) trong đĩ dùng chương trình quản lý tất cả các mặt hàng của cơng ty giúp việc quản lý tốt hơn.
Quy trình xử lý và các loại dữ liệu xứ ÿ:
Qua khảo sát ta thấy quy trình làm việc cùng các loại chứng từ giao dịch sử dụng trong quy trình đĩ như sau:
Khi cĩ nhu cầu về hàng, bộ phận nghiệp vụ sẽ lập một bản dự trù gửi cho bộ phận mua hàng, trong đĩ cĩ các mặt hàng được yêu cầu, với các số lượng yêu câu tương ứng. Bộ phận mua hàng trước hết chọn nhà cung cấp đề đặt mua các mặt hàng nĩi trên. Muốn vậy, nĩ dùng máy tính để tìm các thơng tin về các người cung cấp được lưu trong tập tin người cung cấp. Sau đĩ thương lượng với nhà cung cấp (trực tiếp hoặc gián tiếp). Khi đã thỏa thuận xong dùng hệ