I- GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP HÀ TÂY
2. -Chức năng nhiệm vụ của công ty Vật tư tổng hợp Hà Tây
3.2- Đặc điển bộ máy kế toán:
Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán:
-Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn Công ty mà bộ máy lãnh đạo đề ra.
-Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng, các cửa hàng kinh doanh đề xuất.
-Quản lý tài sản, tiền vốn, các quỹ của Công ty. -Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn.
-Chịu trách nhiệm duỵet quyết toán tài chính cho các phòng, các cửa hàng kinh doanh.
-Tổng hợp quyết toán tài chính và báo lên cấp tren theo chế độ quy định. -Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc hạch toán tại các phòng và các cửa
hàng kinh doanh .
-Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp ngân sách...
-Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế tài chính kịp thời, chính xác đầy đủ.
*Phòng kế toán tài chính: gồm 7 người
-Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính: thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một kế toán trưởng của một doanh nghiệp. Trực tiếp chỉ đạo phòng KTTC, quản lý toàn bộ hệ thống kế toán, quản lý vật tư tiền vốn, tài sản, tham mưu cho giám đốc công tác quản lý và ra các văn bản thực hiện cơ chế quản lý, các quy định của Nhà nước về thuế, kế toán,...
-Phó phòng kế toán: kiêm kế toán tổng hợp chuyên theo dõi kê khai quyết toán thuế.
-Kế toán 1: Là kế toán chuyên theo dõi về ngân hàng, trực tiếp mở L/C, giao dịch vơí ngân hàng và theo dõi chênh lệch tỷ giá.
-Kế toán 2: Là kế toán chuyên theo dõi các cửa hàng và các phòng kinh doanh, trực tiếp nghe duyệt quyết toán tháng cùng kế toán trưởng, tổng hợp hoá đơn.
Phó phòng KTTC
Thủ quỹ
Kế toán 1 Kế toán 2 Kế toán 3 Kế toán 4
Kế toán các cửa hàng
-Kế toán 3: Là kế toán chuyên theo dõi tình hình thanh toán, các khoản phải thu phải trả khác. Chịu trách nhiệm quyết toán bảo hiểm xã hội, tạm ứng,...
-Kế toán 4: chuyên theo dõi tiền lương, chi phí kinh doanh phát sinh tại Công ty trong quá trình kinh doanh.
-Thủ quỹ: giữ tiền mặt các loại và giao dịch với ngân hàng tại quỹ.
Ngoài ra, mỗi phòng kinh doanh và mỗi Cửa hàng Công ty đều bố trí một kế toán. Kế toán này có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ kết quả quá trình mua bán dự trữ vật tư hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh đến từng lô hàng, toàn cửa hàng, toàn đơn vị trực tiếp kinh doanh, theo dõi cả tồn kho hàng hoá của đơn vị đó.
Hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Riêng đối với các đơn vị là hệ thống báo sổ. Kế toán các đơn vị tổ chức bán hàng trực tiếp viết hoá đơn bán hàng. Từng ngày lập sao kê chứng từ nhập xuất gửi về Công ty. Sau đó cuối tháng đoói chiếu với chứng từ ở phòng kế toán. Phòng kế toán sau khi vào sổ chứng từ, cuối tháng từng bộ phận lên nhật ký và tổng hợp các bảng kê của nhật ký gửi cho kế toán tổng hợp. Sau khi vào xong và đối chiếu giữa nhân viên kế toán trong phòng trên cơ sở đó kế toán vào sổ cái và lưu giữ nhật ký chứng từ, bảng kê chứng từ.
Hàng tháng trưởng phòng kế toán, kế toán trưởng, giám đốc Công ty, phòng tổ chức lao động tiền lương duyệt quyết toán kết quả kinh doanh của đơn vị vào ngày mùng 5 tháng sau.
Cuối từng quý, cuối 6 tháng, cuối 9 tháng và sau 1 năm phóng kế toán có trách nhiệm báo cáo tổng hợp với Nhà nước, với cơ quan quản lý Nhà nước công khai tài chính và quyết toán thuế với cục thuế địa phương.
Vào trung tuần tháng 9 trong năm kế hoạch giám đốc Công ty triển khai xây dựng kế hoạch của năm sau trên cơ sở căn cứ vào kết quả của các năm trước (kế hoạch năm sau thường cao hơn năm trước từ 10-20%). Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh , kế hoạch lao động phòng kế toán tài chính mà trực tiếp lá kế toán trưởng có tách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính của đơn vị với các chỉ
kết quả, dự kiến vốn và xây dựng kế hoạch vay ngân hàng, dự tính các khoản chi phí hợp lý và xác định kết quả hoạt động kinh doanh sau đó trình Bộ Thương Mại duyệt và ghi nhận.
Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra.