- Kế toán bán hàng nội bộ
3.3 một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tạI công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà
Nội
Qua thời gian thực tập tại công ty, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế em thấy tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng nhìn chung đợc thực hiện nghiêm túc nhng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.Trên cơ sở lý luận đã đợc học ở trờng kết hợp với thực tế nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty, em xin đa ra một số đề xuất nhỏ mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty.
ý kiến thứ nhất :
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng.
Trong quá trình hoạt động, công ty chủ yếu áp dụng phơng thức bán buôn trong nghiệp vụ bán hàng nội địa với 2 hình thức : bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
Theo hình thức bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp tại kho, kế toán công ty đã sử dụng TK 156 “ hàng hoá ” để phản ánh tình hình xuất nhập kho các loạI hàng hoá là đúng đắn với quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Tuy nhiên, theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng : đây là hình thức công ty mua hàng và chuyển bán thẳng cho khách hàng không qua kho của công ty. Nh vậy về nguyên tắc kế toán công ty phải hạch toán nghiệp vụ này vào TK 157 “ hàng gửi bán ”. Nhng ở công ty khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán lại hạch
toán nh hàng nhập kho và xuất kho, sử dụng TK 156 “ hàng hoá ”. Chứng tỏ rằng kế toán công ty hạch toán cha chính xác vì TK 156 chỉ dùng để phản ánh hàng hoá đã nhập kho. Việc hạch toán nh vậy là cha hợp lý, không phù hợp với chế độ kế toán quy định, cha hoàn thành nhiệm vụ của kế toán là phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặc dù tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty nhìn chung đợc thực hiện nghiêm túc nhng đây là một hạn chế nhất định. Có thể là do quan niệm của kế toán viên cho rằng hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng phản ánh vào TK 156 để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra. Nh vậy, kế toán công ty nên hạch toán riêng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng vào TK 157 thay vì chỉ sử dụng TK 156 phản ánh cả hai hình thức bán buôn để cho kế toán bán buôn vận chuyển thẳng đợc thực hiện tốt hơn.
Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán công ty phải hạch toán nh sau : - Khi mua hàng nếu gửi bán thẳng kế toán hạch toán :
Nợ 15612 Giá mua hàng hoá cộng thuế nhập khẩu Có 111, 112, 3312 Phải trả ngời bán hàng nhập khẩu Có 33331 Thuế nhập khẩu
- Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Ngân sách Nhà nớc :
Nợ 13312 Thuế GTGT đợc khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Phản ánh doanh thu kế toán ghi :
Nợ 111, 1112 Khách hàng thanh toán một phần Nợ 1312 Khách hàng nhận nợ
Có 5512 Doanh thu bán hàng theo giá cha có thuế GTGT Có 33312 Thuế GTGT đầu ra
- Đồng thời kết chuyển trị giá vốn :
Nợ 632 Kết chuyển trị giá vốn hàng bán Có 157
ý kiến thứ hai :
Về kế toán chiết khấu thanh toán.
Từ trớc đến nay, công ty vẫn cha phát sinh khoản chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kinh doanh với buôn bán với bên ngoài có thể nói là “làm dâu trăm họ”. Vì vậy, ban lãnh đạo giám đốc phải vạch ra những chiến lợc lâu dài có tính khả thi cao nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán, thu hút thêm nhiều khách hàng, mở rộng thị trờng tiêu thụ, tăng nhanh vòng quay vốn.
Do đó, công ty có thể đa ra thời hạn chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán nghĩa là nếu khách hàng thanh toán tiền mua hàng trớc thời hạn trong hợp đồng thì sẽ đợc hởng một khoản tiền chiết khấu trên số tiền thanh toán đó. Nếu không thanh toán trong thời gian đợc hởng chiết khấu thì không đợc hởng khoản chiết khấu đáng lẽ đợc hởng.
Theo cơ chế tài chính hiện hành, số tiền chiết khấu dành cho bên mua đợc tính theo tỉ lệ % tổng số công nợ ( tổng số tiền thu ) và ghi vào chi phí hoạt động. Công ty có thể đa ra thời hạn chiết khấu 5 hoặc 7 ngày kể từ ngày giao hàng với tỉ lệ chiết khấu 0,5%.
Để hạch toán khoản chiết khấu này, công ty nên đa vào sử dụng TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính.
- Khi phát sinh các khoản chiết khấu dành cho bên mua kế toán hạch toán nh sau :
Nợ 811 Chiết khấu bán hàng dành cho bên mua Nợ 111, 112 Số tiền thực thu
Có 1312 Tổng giá thanh toán phải thu ở ngời mua. ý kiến thứ ba :
Theo chuẩn mực kế toán số 14: Doanh thu và thu nhập khác do Bộ trởng Bộ Tài Chính ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 quy định các khoản giảm trừ doanh thu gồm có: doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại.
Theo chế độ kế toán hiện hành quy định, nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh doanh thu hàng bị trả lại vào TK 531 “Hàng bán bị trả lại”. Trị giá hàng bán bị trả lại đợc phản ánh trên tài khoản này do các nguyên nhân nh vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế; hàng bị mất, kém phẩm chất; không đúng chủng loại, quy cách. Còn giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại đều đợc quy định hạch toán vào TK 532 “ Giảm giá hàng bán ”. Trong đó, giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ đợc ngời bán chấp thuận trên giá đã thoả thuận cho số hàng hoá đã bán vì hàng hoá sai quy cách phẩm chất không đúng hợp đồng hay doanh nghiệp vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Chiết khấu thơng mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lợng lớn.
Nhận thấy rằng, hai nội dung giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại đợc hạch toán vào chung một tài khoản 532 là khác nhau hoàn toàn về bản chất kinh tế. Giảm giá hàng bán phản ánh vì một lý do sai phạm về hàng hoá hay các điều khoản trong hợp đồng nên dẫn đến doanh nghiệp phải giảm giá cho ngời mua. Nhng chiết khấu thơng mại lại phản ánh theo một chiều hớng khác, đó là giảm giá do ngời mua mua nhiều trong hợp đồng. Tuy rằng hai nội dung này đều có cùng mục đích là giảm giá nhằm thúc đẩy khối lợng hàng hoá bán ra nhng xét về mặt bản chất kinh tế lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, việc hạch toán chung trên cùng một tài khoản sẽ không tiện cho việc theo dõi chi tiết tình hình hàng hoá bán ra của doanh nghiệp mà còn cha thể hiện đợc lý do cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu. Vì vậy, nên hạch toán khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại một cách riêng rẽ.
Em xin đề xuất 2 phơng pháp hạch toán các khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại sau:
Ph
Chỉ sử dụng TK 532 để phản ánh số tiền giảm giá đã chấp thuận với ngời mua và sử dụng một TK khác để phản ánh nội dung chiết khấu thơng mại. Để phản ánh riêng nội dung chiết khấu thơng mại có thể khôi phục lại TK 521 và lấy tên là “ Chiết khấu thơng mại ”.
Kết cấu và nội dung TK 521
521
- Số tiền chiết khấu thơng - Kết chuyển số tiền chiết khấu mại cho khách hàng mua hàng thơng mại sang TK 511 để xác với khối lợng lớn định doanh thu thuần.
TK 521 không có số d.
Phơng pháp hạch toán:
- Khi phát sinh chiết khấu thơng mại cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ 521 Số tiền chiết khấu thơng mại
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt
Có 112 Tiền gửi ngân hàng
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán ghi:
Nợ 532 Giảm giá hàng bán
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt.
Có 112 Tiền gửi ngân hàng.
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng.
- Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thơng mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Nợ 5112 Số tiền giảm giá. Có 532
Ph
ơng pháp 2:
Mở TK 532 thành hai tài khoản cấp 2. TK 5321 Giảm giá hàng bán . TK 5322 Chiết khấu thơng mại. Kết cấu và nội dung TK 532
532
- Số tiền giảm giá đã chấp thuận - Kết chuyển số tiền giảm giá với ngời mua và chiết khấu thơng mại sang - Số tiền chiết khấu thơng mại TK 511 đểm xác định doanh
cho khách hàng mua hàng với thu thuần. khối lợng lớn.
TK 532 không có số d.
- Khi phát sinh giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán sẽ hạch toán: Nợ 5321 Giảm giá hàng bán
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền chiết khấu Có 111 Tiền mặt
Có 112 Tiền gửi ngân hàng
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng - Khi phát sinh chiết khấu thơng mại, kế toán ghi:
Nợ 5322 Chiết khấu thơng mại
Nợ 33312 Thuế GTGT tính theo số tiền giảm giá. Có 111 Tiền mặt.
Có 112 Tiền gửi ngân hàng.
Có 1312 Số tiền phải thu của khách hàng.
- Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá và chiết khấu thơng mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Có 5321 Số tiền giảm giá.
Có 5322 Số tiền chiết khấu thơng mại.
Cả 2 phơng pháp này đều phản ánh rõ ràng hoạt động kinh tế phát sinh của việc giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại. Nhng đối với phơng pháp 1, việc khôi phục lại TK 521 sẽ làm tăng TK trong hệ thống TK Kế toán mà đIều này là không cần thiết. Phơng pháp 2 đơn giản, phù hợp với phơng châm của hệ thống kế toán mới là dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát. Với cách bố trí, sắp xếp nh phơng pháp 2, thông tin do kế toán cung cấp cho phép đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
kịp thời ở mọi thời điểm. Theo em nên chọn phơng pháp 2 là tối u.
