C PX031618/3/09Xuất kho TB bán cho KH 632 1561 10500000P PX031722/3/09Xuất kho hàng bán cho KH 632 156114000
14 31/3/09 Kết chuyển doanh thu thuần 5111 172000000 31/3/09Kết chuyển doanh thu tài chính 515 61
15 31/3/09 Kết chuyển chi phí 6421,6422 900000 0 16 31/3/09 Kết chuyển giá vốn 632 15050000 0 Cộng số phát sinh tháng x 15950000 0 172616000 Số dư cuối kì x … Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
tài khoản nếu có chênh lệch, kế toán tìm nguyên nhân và xử lí. Cuối tháng từ các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ rồi đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.
Với việc thực hiện quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ như trên, công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật luôn đáp ứng được yêu cầu quản lí của Ban giám đốc Chi nhánh, cung cấp và xử lí thông tin một cách nhanh chóng. Mỗi một kế toán viên xử lí một phần hành, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, cuối kì thì kế toán trưởng tổng hợp và xử lí số liệu cuối cùng để lên báo cáo tài chính.
Tất cả các quy trình từ lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, mở sổ thẻ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết đến sổ cái, đến bảng cân đối số phát sinh và cuối cùng là báo cáo kế toán tổng hợp đều được thực hiện trên máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy tính với việc sử dụng phần mềm Fast accounting công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh Công ty được thực hiện rất nhanh và chính xác.
Qua quá trình thực tập em nhận thấy công tác hạch toán, quy trình ghi sổ tại công ty có một số điểm khác với những công ty kinh doanh xuất nhập khẩu khác. Ví dụ công ty không tổ chức sổ đăng kí chứng từ ghi sổ mà cuối kì kế toán tổng hợp lên bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, mẫu thẻ kho được thiết kế giống sổ chi tiết hàng hóa (nhưng chỉ ghi về số lượng), công ty không tổ chức sổ chi tiết bán hàng mà dùng sổ cái tài khoản 511 thay cho sổ chi tiết bán hàng.
Chương 3. Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO
3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO
3.1.1. Những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO.
Chi nhánh tuy mới được thành lập nhưng trong quá trình phát triển cùng với sự phát triển của Tổng Công ty đã góp một phần lớn trong công cuộc hội nhập và tiếp nhận Khoa học kỹ thuật của các nước phát triển thông qua hoạt động nhập khẩu vật tư kỹ thuật, dây chuyền công nghệ tiên tiến… để cung cấp trang thiết bị cho những cơ sở hạ tầng trong nước cũng như phục vụ những công trình dự án và đề tài nghiên cứu tại các viện nghiên cứu, trường Đại học.
Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO ngày càng khai thác và sử dụng hữu hiệu các nguồn vốn, đầu tư có chiều sâu, hợp tác và kí kết hợp đồng với nhiều khách hàng trong và ngoài nước để có thể lựa chọn được nhiều nhà cung cấp có chất lượng phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng, các hoạt động kinh doanh không chỉ giới hạn trong lĩnh vực nhập khẩu từ thị trường thế giới mà còn mở rộng ra thu mua hàng hóa trong nước và kinh doanh, bảo trì thang máy. Trong thời gian vừa qua Chi nhánh đã chứng tỏ là cánh tay đắc lực của Tổng Công ty ở khu vực Miền Bắc với doanh thu thuần hàng năm đạt trên 90 tỉ đồng và một khối lượng khách hàng, dự án lớn.
Trong công tác kế toán, doanh nghiệp luôn đi sát với tình hình thực tế, cập nhật những thông tin và thay đổi về chế độ, chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính để có thể vận dụng đúng đắn theo chế độ, chuẩn mực hiện hành. Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng một cách nhất quán và linh hoạt Quyết định số 48/QĐ _ BTC về chế độ kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào việc xây dựng hệ thống sổ, hệ thống Báo cáo tài chính, hệ thống tài
khoản, hệ thống chứng từ sử dụng trong công tác hạch toán kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp là kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu và quy mô hoạt động vừa của Chi nhánh. Đồng thời Doanh nghiệp cũng tuân thủ nghiêm túc những quy định theo Luật kế toán mới và các chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành.
Do vậy trong công tác kế toán có những ưu điểm nổi bật như sau:
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khá khoa học, hợp lí và phù hợp với điều kiện thực tế hoạt động tại Công ty. Với mô hình vừa phân tán, vừa tập trung như đã nêu cụ thể ở phần 1 là phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của Công ty là Công ty kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này đã tạo điều kiện cho Chi nhánh hạch toán kinh tế độc lập, đồng thời cũng đảm bảo chức năng quản lí thống nhất toàn Công ty.
Bộ máy kế toán bao gồm những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, tay nghề nghiệp vụ vững chắc, có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Bên cạnh đó thì Công ty cũng có chính sách đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho nguồn nhân lực kế toán nói riêng và toàn Công ty nói chung.
Về chế độ chứng từ:
Sử dụng tất cả những chứng từ hợp lí, hợp lệ và phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lí tại Chi nhánh và trình độ kế toán viên. Chứng từ sử dụng tại Chi nhánh có đầy đủ các yếu tố bắt buộc và bổ sung, tuân theo Mẫu chứng từ của Bộ tài chính quy định. Hệ thống chứng từ được vận dụng linh hoạt đáp ứng đầy đủ yêu cầu công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống chứng từ được kế toán trưởng căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp để có thể lựa chọn tốt nhất danh mục những
chứng từ phù hợp phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở tốt nhất cho công tác ghi sổ kế toán.
Mọi sự biến động về tài sản, nguồn vốn, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách đầy đủ trên hệ thống chứng từ của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lí tại Chi nhánh cũng như Tổng Công ty nắm được sát sao tình hình thực tế và quản lí tốt nhất tài sản, nguồn vốn tại doanh nghiệp, giúp các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ Cơ quan thuế.
Các chứng từ sử dụng đều có quy trình luân chuyển chặt chẽ, khoa học, hợp lí, phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh phát huy được chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo cho kế toán có thể tiến hành việc ghi sổ, mã hóa thông tin, lập báo cáo một cách kịp thời chuẩn xác.
Về chế độ tài khoản:
Hệ thống tài khoản được xây dựng đầy đủ, hợp lí, chi tiết hóa đến từng đối tượng phục vụ một cách tốt nhất cho công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh công ty. Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào ghi sổ kế toán được thực hiện một cách linh hoạt, gọn nhẹ và phù hợp với quy trình tổ chức kế toán tại Chi nhánh. Kế toán trưởng dựa vào những tài khoản cơ bản được quy định trong Quyết định số 48 để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết đến từng đối tượng bao gồm tài khoản chính, các tiểu khoản và tiết khoản từ tài khoản cấp 1 (như tk 142) đến tài khoản cấp 3(như tk 15611_ hàng hóa mua trong nước).
Về hệ thống Báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính có tại doanh nghiệp gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính là phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu kế toán tại Chi nhánh doanh nghiệp góp phần làm cho công việc kế toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn do có thể áp dụng được kế toán máy. Hệ thống báo cáo tài chính được thiết lập
tuân theo mẫu chung do Bộ tài chính ban hành, và được cải tiến linh hoạt để phù hợp với quá trình ghi sổ và lên báo cáo tại Công ty, phục vụ tốt nhất yêu cầu quản lí.
Về hệ thống sổ kế toán:
Kế toán Công ty xây dựng hệ thống chứng từ ghi sổ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh tại Công ty và việc sử dụng kế toán máy để phục vụ cho công tác ghi chép, hạch toán kế toán là một ưu điểm mà Công ty có được, hơn nữa phần mềm kế toán máy mà Công ty áp dụng được thường xuyên đổi mới, cập nhật do đó tăng tính chính xác và nhanh chóng, giảm bớt khối lượng công tác kế toán nếu áp dụng kế toán thủ công.
Các mẫu sổ đều tuân theo mẫu mà Bộ tài chính quy định, ngoài ra trong quá trình sử dụng kế toán công ty có một số cải tiến hợp lí và phục vụ tốt nhất cho công tác ghi sổ.
Như vậy có thể thấy công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Chi nhánh là tương đối hoàn chỉnh do kế toán căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, quy mô hoạt động và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng nên hệ thống sổ kế toán, hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản phù hợp sử dụng trong Chi nhánh.
3.1.2. Những tồn tại còn gặp phải trong công tác kế toán và nguyên nhân của nó tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật.
Do phương thức kinh doanh chi phối nên trong công tác kế toán của Chi nhánh bên cạnh những mặt tích cực đã nêu ở trên vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Cụ thể như sau:
+ Doanh nghiệp hạch toán chi phí mua hàng và giá mua hàng hóa của hàng nhập khẩu chưa được tách riêng: Mặc dù công ty có tách riêng hai tiểu khoản giá mua hàng hóa và chi phí mua hàng đối với hàng mua trong nước nhưng với hàng nhập khẩu thì chi phí thu mua (chi phí vận chuyển hàng về kho công ty, chi phí bốc xếp dỡ) đều được cộng chung vào giá thực tế hàng
mua. Điều này tuy không làm ảnh hưởng đến việc xác định kết quả tiêu thụ nhưng sẽ không phản ánh đúng giá mua thực tế hàng nhập khẩu.
+ Trong khâu hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa chuyển thẳng không qua kho có chỗ chưa hợp lí, đó là lúc hàng nhập khẩu về đến cửa khẩu chuyển thẳng đến cho khách hàng hay hàng mua trong nước chuyển ngay cho khách hàng thì kế toán không phản ánh nghiệp vụ này, chỉ đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán mới phản ánh doanh thu, giá vốn hàng tiêu thụ. Điều này là chưa hợp lí vì khi khách hàng chưa chấp nhận thanh toán hay chưa thanh toán tiền hàng thì hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty.
+ Tuy là Công ty xuất nhập khẩu nhưng hoạt động chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa để tiêu thụ thị trường trong nước, thu mua hàng trong nước, không có hình thức kinh doanh nhập khẩu ủy thác và không thực hiện mua hàng hóa để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài nên hệ thống tài khoản được xây dựng có một số tài khoản ít được sử dụng thường xuyên như Tk 1562 – phí mua hàng hóa; Tk 144 – cầm cố, kí quỹ, kí cược ngắn hạn; Tk 1388 – phải thu khác; Tk 3388 – phải trả khác ; Tk 141: Tạm ứng;...các tài khoản ngoại bảng như Tk 003: hàng hóa nhận bán hộ, nhận kí gửi, kí cược. Tk 001: tài sản thuê ngoài...Để tiện cho việc hạch toán, doanh nghiệp nên đơn giản hóa hệ thống tài khoản chính, nên đi sâu vào khai thác các tiểu khoản. Ngoài ra, doanh nghiệp không có hình thức bán hàng kí gửi đại lí nên không xây dựng tài khoản 157, đây là một thiếu sót của kế toán doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống tài khoản.
+ Do đặc điểm của loại hình kinh doanh xuất nhập khẩu là theo từng thương vụ nên việc hạch toán kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối mỗi năm là rất khó để theo dõi hàng hóa cho từng thương vụ
+ Việc sử dụng hệ thống sổ Chứng từ ghi sổ tại Chi nhánh tuy đơn giản dễ sử dụng nhưng do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều và ít có tính lặp lại nên kế toán tốn nhiều thời gian trong việc lập chứng từ ghi sổ,
phải tiến hành lập cùng lúc nhiều chứng từ ghi sổ thì mới phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Hệ thống chứng từ sử dụng tuy đã tuân theo Quy định của Bộ tài chính về mẫu chứng từ nhưng việc vận dụng chứng từ trong ghi sổ vẫn còn những hạn chế nhất định.Ví dụ như trình tự luân chuyển chứng từ còn chưa hợp lí, có một số trường hợp chứng từ chỉ được chuyển đến cho kế toán trưởng kí mà không có chữ kí của Giám đốc hoặc trưởng bộ phận.
+ Trong hệ thống Báo cáo tài chính, doanh nghiệp không có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ điều này gây khó khăn cho việc theo dõi nguồn tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp từ đó ảnh hưởng đến các quyết định quản trị trong ngắn và trung hạn. Kế toán tại Công ty cũng không lập các báo cáo kế toán quản trị điều này cũng gây ra khó khăn cho việc ra các quyết định quản trị cho nhà lãnh đạo Công ty trong việc định giá bán sản phẩm, tiết kiệm chi phí, các biện pháp marketing sản phẩm cũng như các chiến lược kinh doanh khác.
3.2. Hoàn thiện kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội.
Kế toán là công cụ quan trọng trong vấn đề quản lí kinh tế nói chung và quản lí doanh nghiệp nói riêng. Như vậy khi nền kinh tế có những đổi mới hay doanh nghiệp có những chuyển biến thì công tác hạch toán kế toán cũng phải thay đổi theo những hướng thích hợp. Xét ở góc độ vĩ mô thì kể từ khi nước ta chuyển đổi sang cơ chế kinh tế thị trường, hội nhập nền kinh tế thế giới nhà nước đã không ngừng đổi mới cung cách quản lí và những hướng dẫn kế toán cho phù hợp với tình hình mới như việc ban hành Luật kế toán, xây dựng hệ thống các chuẩn mực, chế độ kế toán mới và ban hành hàng loạt các thông tư hướng dẫn phù hợp điều kiện phát triển kinh tế, xu hướng thế giới. Xét ở góc độ vi mô trong phạm vi doanh nghiệp thì bất cứ ban lãnh đạo công ty nào cũng mong muốn nâng cao vị thế của công ty mình trên thị trường và có thể tồn tại phát triển lâu dài. Để có thể thực hiện được điều đó
thì Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác quản lí trong đó hoàn thiện công tác hạch toán kế toán là một yếu tố tất yếu không thể thiếu.
Tuy nhiên để việc hoàn thiện công tác kế toán thực sự có ý nghĩa và đạt hiệu quả cao thì cần phải nắm rõ những nguyên tắc sau:
Việc hoàn thiện phải phù hợp với những văn bản và quản lí tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Hoàn thiện phải đảm bảo tính khả thi, tiết kiệm và hiệu quả.
Hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc vận dụng các chính sách, chế độ cụ thể phải