II. Kiến nghị:
1. Vai trò của phòng Tổ chức đào tạo
- Xác định mục đích của phân tích công việc:
Phân tích công việc nhằm làm rõ nội dung (bản chất) của công việc, trên cơ sở đó tiến hành bố trí “đúng ngời- đúng việc”, phát huy hiệu quả thực hiện công việc của ngời nhân viên cũng nh hiệu quả quản lí của ngời lãnh đạo.
- Xác định chu kì của phân tích công việc:
Phân tích công việc cần đợc tiến hành ở cơ quan Tổng công ty định kì 2-3 năm một lần do công việc ở đây mang tính chất thờng xuyên, ổn định.
Bên cạnh đó có thể tiến hành phân tích công việc khi có thêm những công việc mới, những yêu cầu mới về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. - Xây dựng kế hoạch tiến hành phân tích công viêc:
+ Thu hút cán bộ tham gia vào phân tích công việc: Các cán bộ phân tích công việc gồm có:
Cán bộ lãnh đạo Tổng công ty (các Phó tổng giám đốc) Lãnh đạo bộ phận chức năng có công việc cần phân tích Ngời thực hiện công việc có kinh nghiệm
Cán bộ phân tích công việc của phòng Tổ chức đào tạo. + Các bớc cần tiến hành:
Thông báo, hớng dẫn cho các phòng ban tham gia vào hoạt động phân tích công việc.
Xây dựng, thiết kế quy chế hoạt động, các bản hỏi, phiếu điều tra. Tiến hành thu thập và xử lí thông tin.
+ Viết các văn bản kết quả của hoạt động phân tích công việc: Bản mô tả công việc
Bản yêu cầu công việc đối với thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Vận dụng kết quả phân tích công việc vào các hoạt động chức năng quản lí nhân sự.
Do sự vận động và phát triển không ngừng của tổ chức, nội dung công việc sẽ có nhiều thay đổi, một số công việc cũ sẽ không còn phù hợp nữa và nảy sinh thêm những công việc mới. Vì vậy trong quá trình vận dụng kết quả phân tích công việc vào thực tế cần có sự điều chỉnh, sửa chữa các văn bản cho phù hợp.
2. Các phơng pháp thu thập thông tin có thể sử dụng trong phân tích công việc ở cơ quan Tổng công ty:
Cơ quan Tổng công ty là bộ phận lao động gián tiếp, quản lí và điều hành hoạt động của toàn Tổng công ty cũng nh các đơn vị thành viên. Do đó cần lựa chọn phơng pháp thu thập thông tin thích hợp dùng trong phân tích công việc.
Qua nghiên cứu điều kiện và môI trờng làm việc, bộ phận cơ quan Tổng công ty có thể áp dụng một số phơng pháp thu thập thông tin sau đây:
2.1: Phơng pháp ghi nhật kí công việc:
Phơng pháp này sử dụng cho ngời nhân viên để họ có thể ghi chép một cách tỉ mỉ về tình hình thực hiện công việc của mình. Phơng pháp này cho những thông tin chi tiết, chính xác, có độ tin cậy cao, có thể xác định đợc nội dung công việc, quan hệ công việc, cờng độ lao động,…Phơng pháp này chi phí không quá tốn kém, thích hợp với những công việc có độ ổn định cao, chu trình làm việc không quá dài. Phơng pháp này đòi hỏi ngời nhân viên phải thực sự hiểu và tập trung vào công việc.
Phòng Tổ chức đào tạo sẽ tiến hành thiết kế sổ nhật kí công việc và phát cho cán bộ công nhân viên cơ quan Tổng công ty.
Có thể thiết kế dựa trên mẫu sau:
Sổ nhật kí công việc
Họ tên: Bộ phận:
Chức danh công việc:
Thời gian thực hiện công việc: Sáng: 7h30 – 12h Chiều: 13h30 – 17h
Thời gian ghi chép: Từ ngày…tháng…năm…
Đến ngày…tháng…năm…
Hớng dẫn cách ghi chép sổ Nhật kí công việc:
1. Cán bộ công nhân viên trong cơ quan Tổng công ty phảI luôn mang theo sổ nhật kí công việc khi bắt đầu công việc hàng ngày. Ghi chép đầy đủ theo thứ tự thực hiện các hoạt động lao động của công việc.
2. PhảI tiến hành ghi chép một cách cẩn thận, nghiêm túc theo đúng những nội yêu cầu, càng cụ thể chi tiết càng tốt.
3. Đảm bảo tính chính xác của những thông tin đợc ghi chép trong Nhật kí công việc.
4. Phải giữ gìn, tránh làm h hỏng hoặc thất lạc sổ Nhật kí công việc
5. Cán bộ công nhân viên phải chịu trách nhiệm về những thông tin mình ghi chép. Nhật kí công việc Thứ tự các hoạt động Tên hoạt động lao động
Nội dung hoạt động Thời gian sử dụng Ghi chú 1 Soạn thảo văn
bản
Quyết định nâng lơng cho Ô. Nguyễn Văn A
20 phút
2 Gọi điện cho CT CP X
Thông báo mời họp
5 phút
3 …… …… ……
Báo cáo kết quả thực hiện công việc
STT Loại hình hoạt động Số lần thực hiện Tổng số thời gian đ- ợc sử dụng
1 Soạn thảo quyết định điều động nhân sự
3 1h
2 Họp giao ban 1 2h
3 ……… ……… ………
Cuối tuần, nhân viên sẽ nộp Nhật kí công việc cho ngời lãnh đạo trực tiếp để kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc và cho xác nhận. Hàng tháng, ngời lãnh đạo bộ phận sẽ tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ đợc giao để báo cáo lên lãnh đạo Tổng công ty cũng nh báo cáo phòng Tổ chức đào tạo để phòng tổng hợp.
2.2: Phơng pháp sử dụng bản hỏi, phiếu điều tra:
Phơng pháp này có thể áp dụng đối với một số lợng lớn cán bộ công nhân viên ở nhiều vị trí công việc khác nhau. Phòng Tổ chức đào tạo sẽ đóng vai trò thiết kế các bản câu hỏi, phiếu điều tra phân tích vị trí việc làm.
Những nội dung chủ yếu đợc đề cập trong bản hỏi: * Thông tin cá nhân:
Họ tên:………...
Tuổi: …… Giới:………… Số năm công tác:………
Mức lơng:……….
Chức danh công việc:……….
Ngời quản lí trực tiếp:……….* Nội dung công việc: * Nội dung công việc:
- Mục đích công việc:
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm cần thực hiện. - Trình tự tiến hành.
- Thời gian sử dụng.
* Môi trờng (điều kiện) làm việc:
- Mức độ phù hợp của các yếu tố: Diện tích, địa điểm phòng làm việc, nhiệt độ, ánh sáng, tiếng ồn,…
- Mức độ trang bị phơng tiện vật chất cần thiết: Máy tính, điện thoại, máy văn phòng,…
- Độ thoải mái khi làm việc.
- Mức độ rủi ro, bệnh nghề nghiệp. * Yêu cầu công việc:
- Quá trình học tập - Trình độ đợc đào tạo - Kĩ năng cấn thiết - Kinh nghiệm
- Khả năng làm việc trong môi trờng công việc áp lực cao. * Quan hệ trong quá trình thực hiện công việc:
- Cấp trên: Báo cáo, nhận sự phân công công tác. - Cấp dới: Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát nhân viên. Bản mẫu “ Bản hỏi phân tích vị trí công việc” – Phụ lục 1
2.3: Phơng pháp phỏng vấn:
Nội dung của một cuộc phỏng vấn phân tích công việc gồm có: - Mô tả những nhiệm vụ cụ thể trong công việc
- Sự phù hợp giữa yêu cầu công việc với khả năng của ngời lao động - Mức độ hoàn thành công việc đợc giao
- Điều kiện làm việc
- Các mối quan hệ trong công việc
- Sự phù hợp của các chính sách quản trị nhân lực của Tổng công ty - Những kiến nghị, đóng góp để nâng cao hiệu quả quản lí nhân sự - Những điểm cha hài lòng về công tác quản lí
3. Xây dựng các văn bản phân tích công việc:
Kết quả của phân tích công việc đợc biểu hiện dới hình thức Bản mô tả công việc và Bản yêu cầu công việc.
3.1: Bản mô tả công việc:
3.1.1: Những thông tin cơ bản:
- Chức danh công việc:……….. Mã số công việc:……
- Bộ phận:………..
- Bậc lơng (mức lơng, hệ số lơng):………..
- Ngời quản lí trực tiếp:………
- Ngời thực hiện:………
3.1.2: Mô tả công việc: - Tóm tắt công việc
- Những nhiệm vụ cụ thể: - Các mối quan hệ:
- Điều kiện làm việc: Nơi làm việc
Trang thiết bị cần thiết
Chế độ thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi. - Quyền hạn trong công việc.
- Tính chất của công việc: Tính linh hoạt, tính cân đối, tính phức tạp…
Bản mẫu “ Bản mô tả công việc” – Phụ lục 2, 4
3.2: Yêu cầu công việc:
- Trình độ học lực cần thiết
- Kinh nghiệm công tác - Khả năng công tác - Sở trờng
- Những cá tính đặc trng
- Yêu cầu về tuổi, giới, tình trạng sức khoẻ.
Bản mẫu “ Bản yêu cầu công việc đối với ngời thực hiện” – phụ lục 3, 5
4. Vận dụng các văn bản kết quả phân tích công việc vào thực tế:
4.1: Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên 4.2: Sắp xếp và bố trí nhân viên hợp lí
4.3: Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng các ứng viên 4.4: Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực
4.5: Ra các quyết định thăng tiến, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm,…
4.6: Cơ cấu lại số lợng cán bộ công nhân viên các phòng chức năng Tổng công ty
Phụ lục 1
Bản hỏi phân tích vị trí việc làm
(PAQ- Position Analysis Questionaire)
Đây là bản câu hỏi dùng trong phân tích công việc. Những thông tin mà anh (chị) cung cấp có ý nghĩa rất lớn đối với chúng tôi. Rất mong sự cộng tác tích cực từ phía anh (chị).
Anh (chị) vui lòng trả lời những câu hỏi dới đây hoặc đánh dấu vào ô mà anh (chị) cho là đúng.
* Một vài thông tin cá nhân:
Họ và tên:
Ngày tháng năm sinh: Trình độ đợc đào tạo: Năm đợc tuyển dụng:
Công việc anh (chị) đang đảm nhận ở TCT: Chức danh công việc:
Bộ phận:
Ngời quản lí trực tiếp: Số ngời cấp dới:
1. Những nhiệm vụ chính cần thực hiện trong công việc của anh (chị): (Liệt kê các nhiệm vụ và mức độ thờng xuyên)
Mức độ Hàng ngày Hàng giờ Hàng tháng 1.1:………. 1.2:………. 1.3:………. 1.4:………. 1.5:……….
2. Công việc anh (chị) đang làm đòi hỏi những kĩ năng gì?
……….
……….
……….
……….
3. Anh (chị) cho rằng công việc mình đang làm có thực sự phù hợp với khả năng và trình độ bản thân: Rất phù hợp Tơng đối phù hợp Không phù hợp 4. Những trang thiết bị, máy móc, phơng tiện cần sử dụng trong quá trình làm việc: Mức độ sử dụng Liên tục Thờng xuyên Thỉnh thoảng 4.1:………. 4.2:………. 4.3:………. 4.4:………. 4.5:………. ………
5. Công việc anh (chị) đang làm cần trình độ đào tạo nào? Trên đại học
Đại học Cao đẳng Trung, sơ cấp
6. Để đảm nhận vị trí công việc này cần bao nhiêu năm kinh nghiệm? Trên 5 năm kinh nghiệm
Từ 3 – 5 năm kinh nghiệm Từ 1 – 3 năm
Từ 6 tháng – 1 năm Từ 3 – 6 tháng Dới 3 tháng
Không cần kinh nghiệm
7. Anh (chị) mất bao nhiêu thời gian để hoà nhập với công việc mới? Dới 3 tháng
Từ 3 đến 6 tháng Từ 6 tháng đến 1 năm Trên 1 năm
8. Anh (chị) đánh giá nh thế nào về vị trí công việc này trong TCT?
………..
………...
……….
9. Theo anh (chị) điều kiện làm việc hiện tại có phù hợp không? Mức độ Phù hợp Không phù hợp Rất tồt (Xin ghi rõ lí do) 9.1: Địa điểm phòng làm việc:………..
9.2: Diện tích:………
9.3: Nhiệt độ:……….
9.5: ánh sáng:……….
9.6: Tiếng ồn:……….
10. Để thực hiện công việc, anh (chị) thờng giao tiếp định kì, không định kì hoặc ngẫu nhiên với những ngời nào? (họ tên - bộ phận - công việc của họ)
………..
………...
………..
………..
11.Mức độ hoàn thành công việc đợc giao:
Luôn hoàn thành tốt công việc đợc giao một cách xuất sắc. Hoàn thành công việc đợc giao theo đúng yêu cầu.
Thỉnh thoảng không hoàn thành công việc đợc giao. Cha bao giờ hoàn thành tốt công việc đợc giao.
12.Mức độ kiểm tra, giám sát của ngời quản lí trực tiếp cần: Thờng xuyên hơn nữa.
Mức độ nh vậy là phù hợp với yêu cầu công việc. Không cần thờng xuyên nh vậy.
Không cần ngời kiểm tra, giám sát.
13. Anh (chị) cho rằng mức lơng mà anh (chị) nhận đợc có phù hợp với những đóng góp của anh (chị) đối với công ty:
Rất phù hợp
Không phù hợp Cao quá Thấp quá
14.Anh (chị) đánh giá cơ hội thăng tiến trong công việc của mình:
………..
………..
………..
………..
15.Anh (chị) có định tìm kiếm một vị trí công việc khác (trong hoặc ngoài TCT) phù hợp hơn và cơ hội tốt hơn công việc hiện tại: ………
………
………
………
16.Chế độ đãi ngộ và khuyến khích của TCT so với các doanh nghiệp khác cùng ngành, cùng khu vực: Tốt hơn các doanh nghiệp khác Ngang bằng Không hiệu quả bằng các doanh nghiệp khác. 17.Anh (chị) có yêu cầu gì đối với TCT để nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của mình: ………
………
………
Phụ lục 2
Bản mô tả công việc (1)
Chức danh công việc: Trởng phòng Tổ chức đào tạo. Bộ phận: Phòng Tổ chức đào tạo - Tổng công ty Sông Đà. Mã số công việc: TP.01.
Ngời thực hiện:
Báo cáo trực tiếp với: Tổng giám đốc TCT. Số ngời cấp dới: 8 ngời.
Mức lơng: 3,5 - 4,5 trđ/ tháng
1. Tóm tắt công việc:
Tham mu cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lí nhân sự. Phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực tại TCT.
2. Nhiệm vụ cụ thể:
- Tham mu cho Tổng giám đốc về đờng lối phát triển và chính sách quản lí nhân lực tại TCT.
- Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho TCT: Kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, bố trí và sắp xếp nhân lực cho TCT.
- Nghiên cứu, đề xuất và tham gia cùng lãnh đạo TCT hoàn thiện hệ thống quản lí nhân sự.
- Thiết lập, phối hợp với lãnh đạo bộ phận và lãnh đạo các đơn vị thành viên trong việc điều phối nhân sự, giảI quyết chế độ chính sách đối với ngời lao động, xây dựng và ban hành các quy chế quản lí nhân sự, hớng dẫn các thủ tục hành chính cần thiết.
- Chỉ đạo việc kiểm tra công tác quản lí nhân sự ở các bộ phận và các đơn vị thành viên. Báo cáo trực tiếp với lãnh đạo TCT về kết quả kiểm tra, chỉ rõ những tồn tại và đề xuất biện pháp khắc phục.
- Xác định nhu cầu và chỉ đạo việc thực hiện các chơng trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực.
- Kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhân sự hợp lí. Định biên số lợng CBCNV phù hợp với nhiệm vụ đợc giao và yêu cầu công việc.
- Cố vấn, hỗ trợ cho các đơn vị thành viên và các phòng chức năng TCT về các chính sách quản lí nhân sự, hớng dẫn tổ chức thực hiện.
3. Các mối quan hệ trong công việc:
+ Bên trong:
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động chức năng của phòng TCĐT cũng nh các hoạt động quản lí nhân sự trong TCT. Định kì báo cáo lên cấp trên.
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của cấp trên.
- Phối hợp với các trởng phòng khác trong việc thực hiện các hoạt động quản lí nhân sự, thờng xuyên kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện các chính sách nhân sự.
- Cố vấn, hỗ trợ và hớng dẫn cho lãnh đạo, nhân viên trong TCT về vấn đề quản lí nhân sự.
+ Bên ngoài:
- Cơ quan chủ quản (Bộ Xây dựng): Báo cáo các vấn đề về tổ chức cán bộ, quản lí lao động, thu nhập.
- Chính quyền địa phơng: Đảm bảo việc thực hiện các hoạt động cộng đồng và tuân thủ theo pháp luật
- Sở Lao động- Thơng binh- Xã hội, Công đoàn ngành: Phối hợp trong việc giảI quyết chế độ chính sách đối với ngời lao động.
4. Quyền hạn:
- Tham gia vào quá trình quyết định và điều phối nhân sự: Thuyên chuyển, đề bạt, tiếp nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chấm dứt hợp đồng lao động, sa thải,…
- Thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh chung của toàn TCT
- Giữ vai trò chủ chốt về nhân sự trong đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, khen thởng, bố trí công việc, giảI quyết chế độ chính sách đối với ngời lao động…
- Đợc quyền điều phối nhân viên dới quyền thực hiện nhiệm vụ, yêu cầu công việc.
Phụ lục 3
Bản yêu cầu của công việc đối với ngời thực hiện.(1)
1.Trình độ:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên theo đúng chuyên ngành, phù hợp với công việc