II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CPTM XNK NAM THĂNG LONG
1. Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long.
1.3. Hình thức trả lương tại Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long.
Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lương chính. Đó là trả lương theo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lương tháng.
Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động căn cứ vào hệ số mức lương cấp bậc, chức vụ và phụ cấp trách nhiệm (nếu có).
Phụ cấp trách nhiệm:
Giám đốc: 0,7
Phó Giám đốc, Kế toán trưởng: 0,6
Trưởng phòng: 0,5
Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động KD nhằm khuyến khích người lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển của Công ty.
Công thức tính: Tổng
lương =
(Lương CB + Phụ cấp + Tiền ăn trưa + Tiền thưởng) x Số ngày làm việc 22
Lương CB = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương
Mức lương tối thiểu công ty áp dụng là: 620.000 đồng/tháng Số ngày làm việc trong tháng: 22 ngày
Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng, CBCNV trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế trong các trường hợp ốm đau, thai sản… theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước.
Theo hình thức tính lương trên, hàng tháng kế toán tiền lương của Công ty sẽ tiến hành tính lương phải trả cho người lao động, đồng thời tính các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được kế toán tiền lương (người lập bảng lương) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương cho nhân viên làm hai kỳ:
- Kỳ I: Tạm ứng lương (Vào các ngày mồng 5 hàng tháng).
- Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lương và các khoản trích theo lương trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho người lao động.
Khi muốn tạm ứng người có trách nhiệm của các bộ phận sẽ lập 1 giấy đề nghị tạm ứng và gửi lên cho thủ trưởng đơn vị để xin xét duyệt. Trong giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng. Sau đó giấy đề nghị này sẽ được chuyển cho kế toán trưởng và kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị. Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng và kế toán trưởng, kế toán thanh toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị tạm ứng, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Bảng Tạm ứng lương Kỳ I và Bảng thanh toán lương Kỳ II sẽ được lưu tại Phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh lương, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận”. Nếu có người nhận thay thì phải ghi “Ký thay” và ký tên (Xem phụ lục 5, 6).
Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làm căn cứ thanh toán cho người lao động các khoản phụ cấp, tiền thưởng, các chế độ BHXH như ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lương… Công ty có sử dụng Bảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng chấm công của từng người và tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng của từng CBCNV trong Công ty.
Cụ thể xem Bảng chấm công (Phụ lục 1), Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 2) phòng Kinh doanh của Công ty tháng 03 năm 2009.
Ví dụ 1:
Bà Hồ Lan Hương là trưởng phòng kinh doanh của công ty, có hệ số lương là 5,82 phụ cấp trách nhiệm là 0,5; làm 22 ngày công trong tháng (Phụ lục 1, 2).
Lương CB = 5,82 x 620.000 = 3.608.400 đồng Mức phụ cấp = 0,5 x 620.000 = 310.000 đồng Tiền thưởng: 1.000.000 đồng
Phụ cấp ăn trưa: 550.000 đồng
Vậy tổng lương theo thời gian của bà Hồ Lan Hương là: (3.608.400 + 310.000 + 1.000.000 + 550.000) x 22
22 = 5.468.400 đồng
Các khoản khấu trừ như sau:
BHXH (5%) = (3.608.400 + 310.000) x 5% = 195.920 đồng BHYT (1%) = (3.608.400 + 310.000) x 1% = 39.184 đồng Trong đó tạm ứng kỳ I là: 1.500.000 đồng
Vậy số tiền còn được lĩnh kỳ II là:
5.468.400 – (195.920 + 39.184 + 1.500.000) = 3.733.296 đồng
Ông Trần Văn Hùng phó trưởng phòng Tổ chức hành chính của công ty, có hệ số lương là 4,58 phụ cấp trách nhiệm 0,4; số ngày làm việc trong tháng là 22 ngày (Xem phụ lục 3, 4 ). Khi đó:
Lương CB = 4,58 x 620.000 = 2.839.600 đồng Mức phụ cấp = 0,4 x 620.000 = 248.000 đồng Tiền thưởng: 1.000.000 đồng
Phụ cấp ăn trưa: 550.000 đồng
Vậy tổng lương theo thời gian của ông Trần Văn Hùng là: (2.839.600 + 248.000 + 1.000.000 + 550.000) x 22
22 = 4.637.600 đồng
Các khoản khấu trừ như sau:
BHXH (5%) = (2.839.600 + 248.000) x 5% = 154.380 đồng BHYT (1%) = (2.839.600 + 248.000) x 1% = 30.876 đồng Trong đó tạm ứng kỳ I là: 800.000 đồng
Vậy số tiền còn được lĩnh kỳ II là:
4.637.600 – (154.380 + 30.876 + 800.000) = 3.652.344 đồng