II. Kế toán chi tiết hàng nhập khẩu của công ty
4. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu Intime
4.1 Nhập khẩu trực tiếp
Công ty tiền hành hạch toán quá trình nhập khẩu hàng hóa với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau đây:
Phòng nhập khẩu đưa phương án giá lên phòng kế toán tài chính xem giá cả hàng hóa nhập, các chi phí như lãi tiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu. Sau đó đưa các phương án giá được trình kên cho giám đốc xem xét và duyệt. Khi đã nhận được duyệt thì phòng nhập khẩu đặt hàng và kế toán ngân hàng thực hiện thủ tục mở L/C bằng việc lập đơn xin mơ L/C. Bộ chứng từ mà bên bán gửi cho bên mua được quy định rõ trong L/C, khi tổng công ty chấp nhận bộ chứng từ này thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng thực hiện thanh toán cho bên bán đồng thời gửi cho công ty sổ phụ. Khi có giấy báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chở hàng hóa và làm thủ tục về bốc dỡ kiếm nhận hàng hóa, các thủ tục hải quan về nộp thuế.
Khi hàng về đến kho phòng nhập khẩu làm thủ tục nhập kho. Phòng nhập khẩu viết giấy đề nghị nhập kho và lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành hai liên (đặt dưới giấy than viết một lần) và phụ trách ký, người nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập kho thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký. Thủ kho giữ liên 2 để ghi và kế toán thanh toán hoàn thành thủ tục thanh toán, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu các hợp đồng đã ký trước với khách hàng về hàng nhập khẩu hoặc khi nhận được lệnh bán hàng kế toán hàng hóa dựa trên lượng hàng khách mua và đơn giá do phòng nhập khẩu để lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, rồi xin chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc công ty.
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được chuyển cho thủ tục quỹ làm thủ tục thu tiền và séc, được lập thành 5 liên. Liên một lưu tại gốc, 4 liên giao cho khách hàng,
khách hàng cầm 4 liên này xuống văn phòng đóng dấu rồi mang xuống kho. Sau khi giao nhận hàng, thủ kho và người mua cùng ký vào các liên. Liên 2 giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua, 3 liên còn lại thủ kho giữ 1 liên để vào thẻ kho của mình, 2 liên còn lại chuyển cho kế toán bán hàng và thanh toán.
Kế toán ngân hàng nhận hóa đơn kiểm phiếu xuất kho căn cứ vào số séc thực thu để vào bảng kê nộp séc. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm về mặt chứng từ thanh toán Kế toán hàng hóa này sẽ lưu trữ hóa đơn.