Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần Sơn Tây, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng. Mẫu thẻ kho như sau:
Biểu số 10: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Thẻ kho Mẫu số 06VT. Tên kho: Vật tư (ban hành theo QĐ số
1141- TC/ CĐKT ngày 1/11/ 1995 của BTC)
Ngày lập thẻ: 01/ 12/ 2004 Tờ số: 03
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép tròn trơn CT3TN 28
Đơn vị tính: kg Mã số: Chứng từ Số lượng Số phiếu Ngày tháng N X Ngày tháng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú Tồn cuối tháng 11 200 10/12 12 Nhập kho vật tư 1003,2 1203,2 16 16/12 Xuất cho phân xưởng I 304 899,2
Cộng phát sinh 1003,2 304
Tồn kho cuối tháng 12 899,2
Kế toán trưởng Người lập thẻ
+ ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu được tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật liệu.
Biểu số 11: Sổ chi tiết vật tư
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật tư
TK: 152 ( 1521)
Tên vật tư: Thép tròn trơn CT3TN 28 Tại kho vật tư
Chứng
từ Nhập Xuất Tồn Ngày
tháng N X
Diễn giải Đơn
giá Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Tồn đầu tháng 12 200 810.000 10/12 12 Nhập trong tháng 4.000 1.003,2 4.012.800 16/12 16 Xuất cho PXI 4.008,3 304 1.218.523 Cộng phát sinh 1.003,2 4.012.800 304 1.218.523 Tồn cuối tháng 899,2 3.604.277 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật tư
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật tư
Tài khoản: 152 ( 1521)
Tên vật tư: Gang đúc Cao Bằng Tại kho: Vật tư
Chứng
từ Nhập Xuất Tồn Ngày
tháng
N X
Diễn giải Đơn giá Số
lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Tồn đầu tháng 12 3500 7.490.000 16/12 15 Nhập trong tháng 2.140 8.000 17.120.000 18 Xuất cho tổ đúc 10.990 23.518.600 Cộng phát sinh 8.000 17.120.000 10.990 23.518.600 Tồn cuối tháng 510 1.091.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 13).
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật tư, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ.
Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sơn Tây cũng được thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư
Tháng 12 năm 2004
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuốikỳ
TT Tên vật tư Đơn
vị SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Thép tròn CT3TN Kg 200 810.000 1003.2 4.012.800 304 1218523 899,2 3.604.277 2 Thép tấm Kg 806 3.385.200 500 2.100.000 306,0 1.205.200 3 Gang đúc cao Bằng Kg 3.500 7.490.000 8000,0 17.120.000 10.990 23.518.600 510,0 1.091.400 4 Thép 9XC30 Kg 1.500 4.560.000 500,0 3.450.000 800 3.769.600 900,0 4.240.400 5 Fêrôsilic Kg 300 3.300.000 100 1.100.000 200,0 2.200.000 6 CO2 Kg 75,0 277.500 25 92.500 50,0 185.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 20.250.000 108.245.500 111.798.626 16.696.874