II. Thực trạng hoạt động phân tích côngviệc tại bộ phận cơ quan TCT
2. Các hoạt động chức năng của phòng Tổ chức đào tạo TCT
2.1: Chức năng:
Phòng Tổ chức đào tạo là phòng chức năng giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc TCT về các lĩnh vực:
- Công tác tổ chức, công tác cán bộ.
- Chế độ chính sách đối vơí ngời lao động.
- Công tác đào tạo, tuyển dụng và sử dụng lao động 2.2: Nhiệm vụ:
2.2.1: Công tác tổ chức:
- Nghiên cứu, đề xuất phơng án tổ chức sản xuất từ TCT đến các đơn vị thành viên.
- Lập kế hoạch quy hoạch cán bộ, công tác cán bộ nguồn, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp.
- Tổ chức đào tạo, bồi dỡng cán bộ, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho cán bộ công nhân viên.
- Tổ chức tìm nguồn, huy động, tiếp nhận, tuyển dụng. điều động, luân chuyển cán bộ.
- Thực hiện công tác kiểm điểm, đánh giá, xếp loại cán bộ hàng năm.
- Hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc TCT về công tác tổ chức, sắp xếp đổi mới doanh nghiệp, công tác đào tạo, công tác cán bộ.
- Theo dõi, báo cáo thống kê và phân loại lao động. Tổ chức lu trữ hồ sơ. - Công tác bảo vệ quân sự.
- Công tác sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp: Hớng dẫn các đơn vị triển khai theo mô hình tổ chức quản lí mới: Công ty cổ phần, công ty TNHH nhà nớc một thành viên…
2.2.2: Công tác chế độ, chính sách đối với ngời lao động:
- Quy hoạch và hớng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ chính sách đối với ngời lao động: Kí kết, chấm dứt hợp đồng lao động, sa thải, kỉ luật lao động, chế độ khen thởng… sao cho phù hợp với quy định của Luật Lao động và các quy định của nhà nớc.
- Đề xuất, nghiên cứu chế độ tiền lơng, thởng áp dụng cho TCT phù hợp với quy định của nhà nớc.
- Nâng bậc lơng hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
- Thực hiện chế độ Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với ngời lao động.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách tại các đơn vị thành viên.
- Giải quyết chính sách đối với lao động dôi d khi sắp xếp lại doanh nghiệp. - Công tác an toàn, bảo hộ lao động.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến việc thực hiện chế độ, chính sách đối với ngời lao động.
2.2.3: Công tác đào tạo:
- Lập kế hoạch đào tạo nhân lực theo kế hoạch sản xuất hàng năm và định h- ớng phát triển của TCT.
- Tổ chức tuyển dụng hoặc hớng dẫn các đơn vị tuyển dụng lao động theo yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức các lớp bồi dỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, công nhân bậc cao.
- Kết hợp với các cơ sở đào tạo trong và ngoài TCT để đào tạo nguồn lực cho TCT và các đơn vị thành viên.
- Tổ chức hớng dẫn thi nâng bậc hàng năm, tổ chức luyện tay nghề, thi thợ giỏi cho cán bộ công nhân viên toàn TCT.
- Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kĩ thuật.
2.3: Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức đào tạo- TCT:
+ Trởng phòng: Lê Công Tinh ( Kĩ s địa chất công trình) Phụ trách quản lí chung
+ Phó phòng:
- Nguyễn Tất Tờng ( Kĩ s xây dựng), phụ trách đào tạo và phát triển nhân lực.
- Tuấn Thị Diệp (Kĩ s thuỷ lợi), phụ trách công tác tiền lơng. + Chuyên viên:
- Hoàng Thị Hạnh (Trung cấp Văn th lu trữ), phụ trách chế độ chính sách đối với ngời lao động.
- Nguyễn Thị Ngọc Oanh (Cử nhân Luật), phụ trách báo cáo, thống kê nhân lực.
- Phạm Ngọc Lu ( Cử nhân Luật), phụ trách đào tạo, tuyển dụng. - Nguyễn Quỳnh Chi ( Cử nhân Ngoại ngữ), phụ trách văn th lu trữ.
+ Chánh thanh tra TCT : Phạm Quang Phúc ( Trung cấp văn th lu trữ), giải quyết khiếu nại tố cáo của ngời lao động.
3: Thực trạng hoạt động phân tích công việc ở cơ quan TCT Sông Đà:
Hoạt động phân tích công việc ở TCT Sông Đà có đợc thực hiện nhng cha thực sự khoa học, bài bản và hệ thống. Có thể nhận thấy phân tích công việc đợc biểu hiện qua các hoạt động sau:
3.1: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho mỗi phòng (ban):
Những quy định này tơng đối đầy đủ và rõ ràng, ở mỗi phòng đều có quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của phòng đó. Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của TCT mà mỗi phòng chức năng sẽ đảm nhận những phần việc
nhất định, có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của mình. Tổng giám đốc sẽ là ng- ời phê duyệt các quy định đó.
3.2: Kế hoạch hóa công việc thờng kì:
Hàng tuần, tháng, quý, mỗi phòng đều đợc giao nhiệm vụ công tác của tuần, tháng, quý đó, biểu hiện qua nhiệm vụ công tác tuần, tháng, quý giao cho từng phòng cụ thể. Đầu tuần sẽ có lịch công tác của phòng cũng nh lịch công tác của các vị lãnh đạo TCT. Cuối mỗi tháng, quý các phòng sẽ gửi bản báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của phòng lên bộ phận kế hoạch (Phòng Kế hoạch TCT). Trên cơ sở đó, phòng Kế hoạch sẽ đánh giá mức độ hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra, đồng thời có thể đánh giá và xếp loại phòng (Loại A,B,C).
3.3: Sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho các nhân viên trong phòng:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng mà ngời quản lí bộ phận (Trởng phòng) sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng ngời. Việc phân chia trách nhiệm đợc căn cứ trên yêu cầu công việc và khả năng, trình độ của nhân viên. Mỗi ngời sẽ đảm nhận một công việc khác nhau, có tính độc lập và chuyên môn hóa cao. Ví dụ: Phòng TCĐT có các vị trí côngviệc nh chuyên viên đào tạo, tuyển dụng, tiền lơng, chế độ chính sách… Mỗi vị trí đó đợc đảm nhận bởi một ngời.
Tuy nhiên việc phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho các nhân viên trong phòng đôI khi không rõ ràng và công khai. Ngời nhân viên sẽ chỉ làm những công việc mà sếp (cấp trên) trực tiếp yêu cầu, điều đó có thể gây hạn chế khả năng làm việc của ngời lao động, tạo ra tâm lí thụ động, ỷ lại, chỉ làm việc khi có yêu cầu. Từ đó hạn chế tính tự giác và khả năng sáng tạo của nhân viên.
3.4: Công tác tuyển dụng, bố trí và sắp xếp nhân lực:
Do tính chất công việc thờng xuyên và ổn định nên bộ phận cơ quan TCT không có nhu cầu tuyển dụng nhân sự nhiều. Nhu cầu tuyển dụng chỉ nảy sinh khi những cán bộ đang công tác ở TCT đến tuổi nghỉ hu hoặc thuyên chuyển công tác. Thông báo tuyển dụng đối với bộ phận cơ quan TCT chỉ lu hành nội bộ, không công khai rộng rãi trên các phơng tiện thông tin đại chúng, không tuyển mộ lực l-
ợng lao động bên ngoài TCT. Nhu cầu tuyển dụng đôI khi không xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của TCT, từ đó dẫn đến tình trạng tuyển ngời không phù hợp với yêu cầu công việc.
Quá trình tuyển dụng bị ảnh hởng và chi phối bởi các yếu tố chủ quan (các mối quan hệ quen biết, tình cảm…) nên qui trình tuyển dụng bỏ qua các bớc quan trọng nh phỏng vấn, trắc nghiệm… Từ đó lựa chọn ứng viên không đủ năng lực và trình độ để đảm nhận công việc đợc giao.
Việc bố trí, sắp xếp nhân lực dựa trên nguyên tắc có sự phù hợp giữa yêu cầu công việc với khả năng của nhân viên. Tuy nhiên, ở một số phòng chức năng vẫn có tình trạng bố trí không “đúng ngời - đúng việc”. Một cử nhân ngoại ngữ về làm công việc tổ chức, một cử nhân ngân hàng về làm công việc kế toán, kĩ s xây dựng về làm việc văn phòng…
Số lợng CBCNV định biên cho mỗi phòng cha cân đối và chính xác. Điều này làm ảnh hởng tới kết quả thực hiện công việc, gây ra sự lãng phí về thời gian làm việc và chi phí tiền lơng, chi phí quản lí doanh nghiệp không cần thiết.
