2.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa và các phơng thức tiêu thụ
* Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty
Là một công ty thơng mại thuần túy, chuyên cung cấp các loại máy vi tính, linh kiện máy vi tính, thiết bị máy văn phòng…mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu bao gồm:
Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông nh: Máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính nh loa, chíp, ram usb, fdd, keyboard…
Các thiết bị văn phòng nh: Máy photo, máy fax, máy in, máy scan, mực in…
Thiết bị điện tử nh: Máy chiếu, máy camera…
Việc quản lý hàng hóa tại các kho của công ty đợc thực hiện trên máy vi tính thông qua phân mềm kế toán MISA. Hàng hóa tại công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa đợc sử dụng theo phơng
Sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo kế toán
pháp mã hóa gợi nhớ. Theo phơng pháp này, ta sử dụng chữ viết tắt của đối tợng cần mã hóa. Trích danh mục háng hóa của công ty (sơ đồ 2.1)
Biểu đồ 2.1
Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 Danh mục hàng hóa vật t ST T Mã HH Tên HH ĐVT HH tồn kho Giá tồn TK H H TK DT TK GV
1 Keyss0001 Samsung Keyboard PS/2 Chiếc 20 150 156 5111 6321 2 Mohp005 HPMonitor 17’’(MX705e) Chiếc 10 1.250 156 5111 6321
3 Moac0006
Acer LCD
Monitor 17’’
Wide TFT
(AL1716WAB) Chiếc 5 1.025 156 5111 6321
4 Cagc0004 GMC J-35 Full size ATX-
Korea Chiếc 20 700 156 5111 6321
T0633(Magenta )
… ………….
• Phơng thức tiêu thụ hàng hóa của công ty
Hiện nay, công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dới 2 hình thức chủ yếu đó là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng.
* Phơng thức bán buôn
Bán buôn là hình thức bán hàng cho ngời kinh doanh trung gian chứ không phải bán thẳng cho ngời tiêu dùng. Đối tợng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các công ty, công trình dự án với khối lợng hàng hóa lớn. Với hình thức này việc tiêu thụ hàng hóa thực hiện thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh.
Phơng thức bán buôn của công ty thực hiện dới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lợng và số lợng hàng hóa xuất kho mới giao cho bộ phân giao vận.
Bên cạnh đó còn áp dụng phơng thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Phơng thức này công ty chủ yếu áp dụng dới hình thức giao hàng trực tiếp (hay giao tay ba). Căn cứ vào điều kiện và nhu cầu thực tế, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thỏa thuận địa điểm giao hàng.
* Phơng thức bán lẻ tại cửa hàng
Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho ngời tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phơng thức này là khách lẻ và khối các công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế, sửa chữa hệ thống máy tính, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình.
* Hình thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ
Trong quá trình kinh doanh, để giới thiệu và khuyến khích khách hàng tiêu dùng sản phẩm của mình, công ty cũng thờng xuyên tổ chức các đợt khuyến mại cho khách hàng bằng hàng hóa của công ty. Ngoài ra hàng hóa của công ty cũng đ- ợc sử dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh và đợc coi là hàng hóa tiêu dùng nội bộ.
Nh vậy, với hình thức bán hàng của công ty đã khai thác tối đa thị trờng tiêu thụ, đảm bảo hàng hóa của mình đến đợc tay ngời tiêu dùng từ đó mở rộng thị phần của công ty trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
2.2.1.2. Các phơng thức thanh toán của công ty
Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4 thực hiện phơng thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thờng sử dụng là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng. Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trớc tiền hàng với những khác hàng mới, mua với số lợng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi ngời mua nhân đợc hàng (thời hạn thanh toán chậm tùy thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tùy thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhng thông thờng dới 30 ngày). Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp.
* Đối với bộ phận bán lẻ
Mua hàng trực tiếp tại cơ sở
- Đặt cọc tối thiểu 30% khi mua linh kiện (trớc khi giao hàng) - Đặt cọc tối thiểu 10% khi mua bộ máy (trớc khi giao hàng) - Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt
- Trơng hợp đặc biệt cho nợ là khi có bảo lãnh của nhân viên trong công ty, có xác nhân của trởng bộ phận và giám đốc
Mua hàng gián tiếp qua điện thoại
- Xác định rõ đối tợng khách hàng (đơn vị, tên, điện thoại cố định…) - Thanh toán 100% số tiền sau khi giao hàng, lắp đặt
Đối với khách hàng là công ty lớn, tổ chức, liên doanh, phi chính phủ, cơ quan, nhà nớc:
Tính giá cộng thêm từ (1 – 3)% tùy theo khách hàng thanh toán nợ nhanh hay chậm, phức tạp hay không phức tạp. Việc tính giá tăng, thông qua ban giám đốc công ty. Tối đa 1 tháng kể từ ngày giao hàng, khách hàng phải thanh toán cho công ty.
* Đối với bộ phận bán buôn
Tất cả khách hàng đợc mở tín dụng phải đợc thông qua trởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ đợc căn cứ vào việc thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng.
Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng
Đối vơi các đơn hàng đặc biệt trị giá từ 50 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc hoặc ngời đợc ủy quyền ký
Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có nhiều phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhng bù lại tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Đây cũng là điều mà luôn đặt ra và thực hiện nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty.