1. Tổ chức bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 10 ngời có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kế trong phạm vi toàn công ty.
Do đặc điểm riêng về công tác kế toán cũng nh giới hạn về lao động kế toán, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến. Sơ đồ bộ máy kế toán đợc thể hiện nh sau :
Sơ đồ 13: Bộ máy kế toán của công ty
Trong đó :
• Kế toán trởng phụ trách chung và trực tiếp lập báo cáo tài chính.
• Nhóm kế toán sản xuất gồm 6 ngời và dợc phân công lao động nh sau: 1. Một kế toán phụ trách vốn bằng tiền, kế toán tiền lơng và BHXH, tính l- ơng các phòng ban và khách sạn.
2. Một kế toán phụ trách tài sản cố định, nhập vật liệu, các loại vốn kinh doanh, các khoản tạm ứng và tính lơng cho một phân xởng.
3. Một kế toán xuất vật liệu và tính lơng cho một phân xởng. 4. Một kế toán tiêu thụ kiêm tính lơng cho một phân xởng.
5. Một kế toán phụ trách thống kê và tổng hợp toàn công ty kiêm kế toán chi phí và tính giá thành đồng thời tính lơng cho một phân xởng.
1. Một thủ quỹ kiêm tính lơng cho một phân xởng. • Nhóm kế toán khách sạn gồn 3 ngời :
1. Một tổ trởng chịu trách nhiệm về hạch toán. 2. Một kế toán nhà hàng, tiền ăn uống, tiền giặt là... Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, tiền lương, BHXH Kế toán TSCĐ, nhập vật liệu Kế toán xuất vật liệu Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán khách sạn Kế toán trưởng
Nhân viên kinh tế các phân xưởng
3. Một phụ trách thống kê tổng hợp và kế toán các khoản tiền điện thoại, sinh hoạt...
Khách sạn là đơn vị hạch toán báo sổ.
2. Hình thức tổ chức sổ kế toán:
Công ty Thiết bị đo điện là một công ty có quy mô tơng đối lớn, hoạt động trên địa bàn tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động công ty đã áp dụng mô hình kế toán một cấp.
Do có trình độ kế toán khá cao và có điều kiện phân công lao động kế toán nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký- chứng từ.
Mọi nghiệp vụ phát sinh tại Công ty Thiết bị đo điện đều đợc lập chứng từ gốc hợp lệ. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành nhập số liệu vào máy, lên sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký- chứng từ. Hệ thống sổ chi tiết gồm một số loại chính mà Công ty Thiết bị đo điện sử dụng.
- Bảng phân bổ vật liệu.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
- Sổ TSCĐ (theo loại tài sản và đơn vị sử dụng).
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Để cung cấp thông tin kế toán cho yêu cầu quản lý nội bộ và cho các cơ quan chức năng, công ty thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm:
* Báo cáo nội bộ: - Định kỳ hàng tháng:
+ Báo cáo quỹ.
+ Báo cáo chấm công lao động. - Định kỳ quý:
+ Báo cáo lãi lỗ về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. + Báo cáo tình hình thu chi tiền mặt, ngoại tệ. + Báo cáo công nợ.
+ Báo cáo chi phí, thu nhập bất thờng.
* Báo cáo tài chính: gồm 04 loại theo quy định của ché độ kế toán.
Vì là một công ty có quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thờng xuyên, liên tục nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều. Để dảm bảo chính xác của thông tin kế toán, kịp thời xử lý khối lợng công việc và nâng cao trình độ
chuyên môn cho cán bộ kế toán Công ty Thiết bị đo điện đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán (hiện nay công ty đã sử dụng phần mềm kế toán của công ty Cổ phần phần mềm tài chính kế toán – chơng trình Fast Accounting 97011). Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ rồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tợng, nghiệp vụ... rồi nhập số liệu chứng từ vào máy theo từng phần hành, kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên máy với số liệu trên chứng từ gốc. Việc kết chuyển dữ liệu, tổng hợp, in ấn sổ sách, báo cáo sẽ do máy tính thực hiện hoàn toàn. Kế toán chỉ việc lu trữ chứng từ gốc, các sổ tổng hợp, các sổ chi tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế toán.