3.5: Hoạt động kiểm tra, đánh giá và xếp loại nhân viên các phòng chức năng:
Vào cuối mỗi tháng, quí, cán bộ công nhân viên trong các phòng tiến hành họp và kiểm điểm quá trình làm việc của mỗi ngời, căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhân viên để tiến hành xếp loại. Có ba mức xếp loại nhân viên, đó là loại A,B,C. Trong mỗi loại đó lại chia ra hai mức: Mức 1, mức 2.
Tiêu chuẩn nhân viên loại A:
- Tốt nghiệp Đại học đúng chuyên ngành trở lên và đã hết thời gian tập sự. - Đạt yêu cầu các kì thi sát hạch trình độ chuyên môn do TCT tổ chức.
- Có năng lực và trình độ chuyên môn khá, đáp ứng yêu cầu công việc đợc giao, đảm nhận đợc những công việc quan trọng.
- Sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm quản lí phục vụ cho công tác chuyên môn.
- Có khả năng hớng dẫn và đào tạo cán bộ.
- Chấp hành tốt nội qui lao động, đảm bảo ngày công làm việc. Phân loại :
Mức 1:
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao.
- Có t duy sáng tạo, giảI quyết công việc độc lập, tự đảm nhận một hoặc một số công việc, tinh thần học hỏi về mọi mặt để mở rộng phạm vi làm việc. Tinh thần trách nhiệm cao, tác phong nhanh nhẹn.
Mức 2:
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ khá, hoàn thành tốt công việc đợc giao. - Cha có khả năng lãnh đạo nhng có tinh thần học hỏi, giảI quyết công việc
độc lập.
Các phòng đợc xếp loại căn cứ vào loại của nhân viên trong phòng.
Tổng công ty đã có tiêu chuẩn phân loại nhân viên tơng đối rõ ràng và cụ thể. Các tiêu chuẩn này đợc sử dụng trong các quyết định về tiền lơng năng suất, thởng, đề bạt cán bộ và nhiều cơ hội thăng tiến khác.
3.6: Hoạt động đào tạo và phát triển cán bộ:
Nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lí, chuyên môn nghiệp vụ, tạo nguồn cán bộ kế cận, cán bộ chiến lợc cho TCT, cơ quan TCT không ngừng mở các lớp đào tạo, bồi dỡng , nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên cơ quan TCT và các đơn vị thành viên. Nội dung và hình thức đào tạo gồm:
- Đào tạo sau đại học: Thạc sĩ, tiến sĩ (2- 3 năm) - Đào tạo nâng cao trình độ lí luận chính trị
- Đào tạo nâng cao trình độ cán bộ quản lí: Quản lí kinh tế, kế toán, tài chính, quản lí nhân sự, quản trị doanh nghiệp, sử dụng các phần mềm ứng dụng
- Đào tạo ngắn hạn: Nâng cao kiến thức về tin học, ngoại ngữ, kĩ năng đàm phán, t vấn, văn bản luật pháp mới ban hành… (< 12 tháng)
• Đào tạo ngoài nớc:
- Đào tạo sau đại học: Thạc sĩ, tiến sĩ (diện cán bộ chiến lợc)
- Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ quản lí: Quản lí kinh doanh, quản lí knih tế…
- Tham quan, học tập ngắn hạn theo hợp đồng chuyển giao thiết bị, công nghệ tiên tiến.
Công tác đào tạo cán bộ luôn đợc cơ quan Tổng công ty quan tâm đầu t, hàng năm có kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng lĩnh vực, ngành nghề, cân đối giữa nhu cầu và khả năng thực tế để xác định đối tợng, nội dung cần đào tạo. Tổng công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các cơ sở đào tạo để đáp ứng yêu cầu nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên.
3.7: Công tác thù lao - khen thởng- kỉ luật lao động:
Tiền lơng của cán bộ công nhân viên cơ quan TCT đợc tính theo công thức: TL= TLtg+ TLns.
