Với ngành xây dựng cơ bản nói chung, Công ty Cổ phần TRAENCO nói riêng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình thường chiếm từ 65% đến 80% tuỳ theo kết cấu từng công trình.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho việc thi công công trình của Công ty bao gồm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là nguyên vật liệu tham gia cấu thành lên công trình, gồm có: cát, đá, nhựa đường, xi măng…
- Nguyên vật liệu phụ: là phụ gia bê tông, cốt pha, tre, gỗ…
- Phụ tùng sửa chữa thay thế (đinh ốc, bu lông…) dùng để sửa chữa thay thế từng công trình và bảo hộ lao động cần thiết cho việc hoàn thành công trình.
Do chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên việc quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả giảm chi phí sản xuất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thi công các công trình là rất quan trọng. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, Công ty Cổ phần TRAENCO rất chú trọng công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển, xuất dùng cho quá trình thi công.
Tại Công ty Cổ phần TRAENCO nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho công trình chủ yếu là do các đội sản xuất mua ngoài (nhưng Tổng công ty sẽ đứng ra trực tiếp mua và giao cho các đội), do hầu hết các công trình hiện nay được khoán gọn cho các đội sản xuất nên vật tư được mua và chuyển thẳng đến chân công trình. Cũng do đặc điểm này mà chi phí vận chuyển, lưu kho của nguyên vật liệu cũng chiếm tỷ lệ rất nhỏ, chi phí NVL trực tiếp được tính bằng giá trị NVL ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) và chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
* Tài khoản sử dụng
` Công ty sử dụng tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” tài khoản này được chi tiết theo dõi cho các đội và cho từng công trình.
Ví dụ: TK 621:012- Đường ven đê sông Lam: là số hiệu tài khoản theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thi công công trình đường ven đê sông Lam do Đội XD công trình 12 đảm nhiệm.
* Chứng từ sử dụng và quy trình cung ứng vật tư
Chứng từ sử dụng:
+ Giấy đề nghị tạm ứng (bao gồm danh mục vật liệu và bảng báo giá hoặc hợp đồng kinh tế kèm theo)
+ Biên bản nghiệm thu vật tư
+ Các hoá đơn mua vật tư (Hoá đơn giá trị gia tăng) + Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
+ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
Quy trình cung ứng vật tư:
Đầu tiên, Đội xây dựng công trình 12 sẽ xem xét nhu cầu thi công, lập kế hoạch vay, sau đó lập Bảng kê vay chi phí và trình lên Ban Giám đốc. Đội làm Hợp đồng mua vật tư (hay phiếu báo giá) sau đó làm công văn đề nghị vay gửi lên Công ty nếu được duyệt thì sẽ tiến hành xin tạm ứng và mua vật tư. Phòng Kỹ thuật sẽ bóc tách khối lượng vật tư trong dự toán và đề nghị Tổng Giám đốc phê duyệt tạm ứng. Số tiền được duyệt tạm ứng sẽ được cấp bởi thủ quỹ tại phòng Tài chính- Kế toán của Công ty. Giấy đề nghị được lập trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã có trước đó. Kế toán tiền mặt dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng tiến hành viết Phiếu chi lập thành 3 liên: liên 1 lưu; liên 2 giao cho người xin tạm ứng; liên 3 giao cho thủ quỹ để nghi sổ. Nếu số tiền mua vật tư lớn thì phải thông qua uỷ nhiệm chi (Ngân hàng trực tiếp trả tiền cho người bán). Công ty Cổ phần TRAENCO là người mua trực tiếp sau đó giao cho đội.
Hợp đồng mua bán xi măng giữa Công ty Cổ phần TRAENCO với Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ I (Phụ lục số 01).
Biểu số 01
CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO Đội XD công trình 12
Mẫu số:03- TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 14 tháng 08 năm 2007
Kính gửi: Ông Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần TRAENCO
Tên tôi là: Trần Minh Phú Chức vụ : Đội phó đội công trình 12 Địa chỉ: Đội xây dựng công trình 12
Đề nghị: Công ty cho tạm ứng số tiền là 15.000.0000 Đ (Viết bằng chữ: Mười năm triệu đồng chẵn)
Lý do tạm ứng: Mua xi măng phục vụ cho công trình “ Cải tạo, nâng cấp tuyến đường ngõ 310 Nguyễn Văn Cừ”.
Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
Biểu số 02
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 19 tháng 09 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần vận tải thuỷ I
Địa chỉ: 78 Bạch Đằng - Hai Bà Trưng – Hà Nội
Tài khoản: 2111.00000.13801 tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội Điện thoại: 046558546 MS:01.001.09000
Họ tên người mua hàng: Trần Minh Phú Tên đơn vị: Công ty Cổ phần TRAENCO
Địa chỉ: 46 Võ Thị Sáu – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Tài khoản: 10.201.00000.03933 tại Ngân hàng Công thương Ba Đình Hà Nội.
Mẫu số:01GTKT-3LL EB/2007B 0085027
Điện thoại: 046250947 MS:01.001.08617
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng Phúc Sơn PBC 30
Tấn 20 645.454,54 12.909.091 Cộng tiền hàng: 12.909.091 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.290.909 Tổng cộng ti ền thanh toán: 14.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu hai trăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Sau khi nhận được tiền tạm ứng, Đội trưởng hoặc nhân viên quản lý đội có nhiệm vụ đi mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được mua về và chuyển tới chân công trình thì thủ kho công trình, cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng vật liệu tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng vật liệu. Kế toán đội nhận hoá đơn thu mua vật liệu, kiểm tra, sau khi thấy hợp lý sẽ viết Phiếu nhập kho. Nhưng đây chỉ là hình thức vì vật liệu được chuyển không qua kho. Kho Công ty chỉ là kho tạm.
Biểu số 03
PHIẾU NHẬP KHO Số: 240
Ngày 19 tháng 09 năm 2007 - Họ và tên người giao: Công ty cổ phần Vận tải thủy I
- Theo Hoá đơn số 543/HĐKT/2007 ngày 09/07/2007 của Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ I. Nhập tại kho: Đội xây dựng công trình số 12
Bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm linh chín nghìn không trăm chín mốt đồng Số chứng từ gốc kèm theo: 3
Ngày 19 tháng 09 năm 2007
Người lập Người giao Thủ kho Kế toán trưởng
Nguyên vật liệu sau khi mua về nếu được dùng ngay thì thủ kho đội sẽ lập Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho phản ánh nguyên vật liệu thực tế sử dụng cho công trình. Biểu số 04 CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO Đội XD công trình 12 Mẫu số:01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
STT Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Phúc sơn bao PCB 30 tấn 20 20 645.454,54 12.909.091 Tổng 12.909.091 Nợ ………… Có………….
CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO Đội XD công trình 12
Mẫu số:02- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Số: 140
Ngày 19 tháng 9 năm 2007 - Họ và tên người nhận hàng: Trần Minh Phú
- Địa chỉ: Đội XD công trình 12
- Lí do xuất kho: Xuất thi công công trình
Xuất tại kho: Đội xây dựng công trình số 12 Quận: Long Biên
STT Tên, nhãn hiệu,quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Phúc sơn bao PCB 30 tấn 20 20 645.454,54 12.909.091 Tổng 12.909.091
- Bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm linh chín nghìn không trăm chín mươi mốt đồng - Số chứng từ gốc kèm theo: 3
Ngày 19 tháng 09 năm 2007
Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Nguyên vật liệu xuất dùng cho thi công được hạch toán theo giá thực tế. Tại công trường, Kế toán đội xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng theo giá thực tế đích danh của vật liệu căn cứ vào Phiếu xuất vật tư.
Giá nguyên vật liệu phục vụ thi công được xác định theo giá thực tế như sau:
Nợ ………… Có………….
