I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hởng đến hạch toán nguyên
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toánvà hệ thống sổ kế toán tại Công ty
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng kế toán - tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Phòng kế toán gồm có 9 ngời dới sự lãnh đạo của 1 kế toán trởng và phó phòng kế toán. Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xởng tơng ứng với một phân xởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xởng, xí
nghiệp cho kế toán trởng. Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trởng còn có sự quản lý của phân xởng, và các xí nghiệp.
Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán.
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán nh sau:
* Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung
mọi hoạt động của phòng cũng nh phân xởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.
Định kỳ, kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty nh ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu t, các nhà cung cấp…
* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ. Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số d tài khoản và sổ cái các tài khoản. Hàng quý lập báo cáo tài chính.
Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay.
* Kế toán vật t kiêm thủ quỹ:
-Định kỳ kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3. Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2.
Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập - xuất vật liệu, CCDC đối chiến với thẻ kho.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lợng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với ngời bán lập.
*Kế toán thanh toán với ngời bán:
Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5. Định kỳ, kế toán thanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế.
* Bộ phận phiếu xuất vật t:
Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã đợc phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật t của các phân xởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật t theo từng loại sản phẩm, từng phân xởng, xí nghiệp.
* Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lơng.
- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2.
- Tính toánvà thanh toán lơng cho toàn bộ CBCNV. Kế toán lơng có liên hêh chặt chẽ với phòng TC - LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ.
* Kế toán TSCĐ và XDCB:
- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng. - Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB.
* Kế toán thanh toán tạm ứng:
Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng.
* Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế.
Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu. Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ
Lập báo cáo thuế theo định kỳ.
* Bốn nhân viên thống kê:
Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Ngoài ra trong phòng kế toán cũng đợc trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ 2.2
4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán:
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch toán tổng hợp với phơng pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Theo hình thức NKCTm bộ sổ kế toán của công ty gồm: - Các Nhật ký chứng từ: 1,2,5,7,8, 10,4,6.
- Bảng kê: 1,2,3,4,5,6,,8,9,11; các sổ cái TK. - Sổ chi tiết: TK 331, TK 131, vật t, 511…
- Bảng phân bổ: 1,2,3.
- Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154, 155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532…
Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT đợc khái quát nh sau:
Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT.
Chứng từ gốc, các bảng phân bổ
NKCT Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng kê
II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5: