Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phản ánh các thủ tục áp dụng, các thử nghiệm thực hiện, các thông tin thu được và những kết luận tương thích trong quá trình kiểm toán. Mỗi một khách hàng kiểm toán có một hồ sơ kiểm toán riêng, bao gồm hai loại hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Thứ nhất: Hồ sơ kiểm toán chung: Hồ sơ kiểm toán chung chứa đựng
những thông tin chung về khách thể kiểm toán liên quan tới nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm của cùng một khách thể kiểm toán. Các thông tin đó được khái quát qua bảng 2.4.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các thông tin chung mà kiểm toán viên bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng. Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán chung là do khách hàng cung cấp hoặc do kiểm toán viên thu thập được thông qua phỏng vấn các cá nhân về những vấn đề này. Với những khách hàng được kiểm toán là năm đầu tiên thì kiểm toán viên phải thu thập toàn bộ các thông tin trong hồ sơ kiểm toán chung còn với những khách hàng thường xuyên thì kiểm toán viên cần cập nhật thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung vào hồ sơ kiểm toán chung. Việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán chung giúp các kiểm toán viên biết được những đặc điểm chung nhất của khách hàng cùng những vấn đề đặc biệt liên quan đến khách hàng để lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán một cách tốt nhất. Đối với mỗi chỉ mục trong hồ sơ kiểm toán chung là những thông tin quan trọng về khách hàng.
Tên khách hàng:………. Ký hiệu:………...
Mã khách hàng:………
I Các thông tin chung
II Các tài liệu pháp luật
III Các tài liệu về thuế
IV Các tài liệu nhân sự
V Các tài liệu kế toán
VI Các tài liệu về hợp đồng
VII Các thủ tục
Thứ hai: Hồ sơ kiểm toán năm: Trong hồ sơ kiểm toán năm có lưu giữ
những bằng chứng của cuộc kiểm toán được thực hiện trong năm, và kết luận kiểm toán cho năm kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán năm chứa đựng các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm hiện hành. Hồ sơ kiểm toán năm được chia thành hai phần: hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
Một là hồ sơ tổng hợp:Hồ sơ tổng hợp bao gồm các thông tin tổng hợp liên quan đến năm kiểm toán hiện hành. Đây chủ yếu là những ghi chép của kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán viên thu thập được. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp bao gồm các phần được khái quát qua bảng 2.5.
Hai là hồ sơ làm việc: Hồ sơ làm việc ghi lại quá trình thực hiện kiểm
toán các báo cáo tài chính của công ty khách hàng đối với mỗi phần hành cụ thể. Mỗi thành viên trong đoàn kiểm toán phụ trách một số phần hành và lưu lại giấy tờ làm việc của mình. Các giấy tờ này là bằng chứng chứng minh rằng phần hành đó đã được kiểm tra và cũng là cơ sở để các cấp soát xét lại báo cáo trước khi phát hành.
Bảng 2.5 Ký hiệu các thông tin năm Khách hàng:………
Ngày kết thúc niên độ:….
Mã khách hàng:…………..
I Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã được kiểm toán, thư quản lý
II Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ
III Kế hoạch kiểm toán
IV Các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước
V Bản ghi nhớ những sửa chữa của kiểm toán
VI Những vấn đề chưa rõ cần được giải quyết, các vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau
VII Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước khi phát hành báo cáo kiểm toán
VIII Ngân sách kiểm toán và thời gian làm việc
IX Các tài liệu khác
Trong công tác kiểm toán, các kiểm toán viên đã tiến hành sắp xếp tài liệu, hồ sơ kiểm toán theo trình tự thích hợp, thuận tiện cho công tác kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán. Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo từng tài khoản và trong một tài khoản thì các giấy tờ làm việc lại được sắp xếp theo thứ tự như sau:
Trang tổng hợp; Trang kết luận;
Trang chương trình kiểm toán; Trang giấy làm việc;
Trong quá trình cuộc kiểm toán diễn ra, kiểm toán viên tiến hành thu thập bằng chứng kiểm toán, từ đó sắp xếp các tài liệu này theo trình tự tham chiếu do Công ty quy định, theo đó, các giấy tờ làm việc trong phần chung, khái quát được sắp xếp ngay trong phần đầu của hồ sơ kiểm toán. Trong cách đánh tham chiếu, mỗi một phần hành kiểm toán bao gồm: Kết luận kiểm toán cho phần hành kiểm toán và tiếp sau đó là các giấy tờ làm việc và bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập được. Trên mỗi trang giấy làm việc của AASC bao gồm các thông tin bắt buộc sau: tên khách hàng, niên độ kế toán,
khoản mục, bước công việc, tham chiếu, người thực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra, ngày kiểm tra. Phần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, theo quy định tại AASC được đánh tham chiếu là R, doanh thu tài chính được đánh tham chiếu là T.
Bên cạnh đó AASC còn tự thiết kế cho mình một hệ thống các câu hỏi để người lập hồ sơ kiểm toán xác định xem hồ sơ kiểm toán đã đầy đủ và hợp lý chưa. Nếu như tất cả các câu hỏi đặt ra đều được thỏa mãn thì chứng tỏ hồ sơ kiểm toán được lập là đầy đủ. Hệ thống các câu hỏi này như sau:
Các giấy tờ làm việc trong hồ sơ được tham chiếu logic và hợp lý không; Các yếu tố bắt buộc của giấy làm việc có được ghi đầy đủ không;
Các ký hiệu trên giấy tờ làm việc đã được chú thích hết chưa;
Trên giấy tờ làm việc đã thể hiện được đầy đủ mục tiêu kiểm toán, công việc thực hiện, kết quả và kết luận của tất cả các khoản mục không;
Kiểm toán viên đã thực hiện đối chiếu giữa số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trước, giữa số dư cuối kỳ này với số dư trên bảng cân đối phát sinh hay bảng cân đối kế toán chưa;
Việc lập các bút toán điều chỉnh, đưa ra các nhận xét kiểm toán có được ghi chép đầy đủ, có căn cứ và tham chiếu chéo một cách thức hợp lý không;
Việc thực hiện các thủ tục kiểm toán đã đầy đủ và hoàn thành chưa;
Đã thu thập đầy đủ các thông tin cho phần lập thuyết minh báo cáo tài chính và thư quản lý chưa;
Tất cả các vấn đề chưa được làm rõ, các vướng mắc chưa được giải quyết có thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc không;
PHẦN III: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY 3.1. Một số đánh giá tổng quan về Công ty
3.1.1. Những mặt mạnh của Công ty
Thứ nhất: AASC là một trong hai công ty kiểm toán đầu tiên tại Việt Nam, với quá trình phát triển lâu dài và bền vững. Sau hơn 16 năm xây dựng và phát triển, AASC đã đạt được nhiều thành tựu lớn.
AASC đã có được một số lượng khách hàng đông đảo trong nhiều lĩnh vực từ sản xuất, thương mại, xây dựng cho đến ngân hàng, tài chính, bảo hiểm… Bằng trình độ, nghiệp vụ, AASC đã cung cấp cho khách hàng các dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn… với chất lượng cao, đáp ứng được sự tin cậy của khách hàng.
Với những thành công như vậy là vì AASC có được những thế mạnh sau:
Một là bộ máy quản lý của AASC được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả trong nhiều năm qua: Ban Giám đốc Công ty đều là những người được cấp
chứng chỉ KTV đầu tiên tại Việt Nam, có trách nhiệm trong công việc và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính luôn giám sát chặt chẽ quá trình cung cấp các dịch vụ kiểm toán.
Hai là nhân sự: Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có kiến thức và kỹ
năng chuyên môn, sáng tạo trong công việc, luôn luôn tìm tòi học hỏi. Ngoài những kiến thức cập nhật thường xuyên do đòi hỏi của công việc, hàng năm, nhân viên của Công ty đều được đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn qua các khoá học tập huấn do Công ty tổ chức.
Thứ hai: Về quy trình kiểm toán: Để có được những thành công như vậy
là nhờ AASC đã xây dựng được một quy trình kiểm toán hợp lý, chặt chẽ, đem lại hiệu quả cao. Quy trình kiểm toán tại AASC được xây dựng trên cơ sở lý thuyết kiểm toán, tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế được chấp nhận và các quy định khác của Bộ Tài chính và được thể hiện qua từng giai đoạn:
Đối với giai đoạn chuẩn bị: Công việc lập kế hoạch kiểm toán được
AASC thực hiện khá tốt. Ưu điểm của giai đoạn này là:
Một: Hệ thống câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB khá chi tiết, từ công
việc đánh giá nhân sự phòng kế toán đến việc thực hiện từng khoản mục cụ thể. AASC cũng đã thiết kế được chương trình kiểm toán chi tiết cho từng khoản mục một cách khoa học, giúp cho việc thực hiện kiểm toán tiết kiệm được thời gian và chi phí mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tổng thể, kiểm toán viên thu thập thông tin về khách hàng như cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh, các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Điều này giúp kiểm toán viên đánh giá được các rủi ro đồng thời định hướng cho quá trình kiểm toán tập trung vào các vấn đề có rủi ro cao, nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán. Bên cạnh đó, AASC tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, hệ thống kế toán, quy trình hạch toán đang áp dụng, cơ cấu tổ chức và hoạt động kiểm soát của đơn vị. Đối với các khách
hàng thường niên, AASC lưu các thông tin này trong hồ sơ chung và luôn cập nhật những thay đổi qua các năm. Công việc này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian tìm hiểu khách hàng cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán, giúp nâng cao hiệu quả cho cuộc kiểm toán.
Hai: Về đánh giá rủi ro: Tại AASC, thông thường việc đánh giá này
được thực hiện bởi các kiểm toán viên lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, là các trưởng phòng hoặc các Phó Tổng Giám đốc. Công ty đã thiết kế một mẫu “phân tích hiệu quả hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ” đối với hệ thống kế toán, số dư tài khoản và loại nghiệp vụ theo từng cơ sở dẫn liệu trên báo cáo tài chính. Mẫu phân tích này làm giảm thiểu các ý kiến bất đồng giữa ban giám đốc công ty khách hàng với kiểm toán viên.