Khi công trình hoàn thành, kế toán đội tập hợp chứng từ nguyên vật liệu đã xuất dùng thi công vào Tổng cộng chứng từ chi phí vật liệu và gửi lên Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty.
= + +
Giá NVL phục vụ thi công
Giá mua ghi trên hoá đơn
Chi phí thu mua Chi phí vận chuyển bốc dỡ
Biểu số 05
Công ty Cổ phần TRAENCO
Đội XD công trình 12 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc TỔNG CỘNG CHỨNG TỪ CHI PHÍ VẬT LIỆU
Ngày 30 tháng 11 năm 2007
Công trình: Cải tạo, nâng cấp tuyến đường ngõ 310 Nguyễn Văn Cừ Vị trí: Phường Bồ Đề - Long Biên – Hà Nội
Đơn vị tính : Đồng
STT
Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ
Số CT Ngày,tháng
Nội dung Đơn vị Khối lượng
Chi phí
T.thuế Thuế S.thuế
1 85027 19/09 Xi măng PC30 Tấn 20.000 12.909.091 1.290.909 14.200.000
2 85028 28/09 Xi măng PC30 Tấn 20.000 12.909.091 1.290.909 14.200.000
3 67889 08/09 Gạch Block lát vỉa hè m2 1.135.000 111.230.000 11.123.000 122.353.000
…. …….. ………. ……….
96382 18/10 Cấp phối đá dăm tiêu chuẩn 2 m3 860.000 86.000.000 4.300.000 90.300.000
561230 18/10 Cát vàng m2 140.000 11.200.000 5.600.000 11.760.000
…. ……. ………. ………
36 93743 19/10 Tưới lớp nhựa dính bám mặt đường 0.5kg/
m2 m2 2.715.000 14.316.195 1.430.805 15.747.000
37 93744 26/10 Sản xuất, vận chuyển. rải thảm mặt đường
bê tông nhựa hạt mịn dày 4cm. m
2 2.715.000 199.922.826 19.992.174 219.915.000
38 93744 1/11 Sản xuất, vận chuyển. rải thảm mặt đường
bê tông nhựa hạt thô dày 6cm. m
2 2.715.000 246.818.207 24.681.793 271.500.000
….. ……..
39 93745 18/11 Tưới lớp nhựa dính bám mặt đường 0.5kg/
m2
m2 297.500 1.568.718 156.872 1.725.500
Cộng 903.339.210 79.166.490 982.505.700
Đội XD công trình 12
Sau khi các bên đã thực hiện đầy đủ các thủ tục như trên hợp đồng kinh tế thì các bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế (Phụ lục số 02) là chứng từ xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị của hợp đồng làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
Ở đội không tổ chức hạch toán riêng mà kế toán đội chỉ có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp chứng từ liên quan sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty để hạch toán. Sự liên hệ giữa kế toán đội và kế toán Công ty là vô cùng chặt chẽ.
* Hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên việc hạch toán kế toán đều được thực hiện trên máy.
