- Tài khoản 331 Phải trả người bán.
2.2.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu rất quan trọng và không thể thiếu được.
2.2.3.1- Thủ tục và chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. 2.2.3.1.1- Nhập kho
- Nội dung : NVL nhập kho dù có hoá đơn hay chưa có hóa đơn đều phải có giá nhập kho và lập thủ tục nhập kho ngay. Nghiêm cấm hiện tượng nhập khống và gửi nguyên vật liệu vào kho mà không làm thủ tục nhập kho kịp thời. Trường hợp đã có hoá đơn nhưng hàng chưa về thì cũng chưa được lập phiếu nhập kho.
- Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : Hợp đồng, hóa đơn, tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu), biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu.Và biên bản thí nghiệm (nếu có : Máy biến áp, rơ le).
- Trường hợp NVL nhập kho nhưng chưa có hoá đơn thì , căn cứ vào hợp đồng và các biên bản kiểm nghiệm, thí nghiệm (nếu có), phòng Vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá ghi trên phiếu nhập kho được ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này được lưu riêng để theo dõi khi có hoá đơn chính thức sẽ được chuyển lại. Các phiếu nhập kho liên quan đến lô hàng này (nếu có) cũng được lưu riêng.
- Nguyên vật liệu mua về nếu có chi phí vận chuyển, bốc dỡ thì phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Trường nguyên vật liệu nhập xuất thẳng : NVL mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng (thường mua đích danh cho một công trình nào đó) thì cũng phải làm đầy đủ thủ tục nhập xuất kho. Phụ trách bộ phận sử dụng phải cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký vào các phiếu nhập xuất. Phiếu nhập xuất sau khi ký phải được chuyển cho thủ kho vào thẻ kho và luân
- Trường hợp NVL xuất dùng không hết sẽ được giải quyết như sau : + Cuối tháng, tại các bộ phận sử dụng nếu NVL còn thừa nhưng vẫn còn dùng vào công trình khác trong tháng sau thì không cần phải nộp lại kho, nhưng bộ phận sử dụng phải lập bảng kê chi tiết số NVL còn thừa cuối tháng và báo về phòng TCKT của Công ty. Nếu số NVL đó đã được hạch toán vào chi phí thì kế toán căn cứ vào bảng kê số NVL thừa để hạch toán giảm chi phí.
+ Cuối năm các bộ phận phải kiểm kê và báo cáo số lượng tồn ở bộ phận đó về Công ty và làm thủ tục nhập kho (vẫn để tại bộ phận sử dụng)
+ Đối với NVL thừa vào ngày cuối tháng nhưng không có nhu cầu sử dụng cho tháng sau, bộ phận sử dụng phải mang NVL về nhập kho và làm thủ tục nhập kho theo quy định. Khi nhập hoàn trả về kho phải xem xét chất lượng và khả năng sử dụng : Nếu được như chính phẩm thì nhập trả về kho đã xuất NVL đó theo giá xuất cũ bằng giá nhập thừa, cụ thể phiếu xuất kho nào, công trình nào. Nếu NVL không còn như chính phẩm thì Công ty phải tổ chức đánh giá lại, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý theo quy định.
- Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa thì phải có biên bản xác nhận của Hội đồng kiểm kê và quyết định xử lý kiểm kê của cấp có thẩm quyền.
+ Căn cứ biên bản xác nhận của hội đồng kiểm kê, phòng vật tư lập phiếu nhập kho, phòng TCKT hạch toán tăng giá trị kho số nguyên vật liệu thừa.
+ Khi có quyết định xử lý kiểm kê NVL thừa của cấp có thẩm quyền, phòng TCKT hạch toán theo quyết định.
*) Trình tự luân chuyển chứng từ :
Định kỳ các bộ phận trong đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng NVL. Khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao NVL để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ NVL trong kỳ. Và cuối
năm trình cho phòng kế hoạch của Công ty tập hợp lại, dà soát chỉnh duyệt kế hoạch (có Giám đốc ký). Sau đó, chuyển sang phòng vật tư.
