IV. Số khấu hao phải trích tháng
3.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty
Tương ứng với những vấn đề còn tồn tại đã nêu ở trên, em xin đưa ra một số kiến nghị để nhằm hoàn thiện những phần còn vướng mắc đó, để công tác kế toán chi phí giá thành tại công ty hợp lý và chính xác hơn.
Kiến nghị thứ nhất
Về vấn đề luân chuyển chứng từ. Đây là vấn đề gặp phải ở hầu hết các công ty xây dựng do địa bàn hoạt động trải rộng của các công trình. Chứng từ là bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kế toán quản lý chi phí và ghi sổ kế toán cho nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Tuy nhiên, tại công ty vì nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không được tập hợp kịp thời dẫn tới công việc dồn vào cuối tháng, đôi khi việc hạch toán chi phí sản xuất không đảm bảo tính đúng kỳ (Chi phí phát sinh kỳ này nhưng được phản ánh ở kỳ sau). Điều này đã làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo và ảnh hưởng phần nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tuy nhiên để khắc phục được tình trạng này không phải là điều đơn giản và dễ thực hiện do đặc thù của ngành. Đa số các công trình xây dựng thường phân tán và có thể phải thi công ở những vùng đất xa xôi và chưa phát triển cơ sở hạ tầng cho giao thông vận tải hay truyền thông, việc chứng từ phát sinh được tập hợp đến tay nhân viên kế toán ngay để tiến hành ghi sổ kịp thời là điều khó có thể thực thi được. Ta không thể đòi hỏi mỗi công trình phải cử ra một người chỉ thực hiện nhiệm vụ chuyển chứng từ. Để khắc phục ta có thể có sử dụng biện pháp như sau: quy định về thời gian giao nộp chứng từ, quy định rõ ràng chế độ thưởng phạt đối với việc hoàn nhập chứng từ. Đối với những công trình lớn thì phòng kế toán có thể trực tiếp cử nhân viên của phòng tới công trình để hỗ trợ trong việc ghi chép, cập nhật chứng từ,... để từ đó tạo điều kiện cho việc hoàn chứng từ được kịp thời, đầy đủ theo đúng thời hạn. Tuy nhiên biện pháp này chỉ là về phía doanh nghiệp và không giải quyết được triệt để vấn đề này. Theo ý kiến của bản thân em, giải pháp triệt để nhất cho vấn đề này là sử dụng công nghệ truyền thông để hỗ trợ cho việc ghi chép kế toán cho kịp thời. Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển giúp con người có thể truyền
thông tin ở bất kỳ khoảng cách nào. Ta có thể sử dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật ấy để giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn. Với cách làm này, mỗi một công trình sẽ có một người chuyên đứng ra tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh, sau đó nhập vào một bảng kê chứng từ chi tiết. Công việc này chỉ đơn thuần là công việc thống kê các chứng từ phát sinh của công trình vào một bảng Excel có mẫu nhất định, tương tự như một Nhật ký. Bảng kê chứng từ này sẽ ghi lại số hiệu chứng từ, ngày tháng, giá trị chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh. Sau đó bảng kê này được chuyển về công ty bằng thư điện tử và kế toán tại công ty có thể dựa vào các thông tin đó để định khoản và theo dõi cho kịp thời. Khi chứng từ gốc được đưa về đến công ty, kế toán chỉ phải kiểm tra tính chính xác của chứng từ so với bảng kê để có điều chỉnh thích hợp.
Kết cấu của bảng kê này sẽ như sau:
STT
Chứng từ
Số Ngày
tháng
Nội dung chi tiết của nghiệp vụ Số tiền
1 006789 12/3/2009
Mua 150l xăng của Công ty xăng dầu ABC, đơn giá 12.000đ/lít, phục vụ cho chạy máy thi công
1.800.000 2
…
Các thông tin được ghi chép ở dạng đầy đủ nhất để kế toán có thể định khoản được chính xác nhất.
Để tính chính xác được cao hơn nữa, ta có thể quét lại các chứng từ phát sinh để gửi về công ty (sử dụng máy Scan hình ảnh). Tuy nhiên, tất cả những kiến nghị này đều chỉ có thể thực hiện khi cơ sở hạ tầng cho việc truyền thông thực sự được trang bị đầy đủ đến mọi vùng miền của đất nước.
Kiến nghị thứ hai
Về việc tính giá vật tư. Theo quy định hiện nay, nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài được tính theo công thức:
Giá thực tế vật tư = Giá mua (không có VAT) + Chi phí thu mua _
Chiết khấu, giảm giá (nếu có)
Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài không bao gồm chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...), không trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng ngoài hóa đơn.. Việc ghi nhận thiếu phần chi phí mua nguyên vật liệu vào khiến giá trị nguyên vật liệu không phản ánh đầu đủ chi phí phải bỏ ra để có được số nguyên vật liệu đó. Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ làm chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành sản phẩm không được chính xác. Dẫn đến kết quả kinh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị sai lệch. Với những lý do đó, kế toán cần ghi nhận đúng chi phí thực tế bỏ ra để mua vật tư, phản ánh đầy đủ cả chi phí thu mua và các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại được hưởng.
Có thể đưa ra một ví dụ cho việc tính giá vật tư ở đây
Ví dụ: Ngày 12/3/2009, Công ty mua 13 tấn xi măng chuyển thẳng đến công trình, đơn giá xi măng là 8.000.000đ/tấn, chi phí vận chuyển phải trả cho công ty vận tải là 15.000đ/tấn. Do là khách hàng quen nên công ty được người bàn giảm giá 50.000đ/tấn.
Trong trường hợp này, giá thực tế của 130 tấn xi măng mua ngày 12/3/2009 là Giá thực tế = 8.000.000 x13 + 15.000 x 13 - 50.000 x13 = 103.545.000
Kế toán ghi nhận bút toán
Nợ TK 621 103.545.000
Có TK 111, 112 103.545.000
Kiến nghị thứ ba
Về việc hạch toán công cụ dụng cụ. Tại Công ty Xây dựng công trình thủy tất cả các công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh đều được tính hết vào chi phí trong kỳ mà không quan tâm công cụ dụng cụ có giá trị lớn hay nhỏ. Cách thức hạch toán như vậy là chưa hợp lý, khiến cho chi phí trong kỳ hạch toán có sự tăng đột ngột nếu công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn. Bên cạnh đó, việc hạch toán như vậy đã tạo ra sự quản lý lỏng lẻo trong việc bảo quản, sử dụng công cụ dụng cụ. Khi công trình hoàn thành, do các công cụ dụng cụ đã phân bổ hết nên kế toán thường không tiến hành thu hồi mặc dù các công cụ đó vẫn còn sử dụng được, điều này đã gây ra một sự lãng phí lớn, nhất là đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn.
Vì vậy, để phù hợp với quy dịnh hiện hành và đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, sử dụng, tiết kiệm, hiệu quả công cụ dụng cụ thì đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn Công ty nên tiến hành phân bổ cho nhiều kỳ. Số lần phân bổ tuỳ thuộc vào giá trị, mục đích và thời gian sử dụng công cụ dụng cụ.
Theo đó, khi xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị lớn hoặc thời gian sử dụng lâu dài, kế toán phải ghi nhận
Nợ TK 142, 242 (Tùy thuộc vào thời gian sử dụng dự kiến) Có TK 153
Phân bổ lần đầu vào chi phí Nợ TK 623, 627 (Giá trị phân bổ)
Có TK 142, 242
Khi công cụ dụng cụ báo hỏng, mất, ngừng được sử dụng Nợ TK 623, 627 (Phần giá trị còn lại chủa phân bổ hết)
Có TK 142, 242
Kiến nghị thứ tư
Về việc trích khấu hao TSCĐ tại công ty. Hiện tại công ty vẫn trích khấu hao các máy móc thiết bị dùng trong quản lý cũng như trong sản xuất theo nguyên tắc tròn tháng. Với biến động về số lượng và giá trị tài sản cố định sử dụng không lớn thì việc tính khấu hao theo cách này chỉ làm ảnh hưởng nhỏ đến chi phí khấu hao phải tính. Tuy nhiên với quy định hiện hành ( theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) thì việc tính khấu hao như vậy là chưa tuân thủ theo quy định, dẫn đến những sai lệch trong việc tính chi phí giá thành công trình xây dựng.
Theo đó, số khấu hao tăng, giảm trong tháng phải tính được tính theo công thức
Mức khấu hao tăng trong tháng = Nguyên giá TSCĐ Số năm sử dụng dự kiến x Số ngày sử dụng trong tháng 12 x Số ngày thực tế trong tháng
Mức khấu hao giảm = NG TSCĐ Số năm sử dụng dự kiến x
Số ngày thực tế trong tháng-Số ngày sử dụng trong tháng
12 x Số ngày thực tế trong tháng
Ví dụ: Ngày 15/1/2009, công ty mua thêm 1 máy thi công sử dụng cho công trình A có giá là 150.000.000đ, thời gian sử dụng dự kiến là 5 năm.
Số khấu hao phải tính tăng cho tháng 1 là Mức khấu hao tăng tháng 1 = 150.000.000 5 x 17 12 x 31 = 1.370.967
Nếu tính tròn tháng như cũ, số khấu hao trích thêm là = 150.000.000/(5x12)
= 2.500.000đ
Như vậy chi phí máy thi công mà công trình A phải chịu thêm khi tính khấu hao tròn tháng như vậy là 1.129.033đ. Điều này làm chi phí sản xuất công trình được phản ảnh không chính xác.
Kiến nghị thứ năm
Về việc hoàn thiện hạch toán các khoản thiệt hại trong sản xuất.Do đặc điểm của ngành xây lắp, hoạt động sản xuất phụ thuộc lớn vào nhiều yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, các điều kiện về giao thông, cấp thoát nước…Do vậy, các thiệt hại phát sinh trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi. Các thiệt hại phát sinh có thể do những nguyên nhân khách quan như khi trời mưa sẽ phát sinh công việc tát nước, vét bùn; khi thi công móng các công trình hoặc cung ứng vật tư không kịp thời khiến công việc phải đình trệ…Và cũng có thể do những nguyên nhân chủ quan như làm sai, làm ẩu phải phá đi làm lại. Khi đó chi phí vật tư, nhân công và sử dụng máy thi công cũng tăng lên so với dự toán. Tuy nhiên. tại công ty các khoản thiệt hại này lại không được theo dõi và phản ánh đầy đủ. Cụ thể, chi phí vật liệu, nhân công, sử dụng máy thi công cho các khoản thiệt hại vẫn được tính vào giá thành công trình. Theo quy định thì những khoản thiệt hại này do xảy ra bất thường, không được chấp nhận nên chi phí của chúng không được cộng vào chi phí sản xuất sản phẩm mà thường xem là khoản phí tổn thời kỳ và tuỳ thuộc vào nguyên nhân gây ra để xử lý.
Trường hợp thiệt hại do nguyên nhân khách quan thì những chi phí phải bỏ ra để khắc phục thiệt hại được hạch toán vào TK 811 ”chi phí khác”.
Nợ TK 811 (Giá trị những khoản thiệt hại) Có TK 621, 622, 623, 627
Nếu thiệt hại do nguyên nhân chủ quan gây ra thì yêu cầu cá nhân làm sai phải bồi thường vật chất nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên tham gia sản xuất. Phần bồi thường có thể trừ lương hoặc đòi bằng tiền mặt.
Nợ TK 334 (nếu trừ vào lương người gây ra thiệt hại)
Nợ TK 111, 112 ( nếu người gây thiệt hại bồi thường bằng tiền) Có TK 621, 622, 623, 627 (Số thiệt hại)
Kiến nghị thứ sáu
Dự toán thường không sát so với thực tế có thể do một số nguyên nhân sau:
- Sự biến động về giá cả các yếu tố đầu vào so với định mức đơn giá được phép sử dụng khi lập dự toán. Khi những định mức giá các yếu tố đầu vào sử dụng này không sát với thực tế tất yếu sẽ có sự chênh lệch. Ví dụ đơn giá nhân công xây dựng trong công tác lập dự toán cho các công trình xây dựng được nhà nước quy định thành nhiều mức tùy thuộc vào địa lý, trình độ nhân công. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường giá nhân công đã tăng lên rất nhiều so với những quy định do tình trạng lạm phát và suy thoái kinh tế trong những năm gần đây. Điều này có thể khiến công ty xây dựng gặp khó khăn khi chi phí nhân công thực tế phát sinh sẽ cao nhưng nhà thầu chỉ thanh toán theo phần dự toán đã thống nhất.
- Dự toán về các định mức hao hụt không chính xác. Sự hao hụt có thể xảy ra về khối lượng hoặc đơn giá so với định mức tiêu chuẩn. Dự toán dựa vào các định mức tiêu chuẩn để tính toán. Tuy nhiên việc xác định và kiểm soát sự hao hụt có thể xảy ra là rất khó, đòi hỏi phải phân tích kỹ lưỡng về kỹ thuật.
Vậy đâu là biện pháp khắc phục cho tình trạng này. Hiện tại giải pháp duy nhất cho vấn đề đặt ra này là công tác kế toán quản trị của công ty phải được đẩy mạnh. Kế toán phải thường xuyên theo dõi những chênh lệch giữa những chi phí phát sinh thực tế so với phần dự toán chi phí, những chênh lệch so với định mức khối lượng hay đơn giá đã đặt ra. Sau đó tìm hiểu phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch, bản chất là do nguyên nhân nào gây nên. Từ đó tìm cách khắc phục khi thực hiện các công trình sau. Mặt khác dựa vào những phân tích có được, kế toán sẽ có những điều chỉnh cần thiết khi xem xét các dự toán
cho những công trình sau. Phải phát huy được vai trò của kế toán quản trị trong việc quản lý chi phí và tính giá thành thì công tác kế toán mới thực sự có hiệu quả.
3.2.3. Điều kiện thực hiện
Trên đây là một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, để thực hiện được, có một số điều kiện nhất định cần được đảm bảo
Thứ nhất, về phía vĩ mô, các nhà hoạch định chính sách cần nhanh chóng phát triển cơ sở hạ tầng cho công nghệ truyền thông, để thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác nhất. Ta sẽ không thể khắc phục được tình trạng chậm luân chuyển chứng từ nếu như không có các mạng truyền dẫn thông tin phát triển rộng khắp. Chứng từ có thể được scan, được lên bảng kê, nhưng không thể chuyển về phòng kế toán của công ty thì mọi thứ đều là vô nghĩa.
Thứ hai, về phía Công ty, để giải quyết được những vấn đề tồn tại, cần phải có những điều kiện:
- Về đội ngũ cán bộ nhân viên: phải là những người có trình độ, có khả năng sử dụng, tiếp cận cũng như khai thác các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, truyền thông nhuần nhuyễn. Mặt khác phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu những chính sách chế độ mới nhất của nhà nước, vận dụng linh hoạt vào thực trạng ở công ty. Các văn bản pháp luật, các chuẩn mực hay hay các hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán luôn không ngừng được hoàn thiện. Cán bộ kế toán phải không ngừng cập nhật những thông tin văn bản mới để thực hiện công tác kế toán được chính xác và hiệu quả nhất.
- Về chính sách của công ty: Tạo điều kiện cho nhân viên học tập, tổ chức các khóa giảng dạy nâng cao kiến thức cho cán bộ kế toán, cả về trình độ chuyên môn cũng như việc ứng dụng khoa học kỹ thuật. Kế toán máy cần sớm được áp dụng để giảm bớt công việc cho kế toán và cũng làm tăng tính chính xác hiệu quả cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, vốn là phần khá phức tạp đối với công ty xây lắp. Ngoài ra, công ty cần trang bị thêm trang thiết bị cho nhân viên, những thiết bị sẽ rất cần thiết để thực hiện thành công được việc hiện đại hóa công tác kế toán. Máy tính xách tay, máy scan có thể sẽ là những trang thiết
bị hữu hiệu giúp ích cho việc truyền tải thông tin kế toán từ công trình về phòng kế toán được nhanh chóng kịp thời, chính xác.