Đối với giai đoạn thực hiện: Giai đoạn này là giai đoạn kiểm toán viên
làm việc trực tiếp tại công ty khách hàng. Quá trình làm việc này được tiến hành một cách khoa học:
Một: Kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán chi tiết: Đã lập được
bám sát, các kiểm toán viên của AASC đã thực hiện kiểm toán một cách toàn diện các báo cáo tài chính của khách hàng. Mặc dù thời gian thực hiện cho mỗi cuộc kiểm toán hạn chế nhưng các kiểm toán viên đã vận dụng linh hoạt các phương pháp kỹ thuật kiểm toán để thu thập được các bằng chứng đầy đủ và đáng tin cậy, cần thiết cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên. Tại AASC, công việc kiểm toán được tiến hành theo khoản mục. Các khoản mục này được thực hiện bởi các kiểm toán viên khác nhau nhưng giữa các kiểm toán viên luôn có sự phối hợp chặt chẽ.
Hai: Về việc trình bày và sắp xếp giấy tờ làm việc tại AASC: Các giấy
làm việc được trình bày và sắp xếp theo trình tự từ tổng quát đến chi tiết, từ kết luận đến các bằng chứng kiểm toán cụ thể. Trong mỗi hồ sơ kiểm toán, trang tổng hợp luôn ở vị trí đầu tiên, sau đó là trang kết luận, tiếp đến là chương trình kiểm toán, sau nữa là các giấy tờ làm việc khác mô tả chi tiết các bước công
liệu thu thập được từ phía khách hàng. Việc sắp xếp giấy tờ làm việc như vậy cho phép người sử dụng thấy ngay được kết luận của kiểm toán viên và căn cứ đưa ra kết luận đó. Các trưởng nhóm, trưởng phòng nghiệp vụ cũng như các thành viên kiểm soát chất lượng có thể dễ dàng soát xét các công việc mà kiểm toán viên đã làm.
Đối với giai đoạn kết thúc: AASC đã tiến hành soát xét kỹ báo cáo
kiểm toán trước khi phát hành. Do đó, báo cáo được đưa ra với chất lượng và độ tin cậy cao. Sau khi báo cáo kiểm toán được chính thức phát hành, kiểm toán viên của AASC vẫn tiếp tục theo dõi các sự kiện sau ngày phát hành báo cáo và xem xét sự ảnh hưởng đến báo cáo kiểm toán.
3.1.2. Những mặt còn tồn tại của Công ty
Thứ nhất: Những hạn chế trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán:
Một: Khi sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu hệ thống KSNB, Công ty
chưa quy định rõ tiêu chí để đưa ra đánh giá hệ thống KSNB là tốt, khá, trung bình hay kém. Việc đánh giá hệ thống KSNB vẫn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, khả năng xét đoán của kiểm toán viên. Vì vậy, có thể xảy ra trường hợp các kiểm toán viên khác nhau đưa ra quan điểm khác nhau về tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Từ đó sẽ gây ra khó khăn cho kiểm toán viên trong việc đưa ra kết luận về hệ thống KSNB của khách hàng. Điều đó là do bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, theo mẫu chung của AASC và được áp dụng chung cho tất cả các khách hàng. Tuy nhiên, khách hàng của AASC rất đa dạng, kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau và có đặc điểm khác nhau. Vì vậy, việc áp dụng một mẫu bảng câu hỏi cho tất cả các khách hàng có thể sẽ làm cho quá trình tìm hiểu không đạt được mục tiêu hoặc bỏ sót các thông tin quan trọng phục vụ cho quá trình kiểm toán. Cũng có thể thấy bảng câu hỏi chỉ bao gồm các câu hỏi đóng, không mô tả được một cách có hệ thống các thủ tục kiểm soát nội bộ đang được áp dụng.
Hai: Lập kế hoạch là công việc đầu tiên mà các kiểm toán viên cần thực
hiện trong mỗi cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả. Việc lập kế hoạch kiểm toán không chỉ xuất phát từ yêu cầu của chính cuộc kiểm toán nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản trong công tác kiểm toán mà còn nhằm hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện kiểm toán, giúp cho công ty kiểm toán tiết kiệm chi phí kiểm toán nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công tác kiểm toán. Tuy nhiên, hiện nay công tác lập kế hoạch kiểm toán cho các cuộc kiểm toán của AASC chưa thực sự được chú trọng. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán thì các bước quan trọng bao gồm: thu thập thông tin cơ sở về khách hàng, thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Phần lớn trong các cuộc kiểm toán tại AASC hiện nay, bước thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ và đánh giá hệ thống KSNB thường được dựa trên kinh nghiệm phán đoán của KTV chứ không được thể hiện cụ thể trên giấy tờ làm việc. Điều này khiến cho khâu lập kế hoạch còn nhiều hạn chế.
Ba: Việc soạn thảo chương trình kiểm toán riêng biệt cho từng cuộc kiểm
toán vẫn chưa thực hiện được. Công ty nên xây dựng chương trình cho mỗi cuộc kiểm toán, nếu có thủ tục bổ sung thì trình bày bằng văn bản để định