I. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty trách nhiệm hữu hạn máy tính Hà Nội đợc thành lập năm 2001. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102003389 do sở kế hoạch và đầu t Hà
Nội cấp vào ngày 31/ 08/2001,với số vốn điều lệ 4.500.000.000 đồng. Trụ sở giao dịch chính của công ty đặt tại 131 Lê Thanh Nghị – Quận Hai Bà Trng số điện thoại 6280886, số Fax là 8693859 và một cửa hàng trng bày, bán sản phẩm ở 206 Nguyễn trãi – Quận Thanh Xuân. Ngoài ra công ty máy tính Hà Nội còn có các đại lý phân phối tại các tỉnh: thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Huế, Quảng Ninh, Vinh, Đà Nẵng, Quảng Trị,…
Tuy công ty máy tính Hà Nội mới đợc thành lập cha đầy 5 năm nhng công ty đã trải qua nhiều giai đoạn khó khăn có, thuận lợi có và cũng đạt đợc nhiều kết quả đáng ghi nhận. Qua quá trình hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công ty máy tính Hà Nội đã đợc nhiều cơ quan đơn vị tín nhiệm trong lĩnh vực này. Điều đó đợc thể hiện qua các hợp đồng, dự án, mà công ty đã tham gia, trúng thầu và thực hiện. Đơn cử nh sau:
+ Dự án nâng cấp cải tạo hệ thống mạng máy tính công ty t vấn đầu t xây dựng CDC.
+ Dự án đa công nghệ thông tin gắn bó với hoạt động thực tiễn của công ty xây dựng Tây Hồ.
+ Lắp đặt hệ thống mạng cho công ty xuất nhập khẩu quốc tế Đức Minh. + Lắp đặt hệ thống mạng cho công ty xuất nhập khẩu quốc tế Mê Kông. + T vấn và lắp đặt hệ thống mạng máy tính cho viện Khoa Học – Kỹ Thuật công nghiệp Việt Nam.
+ Cung cấp, lắp đặt toàn bộ hệ thống mạng cho chi nhánh Tổng công ty du lịch Sài Gòn,…
+ Là một trong sáu thành viên của dự án G6 cung cấp may tính giá u đãi cho học sinh sinh viên.
Doanh thu thực hiện đợc trong 3 năm gần đây: + Năm 2001: 642.914.500 VNĐ
+ Năm 2002: 12.761.277.656 VNĐ + Năm 2003: 22.135.135.933 VNĐ + Năm 2004: 32.083.126.065 VNĐ * Kinh nghiệm triển khai thực tiễn của công ty:
Đơn vị tính: Đồng Số hợp đồng Đơn vị ký hợp đồng Giá trị hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng 01 25-102001/HĐKT/ Trờng THCS 74.673.000,00 Tháng 10/2001
MTHN – GV Giảng Võ 02 17-112001/ HĐKT/ MTHN-CDI Cty TNHHcông nghệ Kỹ Nghệ &TM CDI 143.417.852,00 Tháng 11/2001 03 14-102001/ HĐKT/ MTHN-CP Chi cục Dự trữ Hà Nội 48.520.880,00 Tháng 12/ 2001 04 14-102001/ HĐKT/ MTHN-CP
Báo công nghiệp Việt Nam 51.813.773,00 Tháng 12/ 2002 05 28-052002/ HĐKT/ MTHN-TKH Xí nghiệp than Khánh Hoà 103.733.320,00 Tháng 05/ 2002 06 26-112002/ HĐKT/ MTHN-GT Tổng cty Xây Dựng Đờng Thuỷ 127.470.720,00 Tháng 11/2002 07 18-092003/ HĐKT/ MTHN-NOKIA
Trung tâm bảo hành NOKIA 239.959.200,00 Tháng 09/2003 08 26-022003/ HĐKT/ MTHN-NXBPN Nhà xuất bản Phụ Nữ 274.639.000,00 Tháng 12/2003 09 16-032004/ HĐKT/ MTHN-T.AN Cty Xây Dựng Trờng An-BQP 277.124.848,00 Tháng 03/2004 10 19-042004/ HĐKT/ MTHN-DAPD Dự án phát triển điện lực – Cty Điện I 218.199.200,00 Tháng 04/2004 11 17-032005/ HĐKT/ HNC-JICA Tổ chức JICA - Nhật Bản 860.370.700,00 Tháng 03/2005 12 11-072005/ HĐKT/ MTHN-VIETTEL
Tổng Cty Viễn Thông Quân Đội
206.167.500,00 Tháng 07/2005
Đó là những thành quả mà công ty đã thu đợc trong quá trình hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Thành quả đó đạt đợc chính là nhờ sự vun đắp, xây dựng của từng thành viên trong công ty và sự định hớng
đúng đắn của ban Giám đốc công ty với phơng châm hoạt động:
Luôn phấn đấu đạt đ“ ợc chất lợng dịch vụ tốt nhất”
Ngoài các dự án cung cấp thiết bị, giải pháp trên công ty có triển khai nhiều hợp đồng cung cấp thiêt bị tin học khác. Công ty đã có quan hệ với hàng trăm khách hàng và luôn để lại cho khách hàng niềm tin tởng ở khả năng chuyên môn, lòng nhiệt tình, tính chu đáo với các dịch vụ bảo hành, bảo trì sau bán hàng. Không những thế công ty còn hoàn thành 100% nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc bình quân mỗi năm từ 2001 đến nay công ty nộp 50 đến 200 triệu đồng. Công ty đang đợc đánh giá là một trong những đơn vị kinh doanh có lãi, khá ổn định và đang có hớng phát triển trong các doanh nghiệp thơng mại.
Công ty TNHH máy tính Hà Nội là một công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính có tài khoản mở tại Ngân hàng cổ phần á Châu- chi nhánh Hà Nội, có con dấu riêng với thể thức do nhà nớc qui định.
2.1. Chức năng
Công ty TNHH máy tính Hà Nội là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại và dịch vụ. Vì là một tế bào của nền kinh tế thị trờng nên cũng nh các doanh nghiệp khác công ty cũng có chức năng chung sản xuất ra của cải vật chất để cung cấp cho nhu cầu của xã hội mà trong tự nhiên không có hoặc thiếu hụt. Ngoài ra còn có chức năng riêng nh:
- Tin học.
- Điện - điện tử. - Viễn thông.
Đặc biệt trong lĩnh vực Tin học công ty chú trọng các hoạt động nh:
+ Thiết kế giải pháp tổng thể (thiết kế hệ thống, xây dựng mạng LAN, WAN, ).…
+ Cung cấp thiết bị tin học (máy chủ, máy tính PC, linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng, các ứng dụng).
+ Cung cấp phần mềm cuả các hãng trên thế giới, các phân mềm quản lý, truyền thông,…
+ T vấn và đào tạo cho khách hàng.
+ Triển khai các dịch vụ bảo hành, bảo trì,…
Qua 5 năm hoạt động với thời gian ngắn nhng công ty đã chứng tỏ khả năng đem lại cho khách hàng những sản phẩm chất lợng cao đi kèm với chất lợng dịch vụ sau bán hàng tốt nhất. Công ty dã và đang đứng vững trên phạm vi hoạt động trên, góp phần vào công cuọc hiện đại hoá đất nớc, đa công nghệ thông tin vào trong cuộc sống.
2.2. Nhiệm vụ
+ Đối với nhà nớc: Tuy công ty là doanh nghiệp do các thành viên tự bỏ vốn để kinh doanh nhng vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc. Trong hoạt động kinh doanh công ty phải nộp các khoản thuế theo quy định của pháp luật nhà nớc đã ban hành nh: Thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp, ,và tham gia các hoạt động xã hội do nhà n… ớc tổ chức.
+ Đối với khách hàng: Công ty có nhiêm vụ tổ chức các khối kinh doanh th- ơng mại, dịch vụ nhằm cung cấp một cách tốt nhất các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng,…
+ Đối với cấp trên: Công ty phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ nh nộp ngân sách, báo cáo tài chính xác tình hình tài chính cũng nh kết quả kinh doanh của công ty cho các cấp có thẩm quyền.
3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Do có chức năng đa dạng nh trên nên hoạt động kinh doanh của công ty có đặc điểm là thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau cả kinh doanh lẫn dịch vụ. Trong các lĩnh vực hoạt động thì kinh doanh mua bán máy tính vẫn là hoạt động chủ yếu của công ty.