Đối với trường hợp các đơn vị cần sử dụng vật tư cho các sự cố và vận hành đột xuất mà không có trong kế hoạch đã trình thì có thể làm tờ trình xin cấp vật tư thiết bị cũng có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, phòng kế hoạch, phòng vật tư, và đơn vị đề nghị.
Căn cứ vào kế hoạch mua, phòng vật tư lập kế hoạch mua và tiến hành ký hợp đồng mua bán (hoặc giao cho phòng đấu thầu tiến hành đấu thầu), ký hợp đồng mua bán vật tư với đơn vị bán yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Sau đó căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn, gửi lên phòng tài chính kế toán đề nghị thanh toán tiền mua vật tư.
Khi hàng về tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của người bán với hợp đồng kinh tế.
Biểu số 02:Trích Hoá đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KH/2007N
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số: 01208 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội Số tài khoản…………..
Điện thoại:………..Mã số thuế ………….. Họ tên người mua hàng:…………..
Đơn vị: Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản………..
Hình thức thanh toán: Trả chậm…. Mã số thuế: 0100100657 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
01 Cotton NT 32/1- Cthô Kg 1539,1 38.182 58.765.916
Cộng tiền hàng: 58.765.916
Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 5.876.591,6
Tổng cộng tiền thanh toán: 64.642.507,6
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi bốn triệu, sáu trăm bốn hai nghìn, năm trăm linh bảy phẩy sáu đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trước khi nhập vật tư phải tổ chức kiểm tra thông qua biên bản kiểm nghiệm về tính năng, chất lượng, kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ dự thầu, mời thầu để đối chiếu kiểm tra chất lượng, thông qua biên bản kiểm nghiệm chất lượng của nhà sản xuất và biên bản thí nghiệm của đơn vị độc lập (nếu có). Nếu đảm bảo các yêu cầu trên thì phòng vật tư mới tiến hành lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Khi lập phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT, tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư hàng nhập kho, đơn vị tính, số lượng nhập theo chứng
Phiếu nhập kho yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu phòng vật tư, 1 liên lưu đơn vị nhập, 1 liên lưu phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống.
thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
VD: Trong kế hoạch vật tư quý IV năm 2007 của Công ty Điện lực Hà Nội kế hoạch này được lập từ cuối năm 2006 và lập cho cả năm 2007, căn cứ vào hệ số dự toán và tiến độ thực hiện kế hoạch, phòng vật tư lập kế hoạch mua NVL làm 2 bảng : 1 bảng để lưu lại phòng vật tư, 1 bảng lưu ở phòng TCKT.
Phiếu nhập kho sau khi lập được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho kế toán vật tư sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật tư, thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng vật tư và phòng tài
Biểu số 04: Trích Phiếu nhập kho
Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 01 - VT
Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007
Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL
ST T
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916
Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi tám triệu, bảy trăm năm mươi sáu nghìn, chín trăm mười sáu đồng chẵn.
Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3.1.2- Xuất kho
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải lập sát với thực tế và có trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ để trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Nếu được thì phòng vật tư làm thủ tục cấp phát cho các đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm thủ tục cho đúng với quy định.
- Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau:
+ Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. + Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả… thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh.
+ Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó.
- Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị gửi cho phòng vật tư. Nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt.
- Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ vào tiền lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho.
- Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy địn.
- Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên, giấy xin cấp nguyên vật liệu phải được thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
- Trường hợp nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào biên bản của hội đồng kiểm kê và ý kiến giải quyết của thủ trưởng đơn vị phòng vật tư và phòng tài chính kế toán xử lý theo quy đinh.
* Trình tự luân chuyển chứng từ.
- Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư; mã số; ĐVT; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán… Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 4 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán, 1 liên lưu cuống.
Thủ tục xuất kho được khái quát như sau :
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho.
Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty được tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng được định mức sử dụng vật tư nhưng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật tư lập phiếu cho xuất vật tư ngay. Việc quản lý như vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật tư mà kế toán không kiểm soát được.