ý kiến thứ t :
Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng
Đứng trớc xu thế khu vực hoá và toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, đặt Việt Nam trớc thách thức phải mở cửa cho nớc ngoài đầu t vào cạnh tranh. Hiện nay, thị trờng tiêu thụ hàng hoá trong nớc đang diễn ra một cách đa dạng và phức tạp buộc các doanh nghiệp thơng mại không ngừng phải củng cố, nâng cao sức cạnh tranh của mình. Để tồn tại và phát triển trong một thị trờng có sự cạnh tranh, giải pháp quan trọng đối với các doanh nghiệp thơng mại là hàng hoá bán ra phải đợc thị trờng và ngời tiêu dùng chấp nhận đòi hỏi các doanh nghiệp thơng mại phải nắm bắt kịp thời, đầy đủ mọi dữ liệu đầu vào cụ thể về thông tin thị trờng. Hệ thống thông tin kế toán đã biến đổi thông tin thị trờng thành thông tin ở các dạng báo cáo quản trị và báo cáo tài chính. Vì vậy, yêu cầu quản lý đòi hỏi cần thiết phải xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng để vận dụng vào các doanh nghiệp thơng mại. Nội dung của kế toán quản trị bán hàng
gồm nhiều vấn đề khác nhau tuỳ theo yêu cầu cụ thể và đặc điểm hoạt động kinh doanh. Nhng xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Mô hình kế toán quản trị bán hàng phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Vì bản chất của kế toán quản trị là bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán, là công cụ phục vụ cho quản lý hoạt động. Kế toán quản trị bán hàng không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin hiện tại về bán hàng mà còn xử lý và cung cấp thông tin hớng về tơng lai phục vụ cho các nhà quản trị ra quyết định. Đặc điểm của kế toán quản trị là linh hoạt và mang tính chất nội bộ rất cao. Vì thế, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị bán hàng phù hợp phải dựa trên những đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
- Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng phải căn cứ vào những đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trờng trong việc tiêu thụ hàng hoá để xác định nội dung của kế toán quản trị bán hàng của doanh nghiệp. Kế toán quản trị ra đời trong đIều kiện kinh tế thị trờng. Vì vậy, khi xác định nội dung kế toán quản trị bán hàng phải căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu của nền kinh tế thị trờng đối với hoạt động bán hàng cho phù hợp.
- Xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng ở doanh nghiệp phải phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Ngợc lại doanh nghiệp cũng phải thờng xuyên nâng cao trình độ quản lý, đổi mới, cải tiến phơng thức, biện pháp quản lý.
- Phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng kịp thời với yêu cầu ra quyết định kinh doanh đúng thời cơ cũng nh điều chỉnh kịp thời những biện pháp quản lý, kiểm soát hoạt động bán hàng.
Đó là những yêu cầu cần thiết khi xây dựng mô hình tổ chức kế toán quản trị bán hàng ở doanh nghiệp. Các yêu cầu đó sẽ chi phối đến các doanh nghiệp thơng mại trong việc tổ chức và xây dựng mô hình kế toán quản trị bán hàng.
Cán bộ quản lý và cán bộ kế toán cần nhận thức đợc ý nghĩa thiết thực của kế toán quản trị bán hàng trong công tác quản trị doanh nghiệp, xây dựng hệ
thống chỉ tiêu cho quản trị doanh nghiệp phù hợp, tạo mối quan hệ khăng khít giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, xây dựng bộ máy thông tin thu thập thông tin cả về con ngời và điều kiện kỹ thuật để thu thập thông tin nhanh chóng, linh hoạt giúp cho nhà quản lý ra quyết định kịp thời nắm lấy cơ hội kinh doanh từng bớc chiếm lĩnh thị trờng.
ý kiến thứ năm:
Hoàn thiện ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức kế toán
Hiện nay công ty đã ứng dụng máy vi tính vào tổ chức kế toán giúp cho việc tính toán, phản ánh số liệu một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ. Việc trang bị máy vi tính cho công tác kế toán và áp dụng phần mềm kế toán là hết sức khoa học và hợp lý nhng công ty cha phát huy hết năng suất và các tính năng của nó. Yêu cầu hoàn chỉnh toàn diện đồng bộ ứng dụng hệ thống máy vi tính cho công tác tổ chức kế toán mà đặc biệt là kế toán bán hàng rất cần thiết trong điều kiện vi tính hoá hiện nay. Qua đó, tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng ngày càng gọn nhẹ, thông tin kế toán sẽ đợc xử lý nhanh chóng giúp cho kế toán quản trị đợc thực hiện dễ dàng hơn, kế toán tài chính thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Trong thời đại khoa học kỹ thuật tiên tiến hiện nay, việc khai thác sử dụng một cách triệt để công dụng và tính năng của máy vi tính vào tổ chức kế toán sẽ góp phần hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ tin học vào tổ chức kế toán. Đây là một xu thế tất yếu trong cơ chế kinh tế thị trờng luôn đòi hỏi phải cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình hoạt động kinh doanh