- Kế toán bán hàng nội bộ
2.2.3 Sổ kế toán
Kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ trên phần mềm máy vi tính : phần mềm kế toán máy FAST.
Để quản lý tài khoản, khách hàng giao dịch, các kho hàng, các loại vật t hàng hoá, tiền tệ sử dụng và các loại chứng từ , FAST cung cấp một hệ thống các danh mục gồm có : danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục vật t hàng hoá, danh mục tiền tệ, danh mục chứng từ.
Trong phần mềm kế toán máy FAST có các phân hệ :
- Phân hệ kế toán vốn bằng tiền : dùng để theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi số d tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng, theo dõi thu chi, hoá đơn bán hàng cho từng khách hàng, theo dõi bằng VNĐ hoặc ngoại tệ.
- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả : để theo dõi việc nhập mua hàng hoá vật t theo mặt hàng, ngời bán, hợp đồng, kho nhập hàng. Theo dõi chi phí khi mua hàng, mua hàng hoá vật t theo hình thức mua trả chậm và trả ngay; thanh toán của từng phiếu nhập mua; công nợ đối với ngời bán bằng VNĐ, ngoại tệ
- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu : theo dõi việc bán hàng ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng; hàng bán bị trả lại; doanh thu bán hàng theo bộ phận,theo cửa hàng; việc bán hàng theo hình thức trả chậm và trả ngay; dịch vụ bán hàng kèm theo cũng nh chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có); hàng gửi bán tại các đại lý; hạn thanh toán của từng hoá đơn đặt hàng; công nợ của ngời mua bằng VNĐ, ngoại tệ.
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho : để theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ; tính giá tồn kho theo giá đích danh hoặc giá trung bình; xuất điều chỉnh vật t; mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa.
- Phân hệ kế toán tổng hợp : để tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác rồi lên các báo cáo sổ sách kế toán, thực hiện bớc khoá sổ và chuyển số d.
* Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng, tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty đ- ợc nhân viên kế toán làm nhiệm vụ cập nhật chứng từ vào máy vi tính – cập nhật hoá đơn bán hàng theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Trong phần mềm kế toán máy FAST, ở phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, nhân viên kế toán vào menu (thực đơn) “bán hàng” chọn “hoá đơn bán hàng” chọn “mới” xuất hiện các thông tin cần cập nhật bao gồm :
- Ngày chứng từ : là ngày cập nhật chứng từ
+ Số chứng từ : có thể do ngời sử dụng đa vào hoặc do FAST quy định (sẽ tự động tăng 1 đơn vị khi thêm 1 chứng từ mới)
+ Ông bà : tên ngời cụ thể trực tiếp giao dịch - Mã khách : là mã của khách hàng
- Diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ
- Mã vụ việc : đợc lấy từ danh mục vụ việc, có tác dụng khi lên báo cáo hoặc đặt lọc dữ liệu.
- Bộ phận : để theo dõi bộ phận bán hàng, có tác dụng lên báo cáo.
- Mã kho, mã vật t : để xác định vật t hàng hoá bán lấy từ kho nào (sau khi nhập vật t hàng hoá về kho, thông tin về “tồn kho” sẽ xuất hiện).
- Số lợng : xác định số lợng hàng bán ra.
- Giá : xác định giá vốn của hàng bán. Ngời sử dụng không cần phải nhập vào giá vốn. Giá vốn này sẽ đợc tính khi cuối tháng do máy tự động làm theo ph- ơng pháp tính giá trung bình tháng và tự động cập nhật. (Thông tin này đợc xác định trong danh mục vật t hàng hoá, tại thông tin tính giá tồn kho phải để là : TB – trung bình).
- Giá bán : do ngời sử dụng tự đa vào. Sau khi nhập xong giá bán, thành tiền tự động tính = số lợng x giá bán.
- TK Nợ, TK Có : theo lý thuyết nhng FAST đã cập nhật một phần cho các tài khoản.
TK Nợ Doanh thu Giá vốn Kho Định khoản Máy tự động
Sau khi cập nhật xong chọn “lu”.
* Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng với công ty, nhân viên kế toán vào số liệu bằng cách : vào menu “tiền mặt ngân hàng” chọn loại chứng từ cần cập nhật. Khi đó xuất hiện các thông tin cần cập nhật:
- Mã chứng từ : đợc lấy từ danh mục chứng từ để xác định nghiệp vụ đợc cập nhật thuộc loại chứng từ nào.
PT1 – Phiếu thu tiền mặt VNĐ PC1 – Phiếu chi tiền mặt VNĐ
BC1 – Giấy báo có ngân hàng VNĐ “ngân hàng VNĐ” BN1 – Giấy báo nợ ngân hàng VNĐ
BCA – Giấy báo có ngân hàng ngoại tệ “ngân hàng ngoại tệ” BNA – Giấy báo nợ ngân hàng ngoại tệ
- Các thông tin cần cập nhật khác tơng tự nh cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ không có các mục : bộ phận, mã kho mã vật t, số lợng, giá bán.
* Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Vào menu “bán hàng” chọn “phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Các thông tin cần cập nhập tơng tự nh cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ ngợc về TK Nợ, TK Có.
* Phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu” liên kết chặt chẽ với phân hệ hàng tồn kho để quản lý, theo dõi 3 chức năng: nhập, xuất, tồn kho và liên kết chặt chẽ với phân hệ vốn bằng tiền để theo dõi công nợ đối với ngời mua.
Sơ đồ hạch toán Chứng từ phải thu Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ
Bảng kê hoá đơn bán hàng Báo cáo bán hàng
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sử dụng phân hệ “kế toán tổng hợp” tổng hợp dữ liệu đầu vào là các bút toán kết chuyển phân bổ, là các chứng từ đợc cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán hàng tồn kho thông qua phân hệ này sẽ đa lên báo cáo ở các thông tin đầu ra :
+ Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết tài khoản + Sổ cái tài khoản + Bảng kê số 1 + Bảng kê số 8 + Bảng kê số 11 + Bảng kê chứng từ + Nhật ký chứng từ số 8
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội
Phiếu thu tiền
bán hàng Sổ chi tiết tổng hợp công nợ In hoá đơn
bán hàng
Sổ chi tiết các tài khoản 131, 156, 632, 511…
Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT.
Phiếu thu tiền bán hàng. Giấy báo có ngân hàng. VNĐ, ngoại tệ.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1. Sổ chi tiết công nợ – TK131 ( biểu 4 )
Để dùng theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, chi tiết theo từng mặt hàng. Muốn lên sổ chi tiết cho tháng hay quý chơng trình sẽ hỏi cần tổng hợp số liệu cho tháng nào. Sau khi chọn xong ch- ơng trùnh sẽ tự tổng hợp số liệu.
- Sổ chi tiết công nợ gồm có:
+ Cột chứng từ : ghi ngày tháng của chứng từ và số chứng từ
+ Cột diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ bán hàng hoặc cho chứng từ
+ Cột tài khoản đối ứng ( 111, 112, 33312, 5112 ) theo dõi tình hình thanh… toán của khách hàng đối với công ty.
+ Cột phát sinh nợ : phản ánh công nợ công ty cần phảI thu ở khách hàng. + Cột phát sinh có : phản ánh tình hình khách hàng trả nợ công ty.
Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT (kiêm phiếu xuất kho) , phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng.
2. Sổ chi tiết tài khoản – TK 156 ( biểu 5 )
Nhật ký chứng từ số 8 ( ghi Có tài khoản 131, 156, 413, 511, 632,711, 911 )
Là tài liệu cung cấp, phản ánh một cách chi tiết tình hình xuất, nhập của từng loại hàng hoá ở từng kho hàng của công ty cả về số lợng, giá trị. Mỗi một loại hàng hoá đợc ghi trên 1 dòng của sổ.
Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ). 3. Sổ chi tiết tài khoản – TK 632 ( biểu 6 )
Sổ chi tiết tài khoản 632 phản ánh d nợ đầu kỳ, phản ánh trị giá vốn hàng bán của toàn bộ số hàng theo từng mặt hàng đợc xác định là bán trong kỳ và kết chuyển giá vốn của hàng bán sang TK 911.
4. Bảng kê số 1 ( biểu 7 )
Để phản ánh số phát sinh bên nợ TK 111 đối ứng có với tàI khoản liên quan.
5. Bảng kê số 8 ( biểu 8 )
Phản ánh phải trả ngời bán và kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh.
6. Bảng kê số 11 ( biểu 9 )
Bảng kê số 11 phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, theo dõi số tổng cộng cho từng khách hàng giao dịch. Cuối tháng, quý máy tự động cộng phát sinh có 131
7. Bảng kê chứng từ ( biểu 10 )
Phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu bán hàng. 8. Bảng kê chứng từ – TK 111 (biểu 11 )
Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt. 9. Nhật ký chứng từ số 8 ( biểu 12 )
Phản ánh toàn bộ quá trình xuất kho hàng hoá, phản ánh tổng doanh thu bán hàng, kết quả kinh doanh trong quý.
Nhật ký chứng từ số 8 phản ánh số phát sinh bên có 131, 156, 511, 632, 711, 911
10. Sổ cái tài khoản – TK 131 ( biểu 13 )
Số phát sinh nợ, phát sinh có của TK 131 phản ánh trên sổ cái theo từng tài khoản đối ứng : 3311, 5111
11. Sổ cái tài khoản – TK 632 ( biểu 14 )
Sổ này để phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và tàI khoản đối ứng của TK 632, 9111, 15611
12. Sổ cái tài khoản - TK 511 ( biểu 15 )
Mở chi tiết cho từng tài khoản cấp 2. Sổ cái phản ánh phát sinh nợ, phát sinh có và tài khoản đối ứng của TK 511, 911,1311
Chơng 3
Phơng hớng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực