II. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí
1. Biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí
hàng hoá
Chi phí chia ra làm hai loại chi phí khả biến và chi phí bất biến. Khi mức lu chuyển hàng hoá tăng lên, chi phí khả biến tăng lên nhng không nhất thiết tăng theo tốc độ tăng của mức lu chuyển hàng hoá, còn chi phí bất biến không tăng hoặc tăng không đáng kể. Vì vậy, khi tăng mức lu chuyển hàng hoá, tỷ suất chi phí có thể đợc hạ thấp. Cấu thành lu chuyển hàng hoá cũng ảnh hởng đến chi phí kinh doanh những loại hàng hoá có chất lợng tốt, hợp thị hiếu, bán đợc nhanh thì có điều kiện giảm các khoản chi phí nh: Chi phí bảo quản, hao hụt hàng hoá, , do… đó mức chi phí đợc hạ thấp. Ngợc lại, nếu cấu thành lu chuyển hàng hoá có những hàng hoá khó tiêu thụ, ứ đọng thì lại làm tăng các khoản chi phí nói trên và mức phí nói chung tăng lên.
1.1.2. ả nh h ởng của các nhân tố thuộc về sản xuất
Nhóm nhân tố này ảnh hởng đến chi phí ở hai khía cạnh: Một là, nếu hàng hoá sản xuất ra hợp với thị hiếu, chất lợng đảm bảo tốt, mẫu mã bao bì đẹp, tạo điều kiện mở rộng lu chuyển hàng hoá thì tỷ suất chi phí sẽ đợc hạ thấp. Hai là, phân bổ sản xuất hợp lý, doanh nghiệp sản xuất gần nơi cung cấp nguyên liệu và gần thị trờng tiêu thụ, tạo điều kiện tổ chức vận động hàng hoá hợp lý dẫn tới khả năng hạ thấp chi phí kinh doanh.
1.1.3. ả nh h ởng của nhân tố mạng l ới và cơ sở vật chất kỹ thuật th ơng mại
Nếu mạng lới thơng mại đợc mở rộng, hệ thống kho tàng, cửa hàng, cửa hiệu đợc sắp xếp hợp lý, vừa tiện cho dự trữ hàng hoá, vừa đảm bảo phục vụ tốt cho tiêu thụ hàng hoá, thì có thể giảm bớt đợc những khâu trung gian không cần thiết, tiết kiệm đợc chi phí. Cơ sở vật chất kỹ thuật trong doanh nghiệp thơng mại đợc tăng cờng để mở rộng lu chuyển hàng hoá, tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận chuyển, ,thì mức chi phí cũng đ… ợc hạ thấp.
1.1.4. ả nh h ởng của nhân tố giá cả đến chi phí
Giá cả vật liệu, dụng cụ mua sắm phục vụ kinh doanh (nh bao bì, vật liệu đóng gói, dụng cụ vật liệu bảo quản, ) hoặc giá cả lao vụ của các ngành: Vận tải,… bu chính viễn thông, , đều ảnh h… ởng đến mức chi phí. Nếu giá cả các loại vật liệu, giá cả các lao vụ tăng chi phí sẽ tăng và ngợc lại. Việc tính toán và vận dụng
1.2. Những biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí
Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế của doanh nghiệp mà ta có thể đa ra các biện pháp nhằm hạ thấp chi phí. Tuy nhiên ta có thể đa ra biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí trong các doanh nghiệp, để hạ thấp chi phí kinh doanh doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp sau:
1.2.1. Phải làm tốt công tác nghiên cứu thị tr ờng
Thị trờng là yếu tố đầu vào và cũng là yếu tố đầu ra đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Do đó, nó quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Muốn tồn tại và đứng vững đợc trong môi trờng kinh doanh khốc liệt đó doanh nghiệp phải nghiên cứu và nắm bắt đợc nhu cầu của khách hàng. ở nớc ta hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trờng có nhiều thành phần kinh tế nên tất yếu có hợp tác, có cạnh tranh. Vì thế các doanh nghiệp luôn phải nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để từ đó có thể đáp ứng đợc ngày càng tốt hơn thị hiếu của ngời tiêu dùng.
1.2.2. á p dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật
Trong thời đại thông tin hiện nay, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đợc tính bằng ngày, bằng giờ, máy móc, thiết bị sản xuất liên tục thay đổi dần thay
thế cho những lao động nặng nhọc của con ngời, thêm vào đó là những nhiên liệu, nguyên liệu, năng lợng mới ra đời thay thế cho những nguyên nhiên liệu truyền thống. Càng ngày vai trò của khoa học kỹ thuật càng trở lên quan trọng. Việc áp dụng thành tựu mới của khoa học kỹ thuật cho phép doanh nghiệp hạ
thấp chi phí trong kinh doanh, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.
1.2.3. Tận dụng đến mức tối đa khả năng phục vụ của cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là tài sản cố định nh máy móc, thiết bị, nhà xởng, Chính vì vậy việc khai thác tối đa công suất phục vụ của tài sản cố định… nhằm tận dụng hết nguồn lực sẵn có là biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí. Ngoài ra để tận dụng đợc hết khả năng phục vụ của chúng có thể đa dang hoá mặt hàng kinh doanh, kết hợp với việc cho thuê kho tàng, cửa hiệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng,…
giao lu đối thoại cởi mở, tăng cờng tiếp xúc hàng ngày. Trong đó ngời lãnh đạo là ngời phát huy tinh thần trách nhiệm: “Đứng mũi chịu sào”. Thêm vào đó doanh nghiệp phải thờng xuyên tiến hành việc đào tạo cho nhân viên cấp dới giúp cho họ nâng cao trình độ tay nghề bắt kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Tóm lại, việc tổ chức hợp lý khoa học đội ngũ lao động trong doanh nghiệp phải phát huy năng lực sáng tạo của ngời lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần vào việc giảm chi phí do lao động d thừa.
1.2.5. Lựa chọn ph ơng thức kinh doanh phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Vận dụng linh hoạt các hình thức đấu thầu, khoán gọn, đồng thời giải quyết hài hoà các mặt lợi ích giữa doanh nghiệp với ngời lao động, giữa các loại lao động với nhau nhằm kích thích tiết kiệm và nâng cao năng suất lao động, hạ thấp chi phí kinh doanh và tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Thực hành chế độ tiết kiệm đối với hiệu quả kinh tế ở mọi nơi, mọi lúc trong tất cả các khâu, các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, chú ý tiết kiệm chi phí sản xuất chung, chống lãng phí, tham ô.
1.2.6. Về mặt quản lý tài chính
Để góp phần vào việc hạ thấp chi phí kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện một số nội dung sau:
+ Quản lý chi phí kinh doanh gắn với kế hoạch, kế hoạch có thể đợc lập theo các dự toán ngắn hạn về chi phí kinh doanh trên cơ sở của kế hoạch tài chính năm hoặc quý. Lập kế hoạch ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác mọi khả năng tiềm tàng hạ thấp đợc chi phí kinh doanh cho cả năm kế hoạch. Lập kế hoạch ngắn hạn cần xác định những nhu cầu cần thiết, đồng thời phải tiến hành phân tích rà soát lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
+ Phân công, phân cấp quản lý chi phí phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp có qui mô lớn cần phải phân công quyền hạn trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, nhân viên thuộc bộ phận đó. Phân công cấp quản lý chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc
+ Thờng xuyên hoặc định kỳ tiến hành kiểm tra, giám đốc tài chính đối với chi phí đặc biệt là đối với những khoản chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn. Căn cứ để giám đốc tài chính là các kế hoạch chi phí, số liệu thực tế ghi trên các chứng từ, hoá đơn, các chế độ chính sách quản lý tài chính của nhà nớc và quy định của doanh nghiệp.
Trên đây là một số biện pháp rất cụ thể áp dụng cho các doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là với cùng biện pháp đó nếu áp dụng cho doanh nghiệp này thì nó trở lên hữu hiệu, nếu áp dụng cho doanh nghiệp khác thì cha chắc đã phù hợp, đôi khi phản tác dụng. Do đó, việc tìm ra biện pháp hạ thấp chi phí một cách hiệu quả nhất đó là điều không hề đơn giản chút nào. Song qua phân tích, đánh giá về tình hình thực hiện chi phí kinh doanh tại công ty TNHH máy tính Hà Nội có thể đa ra một số biên pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh ngày càng tốt hơn.
2. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí trong công ty
2.1. Mở rộng thị trờng kinh doanh
Đặc điểm của công ty là kinh doanh máy vi tính và các thiết bị thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin khác phần nào nhu cầu sử dụng của khách hàng. Do đó, công ty luôn cố gắng tìm tòi mọi giải pháp để mở rộng và khai thác tối u thị trờng sẵn có bởi nó không những mang lại những cơ hội mà còn là yếu tố giúp hạ thấp chi phí. Với mục tiêu đó công ty đã lựa chọn địa bàn hoạt động, xây dựng mạng l- ới cửa hàng kinh doanh phù hợp (mở cửa hàng ở quận Thanh xuân) nhằm đảm bảo thuận tiện cho quá trình vận động hàng hoá, đồng thời thuận tiện cho việc đi lại mua bán của ngời tiêu dùng, nh vậy sẽ giảm đợc chi phí vân chuyển từ trụ sở chính của công ty, giảm đợc chi phí bảo quản, sửa chữa. Công ty không ngừng nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng, nắm vững nhu cầu và thị hiếu của ngời tiêu dùng, đa dạng hoá hình thức phục vụ sao cho phù hợp với nhu cầu của thị tr- ờng. Công ty đã cố gắng giữ chữ tín trong kinh doanh, đáp ứng mọi nhu cầu và thị hiếu của ngời tiêu dùng về chủng loại hàng hoá kinh doanh, về chất lợng giá cả hàng hoá, đồng thời hình thành đợc nguồn cung cấp hàng hoá ổn định, chất lợng tốt với chi phí mua hợp lý nhằm tăng mức lu chuyển hàng hoá, giảm tỷ suất chi phí.
tin hiện nay cần đòi hỏi một đội ngũ cán bộ và công nhân viên không những có kinh nghiệm mà còn luôn phải cập nhật kiến thức và thông tin mới để có thể đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng, tăng sức cạnh tranh cho công ty. Chính vì thế công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học thêm các lớp bồi dỡng để nâng cao nghiệp vụ. Ngoài ra công ty còn khuyến khích việc trau dồi, tìm hiểu các chính sách của nhà nớc, pháp luật. Việc làm này hoàn toàn đúng đắn vì khi ngời công nhân có kiến thức chuyên môn tốt cộng vào đó là sự năng động, nhạy bén phù hợp với tình hình mới thì hiệu quả làm việc sẽ tốt hơn rất nhiều.
2.3. Có phơng hớng kinh doanh hợp lý
Trớc hết, công ty cần đẩy mạnh hoạt động tiếp thị nhằm tìm kiếm và mở rộng thị trờng góp phần đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, liên kết thị trờng trong nớc với thị trờng quốc tế nhằm khai thác triệt để mọi nguồn lực trong công ty và khai thác nguồn hàng có chất lợng cao. Hơn thế để đáp ứng nhu cầu sử dụng máy vi tính và các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin sao cho có hiệu quả. Mặt khác, để giảm chi phí trong những năm qua công ty không ngừng đầu t trang thiết bị mới, phơng tiện vận tải, , để giảm bớt chi phí dich vụ bên ngoài.…
3. Một số ý kiến đề xuất nhằm tiết kiệm chi phí trong công ty TNHH máy tính Hà Nội
Từ nhận thức đúng đắn và sâu sắc vấn đề hiệu quả kinh doanh đồng thời nhận thức tầm quan trọng của việc hạ thấp chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thơng mại. Xuất phát từ những tồn tại trong công tác quản lý chi phí, kết hợp kiến thức lý luận với kiến thức thực tế tại công ty TNHH máy tính Hà Nội dới đây em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhằm tiết kiệm chi phí:
3.1. Chi phí mua hàng (trị giá hàng mua, chi phí thu mua)
Là một doanh nghiệp thơng mại, chi phí mua hàng là rất lớn, chiếm tỷ trọng tơng đối cao. Nó phụ thuộc vào khâu mua, khâu vận chuyển, tiếp nhận, bảo quản,
, doanh nghiệp cần tiết kiệm hợp lý chi phí vận chuyển hàng hoá, chi phí bảo …
quản trong tất cả các khâu, bắt đầu từ khâu mua, khâu dự trữ, khâu bảo quản cho đến khâu bán.
Đối với những hàng hoá nhập khẩu: Các nhà quản lý phải xây dựng kế hoạch thu mua, kế hoạch tiêu thụ càng chi tiết càng tốt, sao cho phù hợp với thị tr-
trong thời điểm hiện tại, cũng nh trong tơng lai về mặt hàng định nhập khẩu để nhập lợng hàng vừa đủ tránh việc nhập quá nhiều hay cung lớn hơn cầu, việc đó làm cho nguồn vốn quay vòng chậm, mất cơ hội đầu t kinh doanh cho sản phẩm có nhu cầu, lãng phí chi phí nhập khẩu.
Đối với những hàng hoá trong nớc cũng vậy công ty cần có kế hoạch cụ thể, vì theo kết quả phân tích 2 năm gần đây lợng hàng tồn kho còn tơng đối nhiều. Ban lãnh đạo công ty cần phải kiểm tra lại lợng hàng tồn kho, xem mặt hàng nào còn nhiều thì thôi không mua vào, mà lên kế hoạch thanh lý hàng tồn kho để tăng nguồn vốn từ đó giảm chi phí bảo quản, chi phí mua hàng, hơn thế nữa cần cân đối các mặt hàng cho hợp lý.
Công ty nên thực hiện kiểm tra hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên với các mặt hàng kinh doanh của công ty để thấy đợc mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán đợc để không ảnh hởng tới hoạt động của công ty. Công phải dự toán những biến động về cung cầu giá cả hàng hoá.
3.2. Chi phí tiền lơng
Công ty cần tiến hành khoán doanh thu tối thiểu cho từng nhân viên kinh doanh hay nhân viên bán hàng, doanh thu tối thiểu này phải đợc xây dựng trên mức tiêu thụ tháng trớc, năm trớc và theo nhu cầu của khách hàng, không nên xây dựng định mức chung cho cả kỳ kinh doanh. Do đó kết quả của ngời lao động phụ thuộc vào bản thân họ. Đây là một đòn bẩy kinh tế kích thích mọi ngời hăng say làm việc, hoàn thiện tốt nhất công việc trong khả năng của mình. Công ty cần trả lơng phù hợp với điều kiện hiện tại của thị trờng, của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân đối lại lao động, giải quyết lao động d thừa, giảm chi phí l- ơng chờ việc và bảo hiểm cho ngời lao động d thừa.
3.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định
Công ty cần tiến hành đánh giá lại toàn bộ tài sản cố định, xác định những tài sản vẫn sử dụng nhng đã hết thời gian sử dụng để không tính khấu hao, đối với tài sản cố định chỉ mới trích một phần cần tiến hành trích đủ. Hơn thế định kỳ từng quý, từng năm nên tiến hành tính khấu hao nhanh để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng tài sản cố định do mức độ hao mòn vô hình của TSCĐ. Hơn thế cũng
3.4. Chi phí quản lý
Công ty chỉ giải quyết mua sắm trang thiết bị văn phòng thật cần thiết, giảm chi phí tiếp khách, hội nghị, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, báo chí, công tác phí. Việc chi tiếp khách trong và ngoài nớc khi thật cần thiết mới chi và tiết kiệm, mức chi phí phải báo cáo giám đốc duyệt trớc. Hạn chế tiếp khách bằng thuốc lá, bia rợu ngoại đắt tiền và chỉ sử dụng trong trờng hợp cần thiết. Công ty cần tiết kiệm điện thoại đờng dài ra nớc ngoài, cần phải tránh sử dụng điện thoại công ty vào việc cá nhân không có liên quan đến công việc của công ty. Ngoài ra công ty nên chú ý nhắc nhở mọi ngời tiết kiệm trong việc sử dụng điện nớc sinh hoạt.
Tổ chức và phân bổ nguồn lao động hợp lý, khoa học nhằm phát huy khả năng, sở trờng, tay nghề của ngời lao động, thờng xuyên quan tâm đến vấn đề đào