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH máy tính Hà Nội hiện nay có gần 50 nhân viên làm việc trực tiếp tại công ty và chi nhánh, đồng thời làm việc với nhiều cộng tác viên từ các Viện nghiên cứu và các Tròng đại học kỹ thuật, công nghệ. Công ty có một mô hình tổ chức quản lý hoạt động theo cấu trúc kết hợp. Các bộ phận công ty đợc chia thành các phòng ban theo chức năng hoạt động và có quan hệ với nhau đợc đặt dới sự chỉ đạo chung của giám đốc công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Ban giám đốc 0Phòng kinh
doanh
Nhân viên
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: - Phòng tổ chức Hành chính – Kế toán:
Phòng HC- KT Phòng KT- dự án
Nhân viên Nhân viên
Bán buôn Bán lẻ HC Kế toán KT Triển khai
+ Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mu cho lãnh đạo công ty trong việc tổ chức xây dựng bộ máy quản lý công ty, trong công tác quản lý nhà cửa, đất đai, sức khoẻ và tài sản phục vụ sinh hoạt đời sống của cán bộ công nhân viên, xây dựng bồi dỡng đội ngũ cán bộ quản lý, tổ chức lao động khoa học cho công nhân viên chức, lập kế hoạch sử dụng quỹ tiền lơng hàng năm, đồng thời còn giải quyết các nghiệp vụ về công tác nội chính của công ty.
+ Phòng tài chính kế toán: có chức năng phản ánh và giám đốc tất cả các hoạt động kinh tế trong toàn công ty, phục vụ trực tiếp cho lãnh đạo công ty điều hành chỉ đạo kinh doanh và thực hiện đúng, đầy đủ các chế độ, chính sách quản lý tài chính của nhà nớc. Lập sổ sách kế toán, các hoạt động về tài chính, kiểm tra việc sử dụng, tài sản, vật t, tiền vốn đa vào kinh doanh phải đảm bảo đúng chế độ nhà nớc mang lại hiệu quả kinh tế cao, bảo toàn và phát triển vốn.
- Phòng kinh doanh:
Có chức năng tham mu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý kinh doanh hàng ngày, trực tiếp làm các nghiệp vụ chung của công ty. Thực hiện công việc kinh doanh theo đờng lối của ban giấm đốc. Nghiên cứu theo dõi diễn biến của thị trờng báo cáo ban giám đốc để kịp thời có phơng hớng thích hợp, tìm kiếm và phát triển thị trờng mới.
- Phòng kỹ thuật – dự án:
Có chức năng tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật. Phòng kỹ thuật dự án đợc chia ra làm 2 bộ phận:
+ Nhóm nghiên cứu – phát triển và đào tạo: Có chức năng nghiên cứu các công nghệ mới và các công nghệ chuyên dụng, tích hợp hệ thống, thiết kế các giải pháp, lập trình hệ thống, viết website. Đào tạo, nâng cao kiến thức cho cán bộ trong công ty cũng nh cho khách hàng, t vấn giải đáp cho khách hàng.
+ Nhóm triển khai và bảo hành: có chức năng cài đặt hệ thống máy tính, lắp đặt thiết bị, bảo hành sửa chữa, bảo dỡng thiết bị,…
3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty TNHH máy tính Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán tài chính theo hình thức tập chung (tất cả công việc đều thực hiện tập chung ở phòng kế toán). Công ty là một doanh nghiệp hạch toán độc lập hoạt động theo quy chế riêng (đợc chủ động quản lý thu chi theo quyết định của công ty), có t cách pháp nhân và đợc mở tài khoản tại ngân hàng.
- Nhiệm vụ của phòng kế toán:
Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức điều hành bộ máy kế toán thống kê phù hợp với qui mô phát triển của công ty, lập và nộp đúng thời hạn báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, báo cáo tài chính quý, năm, báo cáo doanh thu, chi phí từng loại, từng mặt hàng, cung cấp đầy đủ kịp thời số liệu để phục vụ công tác chỉ đạo kinh doanh của giám đốc. Theo dõi thanh toán với ngời bán, ngời mua, thanh toán chi phí cho từng chuyến hàng, thanh toán trực tiếp với công ty quản lý, hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu, lệ phí cầu đờng, các khoản công nợ khác trong và ngoài công ty. Theo dõi hoạt động của cửa hàng, các đại lý trong cả nớc, các hợp đồng vận chuyển cung cáp thiết bị máy tính. Theo dõi thanh toán tạm ứng nội bộ, từng bớc đa tiến bộ khoa học – kỹ thuật vào công tác kế toán.
- Hình thức kế toán của công ty:
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Hình thức này đợc cải tiến và phát triển trên cơ sở nội dung, nguyên tắc của bảng kê tổng hợp chứng từ ghi sổ. Hình thức này mọi nghiệp vụ kinh tế đều đợc căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để phản ánh vào nhật ký chứng từ. Hình thức này mang tính chất của một nhật ký, vừa mang tính chất chứng từ ghi sổ và đợc áp dụng khá phổ biến.
Với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, bộ máy kế toán gọn nhẹ đảm bảo tính thống nhất, đảm bảo thuận tiện cho việc ứng dụng phơng tiện làm việc và tính toán đó là sử dụng máy vi tính để làm việc nhằm nâng cao năng xuất lao động của nhân viên kế toán.
Trình tự của nhật ký chứng từ : Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng kê Nhật ký CTừ Sổ cái Tkhoản Bảng phân bổ
Tờ kê chi tiết
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
Công ty áp dụng tính hàng tồn kho theo phơng pháp bình quân gia quyền hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:
Do có chức năng đa dạng nh vậy nên hoạt động kinh doanh của công ty có đặc điểm là thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Công ty có mảng hoạt động dịch vụ nh nhận ký gửi đại lý, Tuy vậy trong các lĩnh vực hoạt động của công ty thì kinh… doanh thơng mại (bán buôn, bán lẻ hàng hàng hoá) vẫn là chủ yếu.
4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Biểu 1 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2004/2003 2005/2004 Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ(%) Doanh thu 22.135.136 32.083.126 62.927.084 9.947.990 44,94 30.843.958 96,14 Chí phí kinh doanh 22.085.186 31.938.567 62.713.318 9.853.381 44,62 30.774.751 96,36 Tỷ suất chi phí (%) 99,77 99,55 99,66 - 0,22 0,11 Lợi nhuận 49.950 144.559 213.766 94.609 89,41 69.207 47,87 Tỷ suất lợi nhuận(%) 0, 23 0,45 0,34 0,22 - 0,11
Qua số liệu của biểu trên ta thấy:
Tổng doanh thu năm 2004 so với năm 2003 tăng với số tiền là: 9.947.990 nghìn đồng, với tỷ lệ tăng là: 44,94%. Đây là kết quả mà doanh nghiệp đã đạt đợc sau 3 năm kinh nghiệm hoạt động kinh doanh.
Tổng chi phí sản xuất kinh doanh năm 2004 so với 2003 tăng lên với số tiền: 9.853.381 nghìn đồng, tỷ lệ: 44,62%. Nh vậy, cả hai chỉ tiêu doanh thu và chi phí đều tăng nhng tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của chi phí điều này đã làm cho tỷ suất chi phí giảm 0,22%, công ty đã tiết kiệm một khoản chi phí khá lớn (- 0,22% x 32.083.126 = - 70.582,88 nghìn đồng). Với khoản chi phí này công ty có thể tham gia vào các hoạt động đầu t trong và ngoài doanh nghiệp nh mở rộng quy mô công ty bằng cách mở thêm cửa hàng mới, nâng cấp các trang thiết bị cho hoạt động kinh doanh, Qua đó ta thấy hoạt động kinh doanh của… công ty trong năm 2004 so với năm 2003 là tốt hơn và ngày càng có nhiều triển vọng để phát triển, kết quả doanh nghiệp đạt đợc trong năm 2004 cũng đã cho thấy phơng hớng kinh doanh của doanh nghiệp là đúng đắn, công ty đã sử dụng hợp lý các khoản chi phí, đảm bảo hoạt động kinh doanh tốt hơn và có lợi nhuận. Năm 2004 lợi nhuận tăng so với năm 2003 với số tiền là: 94.609 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 89,41% khiến tỷ suất lợi nhuận tăng 0,22%. Đạt đựơc lợi nhuận đó chứng tỏ công ty không ngừng thúc đẩy các hoạt động kinh doanh, đồng thời nâng cao các hoạt động dịch vụ để thu hút khách hàng đến với công ty.
Sang năm 2005 ta thấy công ty kinh doanh có hiệu quả hơn so với năm 2004 ở doanh thu tăng cả về số tuyệt đối và tỷ lệ. Với số tiền chênh lệch khá cao 30.843.958 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 96,14%. Kết quả này chứng tỏ sự phát triển không ngừng của công ty trong việc mở rộng mạng lới kinh doanh, đáp ứng ngày