Lập sổ danh điểm vật liệu là tập hợp toàn bộ các loại vật liệu công ty đã và đang sử dụng. Trong sổ được theo dõi cho từng nhóm, thứ, loại vật liệu một cách chặt chẽ để giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty được thực hiện tốt và dễ dàng. Mỗi thứ, nhóm, loại vật liệu được qui định một
mô riêng sắp xếp một cách trật tự để tiện cho việc cung cấp thông tin về từng nhóm, loại, thứ vật liệu được chính xác.
- Bộ mẫu vật liệu phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý để tránh trùng lắp, dễ sử dụng, tránh hiểu sai và có thể bổ xung mẫu cho vật liệu mới. Công ty có thể xây dựng bộ mẫu dựa trên các tiêu điểm sau:
+ Loại vật liệu
+ Nhóm vật liệu trong mỗi loại. + Thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm. + Qui cách vật liệu trong mỗi thứ.
- Để sử dụng dễ dàng, dễ hiểu, dễ nhớ bộ mẫu vật liệu có thể được lập trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2, có thể mở đối với vật liệu công ty như sau: + Vật liệu chính: 152.1
+ Vật liệu phụ: 152.2 + Nhiên liệu: 152.3
+ Phụ tùng thay thế: 152.4 + Thiết bị XDCB: 152.5
- Đối với mỗi loại vật liệu tiếp tục phân chia thành các nhóm và lập mẫu cho từng nhóm.
Ở công ty số nhóm vật liệu trong mỗi loại thường dưới 100 nhóm nên ta thường dùng hai số đầu để biểu thị.
Trong mỗi nhóm vật liệu số thứ tự vật liệu nhiều cũng không quá 1000 số thứ nên ta cũng dùng 3 số để biểu thị.
+ 4 số đầu ( số hiệu tài khoản cấp 2) biểu thị loại vật liệu. + 2 chữ số tiếp theo biểu thị nhóm vật liệu cho mỗi loại. + 3 chữ số tiếp theo biểu thị thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm. + 2 chữ số cuối biểu thị qui cách vật liệu trong mỗi thứ. - Vật liệu chính + Nhóm Dược liệu: 1521-01 + Nhóm cồn: 1521-02 - Vật liệu phụ: + Nhóm hoá chất: 1522-01 + Nhóm chất phụ gia: 1522-02 + Nhóm chất bảo quản: 1522-03 + Nhóm vật liệu dùng: 1522-04 Cho máy móc (dầu mỡ)
+ Nhóm vật liệu phụ khác: 1522-05 - Nhiên liệu:
+ Nhóm than: 1523-01....
Khi phát sinh các chứng từ nhập xuất vật liệu, kế toán vật liệu phải xác định loại và nhóm của vật liệu sau đó căn cứ vào sổ danh điểm vật liệu để xác định những chữ số còn lại rồi ghi vào sổ sách.
Biểu 3 1:
SỔ ĐIỂM DANH VẬT LIỆU
Kí hiệu
Nhóm Diểm danh vật tư
Nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính 1521-01 Nguyên vật liệu chính 1521-01.001-01 Cao ích mẫu Kg
1521-01.001-02 Cao giảo cổ lam Kg
1521-01.001-03 Cao cà gai leo Kg
.. .. .. .. .. .. 1522-01 Vật liệu phụ 1522-01.001-01 Niparil Kg 1522-01.001-02 Niparol Kg 1522-02 1522-02.001-01 Mầu thực phẩm Kg 1522-02.001-02 .. ... .. .. .. .. 1523-01 Nhiên liệu 1523-01.001-01 Than đốt lò hơi Kg .. .. .. .. .. .. Ngày...tháng...năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)