Trong đó: TLtg: tiền lơng thời gian. TLns: tiền lơng năng suất. * TLtg= TLcb+ Phụ cấp
* TLcb= Hi x Ltt
TLcb: tiền lơng cấp bậc (tiền lơng cơ bản)
Hi: hệ số lơng cấp bậc của ngời thứ i trong đơn vị
Phụ cấp: + Phụ cấp lu động: 20% Ltt
+ Phụ cấp ổn định sản xuất: 15% TLcb • TLns= TLcbbq . Hnsi
TLcbbq: tiền lơng cơ bản bình quân
Hnsi: hệ số điều chỉnh TLns của ngời thứ i trong đơn vị (có quy định cụ thể)
TLcbbq= Σ TLcb Σ CBCNV
Căn cứ để xác định hệ số điều chỉnh TLns: - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ
- Kết quả hoàn thành công việc đợc giao
- Khả năng t duy, đảm nhận giải quyết công việc độc lập - Khả năng hớng dẫn, đào tạo cán bộ
- Tinh thần học hỏi, nâng cao trình độ
- Chấp hành tốt các quy định kỉ luật, nội quy lao động của TCT
Tiền lơng bình quân của cán bộ công nhân viên cơ quan TCT là 2.86 trđ/ ngời/ tháng. Thêm vào đó là các khoản tiền thởng và khuyến khích tài chính khác. Mức lơng này có thể giúp ngời lao động ổn định cuộc sống và là mức lơng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp khác.
TCT thành lập một hội đồng thi đua khen thởng- kỉ luật, trên cơ sở báo cáo, đề nghị của các phòng chức năng, hội đồng thi đua khen thởng- kỉ luật sẽ ra các quyết định khen thởng hay kỉ luật cán bộ công nhân viên. Khi ra các quyết định phải đợc sự đồng ý của cá thành viên trong hội đồng. TCT có những hình thức khen thởng nh tặng quà, huân huy chơng, cờ lu niệm…hình thức kỉ luật có thể là cảnh cáo, khiển trách, kéo dài thời gian nâng lơng, thuyên chuyển công tác, buộc thôi việc…
* Tuy hoạt động phân tích công việc không đợc tổ chức thực hiện một cách bài bản và hệ thống nhng nó vẫn hiện diện ở mọi hoạt độngquản lí nhân sự trong cơ
quan TCT Sông Đà, và không thể phủ nhận những kết quả tích cực mà nó đem lại. Tuy nhiên do nhận thức không đầy đủ về tầm quan trọng của phân tích công việc nên trong các hoạt động quản lí nguồn nhân lực tại TCT còn bộc lộ nhiều thiếu sót và bất cập.
III. ảnh hởng của hoạt động phân tích công việc đến hiệu quả quản lí nhân sự tại cơ quan TCT Sông Đà. quả quản lí nhân sự tại cơ quan TCT Sông Đà.
1. Gây lãng phí lớn về thời gian và tiền bạc:
1.1: Hiệu quả sử dụng thời gian làm việc:
Do ngời nhân viên không hiểu rõ việc mình cần làm, yêu cầu hoàn thành đến đâu nên họ sử dụng thời gian làm việc không hợp lí, ngời lao động chỉ làm việc khi có yêu cầu của cấp trên, ngời lãnh đạo khi phân công công việc phần lớn chỉ nói cần phải làm những gì chứ không cụ thể là yêu cầu thực hiện công việc, tiến độ và chất lợng côngviệc hoàn thành. Theo nghiên cứu khảo sát thời gian làm việc cho thấy ngời nhân viên trong phòng chỉ làm việc thực sự trong khoảng 30% thời gian làm việc, thời gian còn lại là vào mạng, đọc báo, nói chuyện, làm việc riêng trong giờ… Đây thực sự là một sự lãng phí lớn đối với tổ chức, khi doanh nghiệp trả cho ngời lao động 8h làm việc mỗi ngày mà họ chỉ làm việc có 3h mỗi ngày.
Đây là phiếu chụp ảnh thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên một phòng chức năng cơ quan Tổng công ty trong một ngày:
Ca làm việc Nhân
Sáng
7h30’- 12h NV1 8h30’- 10h30’: Làm việc tại phòng 7h30’- 8h: vào mạng đọc báo 8h- 8h15’: nói chuyện điện thoại 10h30’- 11h: chơi điện tử 11h-11h30’: Ra ngoài có việc riêng NV2 7h30’- 8h: chuẩn bị tài liệu họp 8h- 10h: họp về công tác dân chủ ở cơ sở
10h-12h: đi liên hoan cùng công đoàn
NV3 đi công tác tại Hoà