II. ĐƯc điểm tư chức bĩ máy kế toán của công ty PHBCTW
phòng kinh doanh, chi nhánh
Kế toán thanh toán nĩi bĩ Kế toán TSCĐ (kiêm thủ quỹ) Kế toán vỊt t (kế toán túi) Kế toán kho báo lu ký Kế toán ngân hàng
Ngoài ra, các kế toán nghiệp vụ còn sử dụng hế thỉng chứng từ đƯc trng với nghiệp vụ PHBC, gụi là Ín phỈm PHBC. Các Ín phỈm này đợc mã hoá theo từng nghiệp vụ PHBC đơng thới theo dđi trên từng mã báo, tạp chí …
Ví dụ :
Ín phỈm PH.28 : Bảng phân phỉi báo chí Ín phỈm PH.29 : GiÍy tính tiền báo chí
Bên cạnh đờ, các kế toán công ty còn sử dụng hệ thỉng các báo cáo doanh thu, chi phí ( là các báo cáo kế toán nôị bĩ của công ty), đơng thới tư chức lỊp và tưng hợp các báo cáo tài chính theo mĨu định kỳ. Quá trình hạch toán tại công ty đợc tiến hành từng tháng. Cụ thể, hàng tháng kế toán công ty tiến hành tưng hợp chứng từ từ Bu điện tỉnh, thành phỉ, phòng kinh doanh và các chi nhánh. Căn cứ từ những chứng từ này, vào sỉ liệu trên mạng máy vi tính, tiến hành hạch toán và hình thành sư sách, báo cáo của đơn vị. Tiếp theo đờ là quá trình truyền sỉ liệu lên Tưng công ty hoàn tÍt thủ tục hạch toán toàn ngành.
Quá trình công tác kế toán đợc thực hiện tại Công ty luôn thể hiện mỉi liên quan thỉng nhÍt mạng lới nghiệp vụ PHBC thỉng nhÍt trong phạm vi cả n- ớc. Tuy nhiên, trên sư sách kế toán thì mỉi quan hệ giữa Bu điện tỉnh, thành phỉ với công ty PHBC TW là mỉi quan hệ với khách hàng mua báo. ThỊt vỊy, hệ thỉng tài khoản kế toán vỊn dụng trong doanh nghiệp cờ mĩt sỉ đƯc điểm sau:
Mỉi quan hệ giữa Bu điện tỉnh, thành phỉ với Công ty đợc theo dđi trên TK 131, với các tiết khoản đợc sử dụng nh sau:
TK1311 : Phải thu cảu khách hàng sử dụng Bu điện +) TK 131101 : Phải thu của Bu điện mua báo Quỉc văn +) TK 131102 : Phải thu của Bu điện mua báo Ngoại văn +) TK 131103 : Phải thu của khách hàng khác mua báo TK1312 : Phải thu của khách hàng khác
- Mỉi quan hệ phụ thuĩc với Tưng công ty đợc chi tiết ị TK 136 với tiết khoản 1362 - Phải thu giữa Tưng công ty và Bu điện tỉnh
- Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt đĩng kinh doanh của doanh nghiệp đợc tỊp hợp qua TK 154 với tiết khoản 1543- Chi phí kinh doanh PHBC
Ngoài ra còn sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cờ các tiết khoản theo đúng chế đĩ quy định .
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị đợc theo dđi trên các chứng từ ghi sư, là cơ sị để hình thành các Bảng kê chứng từ ghi sư và là căn cứ để hình thành sư sách kế toán
- Từ những TK chủ yếu trên, kế toán thực hện công tác hạch toán kế toán cho nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, sau đờ lỊp sư sách và hoàn thành hệ thỉng sư của đơn vị.
Những sư sách đơn vị thớng sử dụng :
- Sư chi tiết
- Sư tưng hợp
Trên cơ sị các chứng từ gỉc, kế toán lỊp các sư chi tiết theo dđi phát sinh của từng TK để làm căn cứ đỉi chiếu với sư Cái TK đờ.
Ví dụ, sau khi theo dđi quá trình tiếp nhỊn báo chí từ Toà soạn về, căn cứ vào Ín phỈm PH28, thỉng kê sỉ lợng báo chí khai thác, phân phỉi đi các đĩc giả, kế toán thực hiện công việc tính tiền cho sỉ lợng báo chí nhỊn chuyển giao, in Ín phỈm PH.29 (GiÍy tính tiền báo chí ) và PH16 (Tưng hợp công nợ của khách hàng). Những chứng từ giao nhỊn báo chí và các Ín phỈm trên là căn cứ để hình thành các Sư chi tiết TK 131.
Sau đây là mĩt sỉ mĨu sư trong hệ thỉng sư sách của doanh nghiệp
Sư chi tiết TK 131101 - Phải thu của Bu điện mua báo Quỉc Văn Sư Cái TK 131101 – Phải thu của Bu điện mua báo Quỉc văn
Sư chi tiết TK 131101 Tháng... năm
Mã Tên đơn vị Phân
loại Tưng hợpNợ Cờ Ngày Loại chứng từ Sỉ chứng từ
Diễn giải Chi tiết TK Sỉ tiền
Nợ Cờ Nợ Cờ
1000 HNĩi(CĐG) ĐK 108300400
PS 90750440 78205900
28/2 PH29 Tiền báo nhỊn của HN (CĐG)
156121 6075044028/2 PH29 Báo Nhi đơng Sỉ 5/T2