Việc hạch toán chi tiết chi phí NVL được thực hiện như sau: - Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 141:0201203: 15.000.000 Có TK 111: 15.000.000
- Trong quá trình thi công nếu đội thấy chi phí thực tế vượt quá mức xin tạm ứng thì đội tiến hành làm đơn xin tạm ứng tiếp. Và kế toán Công ty ghi thêm bút toán tạm ứng bổ xung tương tự như bút toán trên. Nếu số tạm ứng cho đội còn thừa, đội sẽ giữ lại thi công lần sau hoặc được hoàn ứng theo bút toán:
Nợ TK 111, 112
Có TK 141:0201203
- Sau khi đội tập hợp các chứng từ và gửi về Công ty, kế toán chi phí sẽ tiến hành tập hợp chi phí phát sinh và định khoản:
Nợ TK 621- Đường ngõ 310 Nguyễn Văn Cừ: 14.200.000 Có TK 141:0201203: 14.200.000
Quy trình ghi sổ được kế toán tiến hành như sau:
Từ các chứng từ gốc, Kế toán sẽ vào Sổ chi tiết Chi phí NVL trực tiếp. Sổ này được mở chi tiết cho từng công trình, phản ánh đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh trong toàn quý, Kế toán lập với mục đích để tiện theo dõi cụ thể chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình. Trên sổ này số tổng cộng chi phí NVL
trực tiếp cuối quý là cơ sở để phục vụ cho công tác tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Biểu số 06
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO
SỔ CHI TIẾT TK 621
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 09 năm 2007 Đội thi công: Đội XD công trình 12
Công trình: Cải tạo, nâng cấp tuyến đường ngõ 310 Nguyễn Văn Cừ
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Số hiệu thángNgày Diễn giải TKĐƯ
Số tiền Nợ Có Ghi chú 205 19/09 Xuất xi măng PC30 1412:0101203 12.909.091 206 28/09 Xuất Xi măng PC30 1412:0101203 12.909.091 202 08/09 Xuất Gạch Block lát vỉa hè 1412:0101203 111.230.000 ……. 93743 19/10 Tưới lớp nhựa dính bám mặt đường 0,5kg/m2 1412:0101203 14.316.195 96382 18/10 Xuất cấp phối đá
dăm tiêu chuẩn 2 1412:0101203 86.000.000
561230 18/10 Xuất cát vàng 1412:0101203 11.200.000
93744 25/10 Sản xuất, vận
chuyển, rải thảm mặt đường bê tông nhựa hạt mịn dày 4cm 1412:0101203 246.818.207 .. …… 93745 18/11 Tưới lớp nhựa dính bám mặt đường 0,5kg/m2 1412:0101203 1.568.718 ……. 30/11 Kết chuyển chi phí NVLTT 154:0101203 592.563.245 Tổng cộng 903.339.210 903.339.210
Cuối tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ gốc liên quan khác mà kế toán Đội chuyển lên Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty và căn cứ vào Sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp, Kế toán chi phí của Công ty sẽ lập Bảng tổng hợp chi phí NVL sử dụng cho thi công các công trình.
Biểu số 07
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NVL TRỰC TIẾP
Quý III năm 2007
Đơn vị tính: Đồng
* Hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kế toán trên công ty sẽ tập hợp các chứng từ gốc liên quan đến công trình do kế toán đội chuyển về và tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
STT Tên công trình sử dụng Chi phí NVL trực tiếp
… ……..
6 Đường ven đê sông Lam 39.391.667
7 Cải tạo, nâng cấp tuyến đường ngõ 310 Nguyễn Văn Cừ
310.775.965
…. ……..
Biểu số 08
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 365 Ngày 30 tháng 09 năm 2007 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ SH NT
Diễn giải Số hiệu tài khoản
Nợ Có
Số tiền Ghi chú 67889 08/09/07 Gạch Block lát
vỉa hè sử dụng cho thi công
621 1412:0101203 111.230.000 85027 19/09/07 Xi măng PC30 sử dụng cho thi công 621 1412:0101203 12.909.091 85028 28/09/07 Xi măng PC30 sử dụng cho thi công 621 1412:0101203 12.909.091 …….. ………. ……. … Tổng 310.775.965 Kèm theo 6 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 09 năm 2007
Người lập Kế toán trưởng
Biểu số 09
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CÔNG TY CỒ PHẦN TRAENCO SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: 2007 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng Số tiền … … … 365 30/09/07 310.775.965 … …. … Tổng 605.203.458 Ngày 30 tháng 09 năm 2007
Từ Chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán vào Sổ cái tài khoản 621
Biểu số 10
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
CÔNG TY CỔ PHẦN TRAENCO
SỔ CÁI
Năm: 2007
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621 Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ SH NT
Diễn giải Số hiệu TK
đối ứng Số tiền Nợ Có Ghi chú …. … … .. 30/09 34 2 30/09 Chi phí NVLTT cho Đường ven đê sông Lam
1412:0101201 39.391.667 30/09 36 5 30/09 Chi phí NVLTT cho Đường ngõ 310 Nguyễn