Sơ đồ 16 : khái quát công tác kế toán tại Công ty Thiết bị đo điện.
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ gốc Nhập số liệu chứng từ vào máy theo
từng phần hành
Bảng phân bổ Bảng kê Sổ, thẻ
kế toán chi tiết Xử lý nghiệp vụ:
+ Kiểm tra chứng từ + Xác định định khoản + Phân loại chứng từ
Từ ngày 01 / 01/ 1996 công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quyết định 1141 – TC / CĐKT ngày 01 / 01 / 1995 của Bộ Tài chính. Để hệ thống tài khoản sử dụng có hiệu quả hơn, công ty đã có một số thay đổi nhỏ dựa theo tính đặc thù trong tổ chức sản xuất nh :
- Do công cụ dụng cụ đợc sử dụng cho sản xuất đều có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, hạch toán theo cách phân bổ một lần nên đợc theo dõi chung trên tài khoản 152 – nguyên vật liệu.
- Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên nhng công ty lại dùng tài khoản 611 – mua hàng để theo dõi tiền thuê gia công chế biến.
- Một số tài khoản đợc chi tiết theo sản phẩm và theo phân xởng nh: TK 621, 622, 627.
Ví dụ: TK 621.1 : Chi phí NVL trực tiếp cho sản xuất công tơ một pha.
TK 6211.1: Chi phí NVL trực tiếp sản xuất công tơ một pha cho phân x- ởng đột dập.
TK 6211.2 : Chi phí NVL trực tiếp sản xuất công tơ một pha cho phân xởng cơ khí.
- TK 151 – Hàng mua đi đờng : Không đợc sử dụng vì vật t mua về luôn có hoá đơn đi kèm, không có trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về và ngợc lại.
- TK 157 – Hàng gửi bán : Không đợc sử dụng vì công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, số lợng hàng bán lẻ không nhiều, đợc tiêu thụ trực tiếp tại cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của công ty.
- TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Không đợc sử dụng do công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Các TK 121, 128, 129, 228, 229 cha đợc sử dụng trong hệ thống tài khoản kế toán của công ty.
B Thực– trạng công tác kế toán tại Công ty Thiết bị đo điện.
I - Khái quát chung tình hình sử dụng NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện:
1. Đặc điểm sử dụng NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện.
Công ty Thiết bị đo điện là công ty chuyên sản xuất những sản phẩm kỹ thuật phức tạp đòi hỏi độ chính xác cao nh công tơ điện, biến dòng hạ thế, trung
thế...Đặc điểm của các sản phẩm này là cấu thành từ rất nhiều chi tiết khác nhau (khoảng 200 chi tiết cho mỗi loại sản phẩm). Chính vì vậy NVL, CCDC cho sản xuất phải đáp ứng đợc đặc thù và yêu cầu cao của công nghệ sản xuất và danh mục vật t rất phong phú về chủng loại, quy cách (khoảng 1 600 loại vật t khác nhau). Trong đó nguyên vật liệu chiếm 18 nhóm, công cụ dụng cụ chiếm 5 nhóm. Trong mỗi loại thì NVL, CCDC lại đợc mã hoá và ghi vào máy tính để tiện cho quản lý.
a) Nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu chế tạo thiết bị đo điện thờng là sản phẩm của ngành công nghiệp khác, có những loại phải qua một số khâu gia công mới tạo thành chi tiết sản phẩm nh: Silic, đồng, thép, nhôm các loại...Bên cạnh đó lại có những loại là chi tiết sản phẩm có thể đa ngay vào khâu lắp ráp nh: điốt, điện trở, vòng bi, bóng đèn...
Để thuận lợi cho công tác quản lý, nguyên vật liệu đợc phân loại nh sau: - Nguyên vật liệu chính: Tôn silic, dây điện từ, thép, đồng, nhôm, các loại...
- Nguyên vật liệu phụ: bao gồm các loại hoá chất, dầu, mỡ, sơn các loại, nhựa, bu lông, đai ốc...
-Phế liệu thu hồi: phôi sắt, thép của các phân xởng... b) Công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ đợc sử dụng trong sản xuất có thể chia làm 2 loại:
- Các loại công cụ dụng cụ dùng trong thao tác gia công lắp ghép nh: dao phay, giũa, đá mài, khuôn, giá đỡ...
- Các dụng cụ dùng cho việc kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm nh: Panme đo ngoài, thớc và đồng hồ đo các loại...
Ngoài ra còn có một số loại khác nh dụng cụ bảo hộ lao động (găng tay, ủng...)
Chi phí nguyên vật liệu công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty Thiết bị đo điện (65%) và hình thành từ nhiều nguồn khác nhau:
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm cả thu mua trong nớc và nhập khẩu. NVL, CCDC nhập ngoại thông thờng là những loại vật t đòi hỏi có thông số kỹ thuật và chất lợng cao mà trong nớc cha sản xuất đợc nh:
chân kính đồng hồ, bi đồng hồ, nam châm, dao phay... các vật t này có giá thành khá cao và đợc nhập khẩu từ các nớc Nhật, Singapore, Hàn Quốc, Tiệp...
- NVL, CCDC tự chế: chủ yếu là các khuôn, gá lắp.
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: gồm một số chi tiết đơn giản nhằm giảm chi phí cho việc tổ chức sản xuất.
Hệ thống danh điểm vật t của Công ty Thiết bị đo điện đợc xây dựng bởi phòng vật t và phòng kỹ thuật theo tiêu chuẩn ISO-9001. Theo tiêu chuẩn này danh điểm NVL, CCDC sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số kỹ thuật của nó. Khi nhìn danh điểm ta có thể nêu tên cũng nh đặc điểm chính của NVL, CCDC.
Biểu 02: Quy cách đánh danh điểm NVL, CCDC
Nhóm lớn Nhóm nhỏ Chủng loại Kích cỡ Quy cách
CV 0 1 4002 CV014002
CV 1 1 A001 CV11A001
CV 0 3 B301 CV03B301
Hệ thống danh điểm này đợc sử dụng thống nhất trong toàn Công ty Thiết bị đo điện. Theo quy định này bộ phận kế toán thiết lập sổ sách danh điểm NVL, CCDC.
Biểu 03 : Sổ danh điểm NVL, CCDC.
STT Danh điểm Tên nhãn hiệu, quy cách ĐVT Đơn giá Ghi chú
1 CV014002 Móc treo dài Cái
2 CV11A001 Panme đo ngoài Cái
3 CV03B301 Lõi điện áp vuông xuất khẩu Cái
2. Tính giá NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện.
a) Tính giá NVL, CCDC nhập kho:
Công ty Thiết bị đo điện tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Đối với NVL, CCDC cung cấp tại kho của công ty thì gía nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT đầu vào) và các chi phí liên quan.
Các chi phí liên quan bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm cho vật liệu, chi phí công tác cho cán bộ thu mua...
- Đối với NVL, CCDC nhập từ nớc ngoài thì giá nhập kho là giá thanh toán với ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho thì giá nhập bằng giá thực tế vật liệu thuê chế biến cộng (+) chi phí thuê ngoài chế biến cộng (+) chi phí khác có liên quan.
- Đối với vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất đợc thì giá nhập kho bằng giá thực tế vật liệu xuất kho chế biến và chi phí chế biến thực tế.
- Đối với phế liệu nhập kho thì giá nhập kho bằng giá bán phế liệu ghi trên hoá đơn bán hàng.
b) Tính giá NVL, CCDC xuất kho:
Đối với NVL, CCDC xuất kho trong kỳ, kế toán dùng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính.
Theo phơng pháp này NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ đến cuối tháng mới tính đợc toàn bộ vật liệu xuất trong kho. Trong kỳ chỉ theo dõi về hiện vật, cuối kỳ tổ chức đánh giá số vật liệu theo giá bình quân và vật liệu tồn theo nguyên tắc cân bằng tài khoản.
+ =
+
= x
II - Tổ chức hạch toán NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện:
Giá bình quân NVL, CCDC cả kỳ dự trữ Số lợng NVL, CCDC nhập trong kỳ Số lợng NVL, CCDC tồn đầu kỳ Giá thực tế NVL, CCDC nhập trong kỳ Giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ Giá bình quân NVL, CCDC xuất kho mỗi loại tính đến
ngày cuối kỳ Giá bình quân NVL, CCDC cuối kỳ Số lợng NVL, CCDC mỗi loại xuất dùng
Việc thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm cao nên công tác tổ chức hạch toán NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện tổ chức rất hợp lý, khoa học quá trình tổ chức chứng từ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạch toán tổng hợp, lập báo cáo đợc lựa chọn, ghi chép theo hình thức phù hợp với đặc điểm NVL, CCDC, trình độ nhân viên kế toán của công ty và quy định của Nhà nớc.
1. Tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu tại Công ty Thiết bị đo điện.
1.1- Chứng từ và thủ tục nhập kho tại Công ty Thiết bị đo điện:
Căn cứ theo nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL, CCDC do phòng kỹ thuật đề ra hàng năm, phòng vật t lên kế hoạch nhập NVL, CCDC hàng tháng sau khi tiếp liệu mang vật t về bộ phận KCS của phòng vật t kiểm tra lại chất lợng và làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho đợc chia làm 3 liên. Một liên lu lại phòng vật t, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho và theo định kỳ (3 đến 5 ngày) kế toán vật liệu xuống rút thẻ kho để đối chiếu. Một liên nộp vào hoá đơn chuyển sang cho kế toán công nợ. Cuối tháng kế toán công nợ lên nhật ký chứng từ số 5.
Đối với NVL, CCDC mua trong nớc nhập kho thì có hoá đơn bán hàng nh sau:
Biểu số 4: Mẫu số 01 GTKT - BLL
EM / 99 -B hoá đơn bán hàng
Ngày 02 tháng 03 năm 2000. Đơn vị bán hàng: Nhà máy cơ khí 17- BQP
Địa chỉ: Đông xuân- Sóc sơn- Hà nội
Điện thoại: Mã số: 01002990233
Họ tên ngời mua hàng: Trần Hùng Đơn vị: Công ty Thiết bị đo điện.
Địa chỉ: Số 10- Trần Nguyên Hãn- Hà nội Hình thức thanh toán: Trả chậm.
STT Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Móc treo dài cái 25.220 250 6.557.200
Cộng 6.557.200
Thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 655.720
Tổng số tiền thanh toán 7.212.920
Số tiền viết bằng chữ: Bẩy triệu hai trăm mời hai ngàn chín trăm hai mơi đồng chẵn.
ngời mua hàng kế toán trởng thủ trởng đơn vị
Biểu số 05 :
Huyndai corporation Ltd Seul, Hàn Quốc
Tel : 64013053, Fax : 64062601
Hoá đơn
Hợp đồng số: New 2KY053 / Ref : 000218 / EMIC Hoá đơn số : 2000EX0326
Đơn vị : Công ty Thiết bị đo điện L / C số : A05042000 / Hà Nội Ngày : 26 / 3 / 2000
Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Hà Nội, Việt nam.
Mô tả Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tôn silic Thuế nhập khẩu (3 % ) 17.644 1,5 USD 26.466 USD = 370.524.000 đ 11.115.720 đ 381.639.720 đ
Tổng giá trị : Ba trăm tám mơi mốt triệu sáu trăm ba mơi chín nghìn bảy trăm hai mơi đồng.
Công ty Huyndai Công ty EMIC
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, phòng vật t, phòng vật t căn cứ vào hoá đơn bán hàng, lập phiếu nhập kho vật liệu nh sau: